10 золотых правил проектного менеджера

Как грамотно организовать работу над проектом? Профессор бизнес-практики СКОЛКОВО Павел Алферов поделился ТОП-10 правил, которые пригодятся каждому проектному менеджеру.

Правило №1

Важно не то, что ты сказал, а то, как тебя услышали

Каждый человек воспринимает услышанное через призму собственных эмоций и уровня сознания. Всегда важно убедиться, что партнеры и собеседники правильно вас поняли. В этом случае вероятность успешного выполнения заданий и проекта в целом проекта сильно повышается.

Правило №2

Лучше спросить, и показаться дураком, чем не спросить вовсе

Не бойтесь уточнять, спрашивать и переспрашивать, если действительно чего-то не понимаете. В проектной команде поддерживайте атмосферу открытости, чтобы все участники чувствовали себя свободными обратиться к вам за уточнениями и разъяснениями заданий или целей проекта.

Правило №3

Информируйте заинтересованных лиц первыми

Руководитель или партнеры не должны сталкиваться с неожиданностью из-за того, что их не проинформировал проектный менеджер. Именно поэтому во многих компаниях действует правило «No surprises» («Нет сюрпризам»), которое предусматривает налаженную, полновесную коммуникацию и наличие системы раннего предупреждения.

Правило №4

Люди – разные. Их нужно стремиться понять

У каждого своя картина мира, опыт и представления о прекрасном. И когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, присмотритесь – чаще всего люди действуют не со зла, а исходя из того, что им кажется правильным и нужным. Старайтесь понимать, почему человек делает то, что делает. Часто самые прочные стены строятся не из камня и бетона, а из непонимания.

Правило №5

Руководитель проекта должен знать мотивацию участников проекта

А именно — их систему премирования и штрафов, их регламенты и другие компоненты культуры компаний. Понимание мотивации – ключ к эффективному управлению командой проекта. Поэтому каждый член команды должен знать, как на нем скажется то, что на проекте будут/не будут получены необходимые результаты и доносить это до участников.

Правило №6

Рабочее время персонала очень ценно

Опытный менеджер проекта способен оградить команду от лишней траты времени и усилий на работу, которую можно не делать, или помогает выполнить ее более эффективным способом. Подробнее об этом — в трудах Масааки Имаи и Владимира Ананьина по организации систем управления.

Правило №7

Единое понимание результата – ключ к успеху проекта

Проектный менеджер должен как можно раньше постараться понять действительную потребность заказчика. Результаты работы должны быть ПРОВЕРЯЕМЫ, что в английском языке выражается термином «deliverables» (самый близкий перевод – «материальный конечный продукт»). Организовать их получение – одна из главных задач проектного менеджера. Особенно с учетом того, что на практике значительное количество проектов испытывают сложности или даже проваливаются именно по причине различного понимания целей и результатов проекта его участниками и заинтересованными сторонами.

Правило №8

Неудачи – это извлеченные уроки на будущее

Данное правило применимо практически ко всем сторонам нашей жизни, и выражается известными афоризмами «все, что нас не убивает, делает нас сильнее» и «тот не ошибается, кто ничего не делает». Не бойтесь ошибок, делайте из них выводы, но прикладывайте усилия, чтобы их не совершать.

Правило №9

Не следует считать, что вы знаете, почему руководство принимает то или иное решение

Как писал Генри Минцберг, каждый руководитель – это «нервный центр» своего подразделения. Каждый из специалистов, как правило, понимает в своем деле куда больше, чем менеджер проекта, но только последний в силу того, что он связан со всеми остальными сотрудниками и руководителями, действительно владеет ситуацией в целом.

Правило №10

Проектный менеджер всегда должен быть готов объяснить принятые решения

Проект – это создание нового, что практически всегда означает принятие специфичных, уникальных или нестандартных решений.

Будьте готовы к тому, что вам обязательно и неоднократно будут задавать уточняющие вопросы. Нужно уметь отвечать, вежливо, убедительно, аргументировано. Обеспечьте прозрачность принятия решений по проекту, фиксируйте результаты встреч и договоренностей и в целом позаботьтесь о наличии оснований принятия решений и подтверждающих документов.