Инструменты, которые помогают нам делать b2b-стартап

Всем привет. Меня зовут Алексей. Я руковожу командой разработки в компании Xello (создаем платформу в области информационной безопасности). Свой путь мы начали три года назад. В самом начале нас было три человека (да-да, были молоды и инициативны). И все специализировались на какой-то конкретной технической области, но никак не на бизнесе. Все строилось методом «проб и ошибок». И в этой статье мы хотим поделиться инструментами, которые сделали нашу жизнь немного счастливее и проще. Думаем, что для многих некоторые из них покажутся очевидными. Но если бы мы о них знали еще на этапе создания компании, то нам бы удалось сохранить и деньги, и нервы, и время.

Немного о специфике нашего бизнеса:

• Продаем ПО для крупного и среднего бизнеса и оказываем техническую поддержку.
• Разрабатываем сложное технологическое решение с большим количеством разных модулей и интеграций с инфраструктурой заказчика.
• Развиваем внутри команды коммерческий и продуктовый (разработка) отделы.
• Работаем с долгим циклом сделки: долгий пресейл через партнеров (дистрибьюторы и интеграторы) и процесс принятия решения о покупке.
• Растем без инвестиций и очень дорожим деньгами).

Надеемся, что вы найдете что-то полезное и новое для себя. Мы потратили достаточное количество времени на поиск этих сервисов и систем, их адаптацию к нашим процессам. И на сегодня они являются MUST HAVE для нас.

Я начну с базовых, которые де-факто стандарт в разработке и IT. Закончу инструментами, которые помогают нам вести бизнес.

Дисклеймер: работа со многими сервисами может быть осложнена вводимыми ограничениями на российских пользователей.

Да, мы, наверное, как и все начали с пары чатов в Telegram. Но как только в компании стало больше четырех человек, перешли в Slack. Зачем скачивать еще один мессенджер и заводить в нем аккаунты? Мы сделали это по нескольким причинам:

• Удобство. В Slack вы можете создавать неограниченное количество рабочих каналов с разным уровнем доступа. В них есть возможность организовывать отдельные треды с обсуждением конкретного вопроса по теме канала.
• Интеграция. У нас большое количество других сервисов (Jira, Support Portal, Jenkins, Bitbucket, система хранения тестовых сценариев), которые теперь находятся в едином пространстве.

Slack — это основной инструмент общения внутри команды и точка входа во все остальные сервисы.

Также знаю, что многие команды используют Discord, но мы пока не решились на такой «смелый» шаг. Если у кого-то есть положительный опыт, то с удовольствием послушаем)

Мы начинали с Trello, где были несколько отдельных досок (backend, frontend, design, head и т.д.), статусы и приоритеты. Два года он нас полностью устраивал. Но как только у нас появились релизы, роадмап, требующий декомпозиции продуктовых задач и их приоритезации, необходимость интеграций и мониторинга статусов, возможностей Trello стало не хватать.

Выбор пал, само собой, на Jira. Может показаться, что для небольших команд ее использование неоправданно (требует больших трудозатрат для настройки и администрирования), но намного проще грамотно выстроить процессы на начальных этапах. И когда команда стала расти, мы поняли, что вовремя перешли на нее.

Для каждой команды у нас отдельная очередь задач. Есть одна общая доска с преднастроенными фильтрами для каждой команды. У всех общий воркфлоу, статусы, версионирование и шаблоны тикетов, но различная приоритизация задач.

Есть статус для новых задач, которые мы не успели обработать или приоритизировать. Это позволяет создать каждому участнику доски любую задачу в любом формате, а на общей встрече обсудить ее, детализировать и приоритизировать.

Также есть фильтры по каждому нашему клиенту и интеграция с порталом поддержки. Это позволяет сделать сквозной процесс от заведения задачи клиентом в портале поддержки до ее ухода в релиз, а также дает возможность менеджеру отследить ее.

Исходя из задач в Jira, мы формируем внутренний release notes, который лежит в Confluence. По нему писатель формирует внешний документ, который мы выкладываем в публичный доступ вместе с новой версией.

Начинали мы с Nuclino. Удобный и функциональный инструмент для обмена информацией внутри команды.

Плюсы:

• Наличие markdown
• Удобная работа с контентом: картинки, видео и примеры кода
• Гибкая настройка доступа на различные пространства

И в целом, очень легко настраивается — через час у вас своя корпоративная вики.

Но после перехода на Jira уже не было других вариантов, кроме как перейти на Confluence.

Основное преимущество для нас — это совместное использование Jira, Confluence и Bitbucket в едином пространстве (инструменты Atlassian, между которыми множество возможностей для расширения). Сотрудникам нет необходимости перемещаться между различными системами и перестраивать фокус на смену контекста.

Для совместных обсуждений и брейншторма мы используем Miro. Наверное, все знакомы с этим инструментом, который позволяет визуализировать ход мыслей, систематизировать информацию и в удаленном формате совместно решать задачи.

Также периодически возникает необходимость в создании публичных страниц — в этом случае мы используем Notion. В нем они получаются информативным и красивыми. Для небольших задач, таких как публикация вакансии, новости (которая были бы доступна только по прямой ссылке) или объявления, — это более гибкий инструмент, нежели верстка страницы в рамках сайта.

Все внутренние файлы и материалы храним в облаке Yandex, так как почта у нас от них. Там мы создали отдельные области видимости для каждой команды: Tech, Development, Sales, Marketing, Head. Это позволяет разграничивать доступ к данным.

Рассматривали Gitlab, Github и Bitbucket. Последний вариант — самое логичное решение, если переходить на экосистему Atlassian.

Сравнение можно посмотреть на сайте продукта или поискать деморолики на YouTube. В общем, все они очень похожи друг на друга, и какой использовать — вопрос вкусовщины.

Тут вариантов тоже немного) И мы пошли по самому распространенному — Figma.

Мы храним в нашем пространстве как маркетинговые материалы (фирменный стиль, макеты сайта и материалов к мероприятиям), так и дизайн-систему, макеты продукта (уже третья версия:)), а также прототипы будущих модулей. Доступ к ним имеют как внутренние сотрудники, так и точечно внешние подрядчики.

Рано или поздно любой компании что-то где-то нужно размещать в облаке. Нам нравится Яндекс Облако, но оно оказалось гиперфункциональным и слишком сложным для нас. Решили пока использовать виртуальные машины (ВМ) в облаке, к которому у нас были простые требования:

• Удобство создания ВМ
• Удобство снапшотинга
• Удобство настройки бэкапов
• Цена виртуалок

Исходя из требований, выбрали 1cloud — идеально под наши задачи. Удобно, как в VMware, но значительно дешевле.

Сначала был Excel…Мы делали несколько итераций, чтобы настроить хранение сценариев в нем (писали макросы для удобного создания прогонов и управления сценариями). Слышали про Zephyr, но он казался слишком громоздким для наших задач и небольшой команды.

В итоге нашли очень классный и удобный продукт Qase.io. И поняли, что хотели сделать такой же сервис на базе Excel-файлов:)

В Qase мы храним все тестовые сценарии (для регрессов, смоуков, тестирования отдельных функциональностей). В рамках нашего релизного цикла есть процесс написания тестовых сценариев и их прогон (неотъемлемая часть релизного цикла).

Jenkins мы используем не только для сборки кода, но и для генерации лицензий нашего ПО (задачу ставим напрямую из Slack, далее сформированная лицензия публикуется ответным письмом в канале). Или для генерации документации на ПО из формата .docx в .pdf в процессе подготовки релиза и публикации в облачном хранилище.

Также у нас очень сложный процесс сборки. Много команд и модулей, но по итогу все это оказывается в одном дистрибутиве. На Jenkins мы настроили весь процесс сборки. У нас не было его опыта администрирования, но мы понимали, как все работает на уровне процесса.

Наши клиенты — крупные компании, которым мы оказываем техническую поддержку ПО.

Какие были требования к нему:

• Возможность брендирования (лого, фирменные цвета) для повышения узнаваемости бренда (Brand Awareness). Это некритичный, но важный пункт.
• Бесперебойный доступ клиентов к порталу.
• Отображение всех тикетов и базы знаний для пользователей.
• Кастомный домен.
• Предварительная аутентификация.
• Прием обращений как через портал, так и через корпоративную почту пользователя.

Есть очень крутое и простое решение SupportBee, которое нам очень понравилось. Единственный недостаток — нельзя сделать единую аутентификацию для портала и вики, что для нас критично. В остальном — самое то для стартапа. И очень легко настраивается.

В итоге через какое-то время пришли на Zendesk. Дорогой и сложный сервис с большим набором различной функциональности. Нужно потрудиться при внедрении, но потом все работает как надо. Подойдет для стартапа (с наличием бюджета на это) и для большого бизнеса.

В начале марта ожидаемо для всех, но неожиданно для нас, Zendesk ушел из России. Пересмотрев около пяти решений, мы пришли к Jitbit, которое закрывает все наши сценарии.

Которую мы не нашли, но очень хотим…

Одним из ключевых каналов дистрибуции нашего продукта являются партнеры (системные интеграторы и дистрибьюторы). Для нас важно контролировать весь процесс пресейла и видеть всю картину по продажам в едином пространстве.

Когда у вас до десяти партнеров, вполне можно справиться почтой, синками и той же джирой. Но когда количество переваливает за тридцать (и это не предел), то здесь нужна гибкая и удобная система для организации работы с ними и хранения всех данных.

Что мы ищем:

• Возможность брендирования портала (все по тем же причинам).
• Формирование карточки партнера и привязки к ней всех пользователей.
• Заведение сделок.
• Гибкую настройку прав доступа к пространствам (с маркетинговыми материалами, дистрибутивами) для разных пользователей.
• В идеале, но опционально: интеграцию с AmoCRM или открытый API, аналитику по просмотрам материалов конкретным пользователем, организацию единой базы знаний.

Если вы знаете такой инструмент, то рады будем вашим рекомендациям).

Почта – это базовый канал коммуникации бизнеса с клиентами и подрядчиками. И она должна быть на вашем домене.

Мы сразу пришли к облачной: это просто и удобно.

Можно, конечно, поставить on-premise MS Exchange и сидеть админить его, накатывать патчи после каждой уязвимости. Но если вы стартап и технически можете использовать облачную почту на вашем домене, просто используйте ее.

Есть Google Workspace — очень крутой и много где работает SSO, но нам важно, чтобы все наши данные хранились в России. Поэтому мы используем Яндекс и довольны им.

Для общения с внешними подрядчиками и клиентами мы используем Zoom, а не встроенные звонки в Slack. Почему?

Мы работаем с крупными компаниями, у которых, как правило, множество политик безопасности, в том числе по использованию различных приложений. Чтобы присоединиться к Zoom-встрече, необязательно устанавливать его на рабочий компьютер. Есть веб-версия, которая работает через популярные браузеры.

Также у Zoom есть интеграция со Slack, что очень удобно для оперативных синков между членами команды. Мы тестировали какое-то время его аналоги и пока не нашли сервиса стабильнее и удобнее (подключение к конференции занимает наименьшее количество времени и усилий, а скорость, в свою очередь, влияет на качество внутренних коммуникаций).

Внешнее файловое хранилище необходимо нам для дистрибуции документации, дистрибутивов, ознакомительных материалов во вне (нашим клиентам и партнерам).

Параметры, по которым мы выбирали:

• Брендинг
• Кастомный домен
• Авторизация
• Управление доступами и ролями
• Нотификация при скачивании файлов
• В идеале — совместить с порталом поддержки или партнерским порталом

Мы не нашли свое идеальное облачное файловое хранилище и остановились на vВoxxСloud. Если кто-то нашел его, то напишите обязательно)

Как вы заметили, у нас много облачных сервисов, а значит и учетных профилей, которые мы шерим между собой. И их количество нелинейно растет. Мы решили, что лучше заиметь такой инструмент, когда в команде появилось больше одного человека. Это поможет безопасно и централизованно хранить все данные.

Можно, конечно, использовать какой-нибудь бесплатный KeePass и разместить его на Google Drive, чтобы у всех был доступ к нему, но мы используем Passwork. Он нам нравится из-за возможностей совместного хранения учетных профилей, размещения на собственном сервере и просмотра истории действий с данными.

У нас есть (как и у всех) необходимость в массовой рассылке новостей о релизах и событиях клиентам и партнерам.

В этом сегменте достаточно высокая конкуренция у сервисов и схожий функционал. Мы используем Unisender. Нам было важно, чтобы данные хранились на территории РФ. По заявлению компании они выполняют это требование.

Есть и другие достаточно зрелые российские сервисы (Mindbox, Dashamail, Sendsey), но нам они не подходят или из-за цены или из-за избыточного функционала.

Небольшой спойлер для тех, кто только на пути к организации email-маркетинга. Сразу настройте отправку через выделенный корпоративный домен, купите выделенный IP-адрес и настройте аутентификацию через DKIM или SPF. Все это (и не только) влияет на доставляемость ваших писем.

Скорее всего, в самом начале пути вам будет казаться (и вам будут советовать), что все можно настроить в старом добром Excel (через сложные формулы, макросы и сводные таблицы).

Многих пугают словом CRM: сложно, нужно внедрять, настраивать под собственные процессы, обучать персонал, платить. Но преимущества от внедрения значительные (как показывает практика):

• Безопасность данных: вы можете настроить разные уровни прав доступа (в отличие от таблички Excel, которую можно скопировать или отправить по почте) и хранить данные на собственном сервере.
• Совместная работа: да, можно выложить табличку в облако или использовать Google Sheet, но опять-таки вопрос в безопасности.
• История всех обращений: при интеграции с сайтом или, например, чат-ботом в CRM сохраняется вся история переписки и обращений.

Мы потратили пару вечеров и посмотрели несколько облачных систем. Остановились на AmoCRM. И уже больше двух лет довольны выбором.

Минус системы для нас: она не заточена под партнерские продажи, когда маржинальность сделок регулируется GPL и скидками. Но это специфика бизнеса, которая ограничивает нас в выборе многих инструментов.

Если вы взаимодействуете с множеством контрагентов, то ЭДО — must have для вас. Рассчитывая на курьерскую службу, вы закопаетесь в рутине и операционной деятельности (переписка, оформление, отправка, хранение документов).

ЭДО упрощает:

• Учет и хранение документов
• Взаимодействие с подрядчиками
• Процесс согласования

Мы посмотрели несколько решений и по итогу выбрали Диадок. Он интуитивно понятный, простой в использовании и в тоже время закрыл все наши сценарии использования.

Как только у компании появляется юридическое лицо, возникает необходимость в бухгалтерии (по законодательству). Мы пользуемся услугами аутсорсингового агентства, где у нас есть выделенный бухгалтер.

Мы прошли долгий путь от сервиса до бухгалтера на удаленке.

• В качестве сервиса использовали «Мое дело». Удобный и функциональный, но требует большого времени на всю ту же рутину: загрузка всех документов, их проверка, контроль согласования и подписания.
• Бухгалтер по сдаче нулевок на удаленке. Рабочий вариант, если вы найдете «своего» специалиста, который разбирается в специфике вашего бизнеса или у которого будет время и желание разобраться.

Мы — резидент Сколково, а это не только льготы, но и отчетность со стороны стартапа. В отчетности всегда есть специфика, поэтому мы искали компанию, которая на этом специализируется, и остановились на ООО «Простая бухгалтерия» (Smart White).

Если у вас ограниченное количество бухгалтерских проводок, или вы не хотите становиться бухгалтером самостоятельно, присмотритесь к таким компаниям. Стоит вменяемых денег.

Если вы готовы сразу нанять своего бухгалтера в штат, нанимайте. Мы тоже к этому подходим — вопрос ресурсов и необходимости.

Скорее всего, в самом начале развития стартапа у вас не будет ни возможностей для собственного финансового директора, ни необходимой загрузки для него. Но формировать финансовую модель и отслеживать показатели — важно на начальных этапах.

Сейчас мы все рассчитываем в Excel-таблицах. На данном этапе нам этого достаточно, но мы смотрим в сторону полноценного сервиса для управленческого учета. Оцениваем разные варианты, но пока из всех больше удовлетворяет нашим «хотелкам» Планфакт.

===

Вроде бы это все сервисы и системы, о которых хотели упомянуть) Будем рады вашему опыту в комментариях.