Как в магазине, только в банке: как мы внедрили штрих-коды на клиентских документах

Работа с документами клиентов – обработка, учет, контроль, архивация – неотъемлемая часть банковского бизнеса. Этот процесс требует больших временных и трудозатрат, не исключает ошибок.

Мы стремимся внедрять новые современные сервисы и постоянно работаем над оптимизацией в документообороте. Мария Заголовцева, управляющий директор Объединенного операционного центра УБРиР, рассказывает, как в банке внедряли штрих-кодирование для клиентских документов в рознице и что из этого вышло.

Каждый месяц через офисы банка проходит больше 200 000 различных документов по продуктам розничного бизнеса – договоров обслуживания, заявлений, согласий и прочих документов.

Все это необходимо обслуживать: обрабатывать, вести учет и контроль, архивировать. В январе этого года Объединенный операционный центр (ООЦ) со своей командой автоматизации решил применить в банке новую технологию учета документов и внедрить штрих-кодирование для решения следующих задач:

Главное, что технология штрих-кодирования позволяет минимизировать риски утраты документов, сократить трудозатраты сотрудников на обработку, сдачу и приемку документов в архиве, создать инструмент формирования электронного досье клиента.

Немного матчасти: в штрих-код банковского документа можно занести его регистрационный номер, информацию о типе документа, дате его формирования, признаках перемещения, а также номер клиента в SAP CRM и прочие данные. А потом считать информацию специальным устройством, как в магазине на кассе.

Примерно месяц ушел на поиск компетенций внутри банка, просчет экономической эффективности и ресурсозатрат. Основные сложности были связаны с тем, что мы с нуля выстраивали весь процесс и разбирались по ходу движения: изучали новый функционал, занимались поиском и разбором алгоритма штрихкодирования, работали над ошибками.

В феврале мы протестировали разработки и запустили процесс по созданию штрих-кодов для каждого розничного продукта и каждого типа документа. Таких форм было больше 50-и и каждая должна была обладать своим уникальным штрих-кодом. На эту работу ушло примерно 3 месяца. В мае-июне наш IT-блок занимался доработкой внутреннего программного обеспечения, чтобы статусы документов отображались корректно. Была проведена закупка сканеров и их распространение по всей региональной сети УБРиР, обучение точек продаж работе по новому процессу сдачи документов на архивное хранение.

Расскажем на примере оформления кредитной карты. Клиент приходит в офис или заказывает доставку. Ему выдается пакет документов для подписи с уже нанесенным штрих-кодом. При сдаче документов на архивное хранение сотрудник банка сканирует штрих-код считывающим устройством и вся информация (какая карта выдана, данные клиента, дата заключения договора и прочее) поступает в систему учета документов банка.

После попадания в систему учета статус подписанных с клиентом документов также меняется и таким образом можно в любое время отследить весь путь движения документа внутри банка.

После того как сотрудник архива получает документы, он их сканирует и формирует электронные копии, которые отражаются в досье клиента – за счет расшифровки штрих-кода появляются файлы с полной информацией о клиенте в составе электронного досье.

1. новая система позволяет быстрее собрать архив и проверить его на полноту, автоматически формируется список недостающих документов

2. стало удобней и быстрей, все реестры распечатываются из программы

3. уменьшился риск ошибок и не отправки документов

Мы продолжаем устранять возникающие сложности в работе, масштабируем технологию на зарплатные проекты. Поэтому сейчас наша задача, в т. ч. сделать процесс более автоматизированным и применимым на иные процессы документационного обеспечения в банке.