Сократили 70% штата: к чему готовиться, когда запускаешь агентский бизнес в ИТ

Моей веб-студии уже 4 года. За это время я прошёл путь от «вау, я бизнесмен» до разочарования и примирения с суровой реальностью.

Хочу поделиться опытом с теми, кто тоже мечтает открыть агентский бизнес. Вы узнаете, какие ошибки я сделал, что из этого вынес — и почему до сих пор всё не бросил, хотя иногда очень хочется.

Я учился на программиста, а через 10 лет решил сменить профиль — стал дизайнером интерфейсов. Сначала работал в LIFE PAY: писал тексты, занимался SEO, рисовал картинки для рекламы. А ещё монтировал ролики, организовывал фотосессии, собирал стенды на конференциях, искал фрилансеров. Платили стабильно — вполне себе тёплое болотце. Но мне не нравилось, и я решил уйти.

Устроился в маркетинговое агентство, хотя давно мечтал о собственном бизнесе с отделом маркетинга, разговорами у кулера и бухгалтерией. Волшебным пенделем стало внезапное увольнение. Злость дала мне возможность двигаться: я решил открыть веб-студию, где всё будет по-моему. Приятели-фрилансеры предложили работать вместе.

Так я создал WAPP. Название — это склейка из слов web и application. Первым клиентом стал сервис для поиска отелей и развлечений в Таиланде. Под впечатлением от договора на 1,4 миллиона рублей я расплылся в фантазиях, как собираю бабки лопатой. Сейчас этой суммы мне не хватит даже на месячный ФОТ. Я был наивен и не знал: «большие сметы» не равно «большая прибыль».

В общем, я наделал кучу ошибок.

Я не представлял, как компании считают деньги — даже не улавливал смысл термина «кассовый разрыв». В результате мы взяли предоплату, потратили её, и нам не хватило денег на зарплату. Мы с громким всплеском сели в лужу. Это был мой первый кризис.

Тогда я придумал учётную таблицу в Excel. На первой странице создал дашборд, на других — поступления и траты. Excel глючил, формулы сбивались. Из-за этого я нервничал и перепроверял всё по 10 раз. К тому же таблица не учитывала кассовые разрывы — по ней нельзя было понять, что действительно происходит в компании.

Первая учетная таблица

Только спустя два года я выделил бюджет на платный инструмент — Финолог. Он оказался не идеальным. Да, в Финологе можно планировать поступления и траты. Но если оплата или списание произойдёт на четвёртый день и позже, всё собьётся: платежи попадут в неопределённые, и придётся обрабатывать их вручную. Вдобавок графики показывают статистику без учёта кассовых разрывов.

Ещё через два года мы перешли на Adesk. Он умеет то же, что и Финолог. При этом дешевле, адаптивен под мобильный телефон, а главное — работает бесперебойно и бережёт нервы. Теперь наши финансы прозрачны.

У меня была база клиентов, которую я наработал за 3-4 года — около 700 контактов. Сам звонить не хотел, поэтому обратился в колл-центр. Они добавили к моим контактам ещё 800. В итоге я заказал 1500 звонков за 50 тысяч рублей.

Ставку на этот канал привлечения я не делал, но в душе надеялся, что всё получится. Ожидания не оправдались. Мне высылали записи звонков, и там было плохо всё. Операторы боялись разговаривать, ошибались, плохо ориентировались в скрипте. Например, потенциальный клиент спрашивает: «Как называется ваша компания?». А оператор отвечает: «Я стажёр, давайте передам звонок старшему менеджеру».

Скорее всего, с операторами не проводили инструктажа. На вопросы и замечания супервайзеры не реагировали. В итоге нам привлекли около 40 лидов. Когда мы сами начали их обзванивать, оказалось, что больше половины вообще не понимают, о чём речь. Только три компании были готовы разговаривать, но их бюджеты не соответствовали нашим расценкам. Мы не заключили ни одного нового контракта.

Первое время мы продвигались на FL. ru. Платишь площадке 30–50 тысяч в месяц, и вжух — у тебя клиенты. Но команда и зарплаты росли, а бюджеты проектов — нет. В ограниченный бюджет надо впихнуть дизайн, кодинг, тестирование, управление проектом, обучение клиента. Со временем мы отказались от фриланс-площадок.

Мы запускали таргетированную рекламу — заявок не было. Оставили только ретаргетинг на посетителей сайта. На контекстную рекламу потратили около 30 тысяч рублей, получили 8 заявок, но не заключили ни одного договора. Остановились на автоматической рекламе «Яндекса» с оплатой за сделку. Платим где-то 4 тысячи рублей в месяц.

Самым эффективным каналом оказалась поисковая оптимизация. Я сверстал страницу по аутстаффингу — и через месяц пришёл классный клиент, с которым мы проработали 4 года.

Сейчас мы продвигаемся через SEO, контекстную рекламу и личные контакты: за годы обзавелись знакомыми и партнерами — лиды стали приходить через рекомендации. Ещё хотим попробовать контент-маркетинг и покупку рекламы в рейтингах.

Большинство клиентов не хотели платить за разработку технического задания. Причины — «нет денег» или «и так всё понятно». Как результат — ошибки в оценке. Поэтому для таких клиентов мы увеличивали стоимость на 30 процентов.

Первые проекты сильно выходили за рамки бюджета и сроков. Если по срокам получалось договориться, то насчёт увеличения бюджета — не всегда. Мы активно минусили и брали деньги из предоплат за другие проекты. Кассовый разрыв рос, как и моё недовольство.

Проблему может решить понедельная или помесячная оплата, но такой подход непрозрачен для клиента: непонятно, когда проект закончится. По опыту скажу: он закончится, когда закончатся нервы заказчика.

Компромиссное решение — оценивать задание в диапазоне «от» и «до». Объясняем клиентам так: меньше, чем «от», не получится, но мы не выйдем за границу «до». По ходу проекта мы высылаем клиенту еженедельные отчёты, где указываем затраты на каждого специалиста и предполагаемые сроки завершения задач.

Разработка — это не только программирование и дизайн. Это ещё и ведение проекта, тестирование, внедрение в бизнес-процесс, обучение клиента, составление инструкций и технического задания. В начале я об этом не думал, поэтому обесценивал свою работу: планировал зарабатывать на разнице между зарплатой программистов и стоимостью для клиента.

А потом я изучил советы предпринимателей на YouTube. И стал закладывать управление и содержание компании в стоимость часа разработчика. Смущала непрозрачность: ведь я «прятал» свою работу от клиента. Но я боялся честно сказать, что беру деньги за управление. Казалось, что клиент пойдёт в отказ.

Генеральный директор научила меня подробно расписывать, за что мы берём деньги. Оказалось, в этом нет ничего страшного. До сих пор никто не возмутился. Смета стала прозрачнее, а главное — стало проще считать деньги.

Самый факапный проект — Maller. Мы делали приложение для просчёта бюджета на рекламу в Яндекс Директ. Я вздрагиваю, когда вспоминаю об этом опыте.

Началось с того, что мы не смогли выделить несколько разработчиков на проект. И отказаться от заказа не смогли: нужны были деньги. Так что посадили «опытного» фуллстек-программиста, который решил просчитывать рекламу в браузере клиента, а не на сервере. Аргументировал тем, что современные компьютеры справятся с подобными вычислениями. Я ему поверил.

Как вы уже догадались, он ошибся. Видеокарты клиента не справлялись с обработкой файлов размером в 50 мегабайт. Браузеры зависали и вылетали. Нам пришлось переписывать приложение с нуля за свой счёт.

Проект мы так и не закончили. Отдали клиенту код, который написали, но дальше продолжать не стали. Мне до сих пор стыдно, а заказчик так обиделся, что не подписал акты. Теперь такие решения я не принимаю сам: советуюсь с командой разработчиков.

Только недавно я перестал переживать из-за вечного вопроса: «Почему так дорого?». В среднем, час наших услуг обходится в 2,8 тысячи рублей. Из них тысячу я плачу разработчику — и честно говорю об этом заказчику. Некоторые агентства искусственно занижают ставки, чтобы получить контракт любой ценой. А я не хочу так делать.

Я смирился, что не все готовы столько платить за интеллектуальный труд. Да, к сожалению, многие не понимают, почему нельзя прийти через полгода, показать на баг и попросить его исправить бесплатно. В итоге ты просто не успеваешь накопить денежный буфер и не можешь содержать дорогостоящих спецов. Поэтому мы стали тщательнее выбирать клиентов и не хватаемся за любой заказ.

Большинство «непонимающих» приходили с фриланс-площадок. Например, однажды клиент поставил задачу — сделать адаптивный фронт на Vue. Мы оценили работу в 600 тысяч рублей. По ходу нам накидывали доработки, и бюджет перешёл за миллион. Клиента это устраивало. А как только мы всё завершили, получили претензию: «Знаете, нам за столько это не надо. И вообще, мы недовольны: на старом сайте вот такая штука есть, а на новом нет». Это одна из причин, по которой мы ушли с FL. ru.

С 2022 года компании боятся тратить деньги на разработку: они не уверены в будущем и не хотят вкладываться в развитие. Раньше 4 лида стабильно конвертировались в одного клиента. Каждый месяц у нас был новый проект. Полтора года назад всё изменилось.

Сначала я предпочитал не замечать очевидного и просто ждал. Мы тратили запасы денег. Я даже взял кредит в надежде, что вот-вот появятся проекты. Лидов либо не было вообще, либо сделка срывалась в последний момент. Я суетился, писал старым клиентам и партнёрам. В общем, делал всё то же, что и всегда, но это не помогало.

Да, «Финолог» мог бы подсказать, как всё плохо, но мне не хватало компетенций, чтобы сделать правильные выводы из цифр. А ещё у нас не было проектной аналитики, которая показывала бы утилизацию и загруженность кадров.

В один «прекрасный» момент пришлось признать: я облажался. На созвоне я сообщил команде, что мы сокращаем 70% людей. Такой тишины в ответ я не слышал никогда.

Сейчас агентство не приносит той прибыли, которую приносило до весны 2022 года. Впрочем, я не планирую уходить из бизнеса — несмотря на стресс и то, что мои мечты о сказочном богатстве не сбылись. Всё-таки разработка приложений и сайтов меня вдохновляет. Благодаря ей я чувствую себя двигателем экономики или реформатором, который заменяет ручной труд машинным. Надеюсь, моя стойкость вскоре себя оправдает — и я напишу об этом статью.