Как сотрудничать с бывшим работником самозанятым и чем тут поможет API

Иногда расставание с сотрудником — это не конец истории. Люди меняют работу, но хорошие отношения и профессиональные связи могут сохраняться. Бывший работник, даже занятый на новом месте, может быть готов вернуться на проектной основе. Бывает и так, что самозанятый, который раньше работал в компании, возвращается случайно — например, через другой отдел или под новый проект. В этой статье разберем, чем хороша работа с бывшими сотрудниками, которые стали самозанятыми, и на что важно обратить внимание, чтобы избежать проблем.

Сотрудничество с бывшими сотрудниками, которые зарегистрировались как самозанятые, может оказаться выгодным для компании.

Бывший сотрудник прекрасно знает ваш бизнес изнутри: культуру компании, процессы и требования. Ему не нужно тратить время на адаптацию — он сразу приступит к задачам, задаст меньше вопросов и быстрее достигнет результата.

При найме нового сотрудника, особенно на проектную работу, приходится выделять время и ресурсы на обучение. С самозанятым бывшим работником этого не потребуется: он уже знаком со спецификой работы и используемыми технологиями. Это не только экономит деньги, но и снижает риски ошибок при внедрении в проект.

Несмотря на все плюсы, важно помнить о законодательных ограничениях при работе с самозанятыми, которые раньше были вашими сотрудниками. Основное правило здесь жесткое: в первые два года после увольнения заключать договор с самозанятыми нельзя. Это прямо запрещено п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ. Нарушение этого запрета приведет к тому, что вам придется платить НДФЛ и страховые взносы, как если бы он был штатным сотрудником. За несвоевременную уплату начисляются пени и штрафы.

Если с момента увольнения прошло больше двух лет, ограничений нет. Но нужно помнить о лимитах по доходам для самозанятых: годовой доход не должен превышать 2,4 миллиона рублей. В противном случае самозанятый потеряет право на льготный налоговый режим.

Второй вариант — заключить с бывшим сотрудником договор ГПХ. Ограничений по доходу в этом случае нет, но придется уплачивать НДФЛ. Специальный налоговый режим здесь не применяется.

Важно не только соблюдать сроки и лимиты, но и правильно оформлять документы. Если отношения с самозанятым признают трудовыми, налоговая может оштрафовать компанию и доначислить налоги. Чтобы избежать таких проблем, воспользуйтесь нашей памяткой «Различия трудового договора и ГПД с внештатным сотрудником».

Чтобы избежать нарушений и штрафов, важно тщательно проверять каждого самозанятого и следить за тем, не является ли он вашим бывшим сотрудником.

Самый простой способ — проверять вручную каждого самозанятого перед заключением договора. Но это трудозатратно и требует постоянного обновления базы данных. Такой способ может подойти для небольшого бизнеса.

Для более крупных компаний более рациональным решением будет автоматизация. На платформе «Мои самозанятые» появилась новая возможность — проверка на штатное трудоустройство исполнителей. Инструмент автоматически проверяет, был ли самозанятый работником компании в последние два года, что помогает избежать нарушений. Платформа уведомит вас, если кто-то из исполнителей еще числится в штате или недавно уволился, а по истечении двух лет автоматически удалит таких сотрудников из списка.

Если вам нужно интегрировать проверку самозанятых с вашими внутренними системами, «Мои самозанятые» предлагают удобное и быстрое API-решение. С помощью функционала сервиса можно проверять статус каждого самозанятого в реальном времени и быть уверенным, что все правила соблюдены. Также платформа собирает чеки и сводит к минимуму риски сотрудничества с внештатными исполнителями. API-интеграция позволяет делать это прямо в вашей бизнес-системе (1С и другие). А занимает интеграция в среднем всего 4 недели, что значительно быстрее собственной разработки.

Работа с самозанятыми, в том числе с бывшими сотрудниками, выгодна и эффективна, если соблюдать законодательные требования. Главное — вовремя проверять и грамотно оформлять документы. Вручную или с помощью автоматизированных решений, таких как платформа «Мои самозанятые» и ее API-решения, вы можете легко защитить свой бизнес от штрафов и доначислений.

Умная автоматизация сэкономит время и избавит вас от ошибок, позволяя сосредоточиться на развитии бизнеса.