Вам всё ясно?

Эффективное управление проектами начинается с умения чётко и понятно общаться с клиентом, командой или самим собой, и правильно подобранные слова могут значительно упростить процесс. В этой статье поделюсь, как с помощью простых, но мощных слов — «ясно», «выяснить», «объяснить», «разъяснить» и «пояснить» — можно успешно реализовать практически любой проект.

Вам всё ясно?

Все мы знаем, что любая задача начинается с чётко сформулированной идеи или цели. Чтобы эта идея воплотилась в жизнь, необходимо техническое задание (ТЗ), которое станет основой для определения образа результата, этапности реализации и бюджета проекта. На практике часто сталкиваешься с ситуацией, когда ТЗ выглядит крайне лаконично, например: «Привет! Нам нужен рекламный макет для социальных сетей.». Вот тут-то мы, менеджеры, и достаём своё мощнейшее оружие — слово.

1. Ясно?

Начинаем с вопроса к самому себе: «Мне ясно, что будет в самом конце проекта, когда я буду сдавать клиенту финальный результат?». Ну ясно же, что пока ничего не ясно. Отлично, переходим ко второму слову.

Вам всё ясно?

2. Выяснить

На данном этапе важно не торопиться стартовать работы, а сперва выяснить, какие предъявляет требования к макету клиент, и какие есть вопросы со стороны команды. Составляя запрос, обязательно используйте нумерованные списки, а ещё сгруппируйте пункты запроса по категориям.

К нашей тренировочной задаче с баннером выяснение подробностей может быть таким:

Содержимое баннера
1. Какую бизнес-задачу должен решить запрошенный баннер? Для какой аудитории он предназначен?
2. Есть ли предпочтения по графическому стилю и подаче информации?
3. Будет ли предоставлен копирайт для баннера, или можем предложить собственные варианты рекламного сообщения?
4. Можем ли получить от вас логотип или гайдлайны, а также необходимые графические материалы?
Технические требования
5. Для каких именно социальных сетей необходимо подготовить макет?
6. Каковы точные размеры баннера, и где можем ознакомиться с актуальными техническими требованиями к этому формату?
7. Нужны ли в макете возрастная метка, дисклеймер, маркер «реклама»?
8. Если для баннера необходимы ресайзы, можем ли ознакомиться с полным перечнем форматов из медиаплана, чтобы понять общий объём работ?
Сроки реализации
9. К какому сроку необходимо предоставить мастер-макет для согласования?
10. К какому сроку необходимо выгрузить финальные макеты по техтребованиям?

Вам всё ясно?

3. Объяснить

Согласовав сроки и бюджет, необходимо корректно поставить задачу и объяснить команде, какой именно результат от них ожидается в самом финале. Да, да, вот прямо по пунктам: сколько макетов, в каких форматах, с какими ограничениями по весу и так далее — важно не упустить ни одну мелочь. Помимо этого, нужно доступно объяснить команде задачу, которую мы вместе с клиентом решаем, чтобы синхронизировать видение и подход, иначе в конце цикла их работы вы рискуете увидеть на экране совсем не то, что планировали там увидеть.

4. Разъяснить

Как бы точно вы ни поставили задачу, у команды обязательно найдутся вопросы. Разъяснение зачастую требует эмпатичного отношения к коллегам: не стоит злиться и переживать, если команда не сразу вас поняла. Есть такое выражение: «проблема непонимания — это проблема объясняющего». Не ленитесь отвечать на вопросы коллег, разъяснять неочевидные для них нюансы задачи, и стремитесь плотнее участвовать в процессе реализации проекта — в таком случае существенно повышается вероятность более быстрого и точного достижения запланированного результата.

Вам всё ясно?

5. Пояснить

С этим пунктом всё предельно просто: всегда поясняйте все свои действия для тех, кто не находится также глубоко в контексте вопроса. Например, отдавая драфтовые или финальные результаты клиенту, обязательно сопровождайте их пояснительным текстом о том, что именно и в какой степени готовности вы сейчас передаёте.

Содержание текста может быть разным, но оно просто обязано быть структурным, иметь абзацы, нумерацию (если требуется) и точные указания на элементы задачи, чтобы исключить любые разночтения. Если вы напишете: «Коллеги, на первом макете…», а первый макет в списке вложений случайно станет вторым — дискоммуникация просто обеспечена.

Надеюсь, мне удалось объяснить вам силу слова «ясно» и его роли в менеджменте проектов. Благодарю за внимание, и да пребудет с вами сила и здравый смысл.

77
Начать дискуссию