Нечестные зарплаты подчинённых: как руководители отделов обманывают компанию и как этого избежать

«Лишние» 96 000 ₽ ежегодно получает каждый среднестатистический сотрудник российского предприятия, потому что руководитель его отдела передаёт неверные данные. Это мы выяснили, работая с данными наших клиентов при внедрении системы PROSTO:СКУД. Рассказываем, как исключить подачу нечестных данных о рабочих часах.

Из опыта работы на проектах внедрения и сопровождения PROSTO:СКУД мы знаем, что рядовой сотрудник российской компании в среднем регулярно опаздывает на 15 минут утром, на 15 минут дольше обедает и каждые 2 часа делает перерывы по 10 минут, покидая рабочее место. А например, на удалённых объектах строительства бывает так: по документам сотрудник устроен в организации, зарплату ему начисляют, а на месте его нет.

При таких недоработках и неточностях и при средней зарплате сотрудника в 60 000 ₽ компания «теряет» около 250 рабочих часов в год с одного человека и «переплачивает» ему порядка 96 000 ₽.

Специалисты кадровой службы не имеют возможности контролировать рабочее время сотрудников, потому что не видят реальную картину посещаемости, а заполняют табель только на основании данных, которые передают руководители отделов. В свою очередь, руководители отделов тоже не обладают ресурсами для полного контроля за происходящим, ведь у них есть свои задачи, созвоны и планёрки. Также не исключены ситуации, когда руководитель «по дружбе» ставит некоторым подчинённым дополнительные часы отработанного времени, ведь оплачивать их будет не он, а предприятие.

Так в табели попадают заведомо «ложные» данные из-за непрозрачной системы контроля, и компания оплачивает «нерабочее» время сотрудников. Чтобы исключить человеческий фактор при учёте часов и собирать точные данные, можно использовать интеграционное решение PROSTO:СКУД.

PROSTO:СКУД — это расширение для 1С, которое обеспечивает автоматический обмен данными с системами контроля и управления доступом. Оно получает информацию о проходах сотрудников из СКУД и сравнивает её с плановым временем работы. Благодаря этому исключается подача нечестной или ошибочной информации, линейные руководители и кадровая служба освобождаются от нагрузки, повышается трудовая дисциплина.

В системе PROSTO:СКУД есть несколько инструментов, которые помогают в ежедневной работе руководителей и специалистов:

1) «Рабочий стол» с виджетами для быстрой аналитики.

2) Набор отчётов, чтобы отслеживать трудовую дисциплину, контролировать учёт планового рабочего времени, анализировать переработки:

3) Уникальный сервис заполнения табеля по данным СКУД

Расскажем подробнее про эти инструменты.

Это набор виджетов для экспресс-аналитики. Они отображают информацию по соотношению фактического и планового времени работы сотрудников, позволяют быстро понять, сколько человек должно было выйти на смену, сколько из них опоздало и сколько совсем не пришло.

«Рабочий стол» представляет данные в виде графиков и диаграмм. Руководитель может быстро оценить эффективность работы компании по наиболее важным показателям, таким как посещаемость, отработанное время и трудовая дисциплина.

Показатели в этом отчёте масштабируемые: первым уровнем идет информация о компании. Здесь можно увидеть соотношение планового и фактического времени работы всех сотрудников предприятия.

Также этот отчёт показывает затраченное время сотрудников в разрезе аналитик: суммарное время опозданий сотрудников, ранних уходов, прогулов или временных отсутствий на рабочем месте. А также главный показатель — количество часов, которые фактически отработали все сотрудники.

Данные по компании складываются из данных по подразделениям — это второй уровень анализа. Раньше эти данные подавали руководители, а с PROSTO:СКУД они подтягиваются из СКУД автоматически и рассчитываются по настроенным гибким правилам. Когда руководитель видит реальную картину, он может оперативно принимать административные меры для повышения эффективности работы конкретных сотрудников и предприятия в целом.

Третий уровень — детальный анализ по каждому из сотрудников предприятия. Для этого можно включить и настроить отбор, либо развернуть список. В данном случае статистика будет максимально подробная, с видом времени, по спискам за каждый день выбранного периода.

Так типовой отчёт «Анализ отработанного времени по данным СКУД» освобождает руководителей от лишней рутины и бюрократии, позволяет отделу кадров и табельщикам получать оперативную и достоверную информацию, а предприятию экономить средства на ФОТ. При необходимости этот отчёт можно расширить индивидуальными параметрами аналитики.

Отчёт о рабочем времени по данным СКУД позволяет в режиме «одного окна» получить актуальную информацию о плановом и фактическом времени работы сотрудников, а ещё увидеть разницу этих показателей с учётом времени перерывов. Особенность этого отчёта в том, что он рассчитывает данные «на лету» и позволяет оперативно реагировать на отклонения.

Сверхурочные часы — головная боль почти всех наших клиентов из-за трудности их учёта и контроля. Зачастую сверхурочные работы отражают вручную: линейный руководитель подает информацию по своим сотрудникам в отдел кадров, кадровик вносит её в документ, и оттуда данные попадают в табель. Затрачиваются трудовые ресурсы нескольких человек, возникает риск ошибки.

Чтобы автоматизировать учёт сверхурочных часов, в PROSTO:СКУД нужно настроить стандартные графики и режимы работы сотрудников. Тогда время вне графика будет определяться как сверхурочное, при этом можно настроить дополнительные разрезы и условия для его учёта. Например, в разрезе подразделений или графиков работы сотрудников.

Отчёт «Учёт сверхурочных часов» отображает, сколько всего часов по данным СКУД сотрудники перерабатывали, сколько из них было учтено в табелях в период формирования отчета и с начала года. Если с начала года сотруднику по какой-то причине учли более 120 часов, в отчёте это будет выделено — данные по таким сотрудникам необходимо скорректировать, чтобы не нарушать Трудовой кодекс. Также отчёт о сверхурочных часах поможет руководителю увидеть и оценить необходимость в дополнительных ресурсах или в изменении подхода к распределению ресурсов.

Этот отчёт в PROSTO:СКУД выводит всю информацию о событиях входа-выхода на территорию предприятия в разрезе сотрудников и организационной структуры предприятия. На основании этих данных руководитель отдела видит перемещения подчинённых по территории предприятия, и для этого ему не нужно обращаться в отдел безопасности — нарушения дисциплины расследуются быстрее.

Сервис — это обработка в PROSTO:СКУД с гибкими настройками. Она позволяет формировать табели учёта рабочего времени, а также прямо из окна 1С просматривать события СКУД и документы регистрации рабочего времени, в которых содержится анализ планового и фактического рабочего времени. Всё время присутствия и отсутствия сотрудника раскладывается по правилам, таким как «работа перед началом смены», «работа в время смены», «приход позже начала», «уход до окончания смены» и т.д.

Сервис позволяет табельщику без дополнительных запросов в разные службы предприятия видеть реальную картину о фактическом времени работы сотрудников, контролировать переработки, опоздания и ранние уходы.

Также сервис помогает контролировать и создавать документы переработок сотрудников. Обработка заполнения позволяет формировать документы «Работа в выходной день» и «Работа Сверхурочно». Ячейки с данными об отработанном и заведенном времени переработок выделяются цветом, что визуально упрощает контроль. Нарушения учёта сверхурочных часов выделяются согласно трудовому законодательству РФ. Например, если сотрудник два дня подряд работал более четырёх часов сверхурочно либо с начала года число таких часов превысило 120, сервис подсветит это.

Набор отчетов, «Рабочий стол» и сервис заполнения табеля входят в коробочное решение PROSTO:СКУД, их можно дополнить индивидуальными доработками. Кстати, именно так поступили наши клиенты Kerama Marazzi и «Автобан».

Контролируете ли вы трудовую дисциплину и учет переработок сотрудников? Какие инструменты используете?