«Экономим 35 человеко-часов в сутки»: как кондитерская из Кыргызстана построила работу в Kaiten
Когда штат растет, неразбериха в задачах и ответственных становится большой проблемой. Сеть кондитерских из Кыргызстана с двумя сотнями сотрудников перевела все отделы из Microsoft Teams в Kaiten, чтобы детальнее контролировать процессы на местах. Самат Турдубаев, руководитель отдела маркетинга, поделился опытом построения прозрачных процессов в новом сервисе.
«Макаронная» — это кондитерская из Бишкека. Начинался бизнес с маленького производства монопродукта — макарона, а сейчас он включает в себя кофейни и магазины по всему Кыргызстану и в одном городе Казахстана.
В компании работает больше 200 человек, которые распределены по нескольким отделам. С таким штатом без трекера для учета задач не обойтись.
До Kaiten работали в Teams, но пришел Scrum-мастер и всё поменял
Раньше в компании пользовались Microsoft Teams, потому что строили всю корпоративную коммуникацию в сервисах Microsoft. Но функций не хватало: например, в Teams можно выставить только срок и ответственного за задачу, а других параметров нет. Из-за этого задачи было сложно упорядочить, команда тратила много времени на поиск информации и контроль процессов.
В 2023 году в компании появился Scrum-мастер, который решил, что нужно найти более удобную платформу. Рассматривали разные варианты, в итоге выбрали Kaiten по следующим причинам:
- Аналитика эффективности — можно посмотреть, сколько задач в работе у каждого сотрудника, и оценить нагрузку.
- Гибкость и быстрая смена приоритетов — можно заблокировать карточки с задачами, которые сейчас не могут быть выполнены: например, если изменились приоритеты или не хватает ресурсов.
- Оптимальная цена за подписку — в компании сотни сотрудников, поэтому было важно, чтобы один пользователь обходился не слишком дорого.
«Макаронная» переводила отделы на Kaiten постепенно, команду за командой, чтобы было время привыкнуть. На данный момент 70% штата перешли в новый сервис.
В Kaiten организуют работу отделов и реализацию новых проектов
В основном в кондитерской пользуются канбан-досками — так можно наглядно отслеживать этапы работы и загруженность команды. Отдельные рабочие пространства есть у каждого отдела, также их создают под крупные проекты — например, сейчас это открытие кофейни в Алматы.
На каждой доске есть стандартные столбцы «Очередь», «В процессе» и «Готово» — по ним перемещают карточки. По каждой задаче общаются в комментариях к ней, а ответственных лиц отмечают. Так важная информация не теряется, ее не нужно искать по чатам и письмам в почте.
В пространстве отдела собирают идеи и задачи
Рабочие пространства отделов организованы по одному принципу: в них собрана информация, которая нужна для работы каждого отдела и специалиста. Сотрудники видят задачи на досках, а все нужные данные по ним — в карточках.
Например, в пространстве маркетинга несколько досок:
- «Информация» — на этой доске собраны материалы, необходимые для работы: цели, позиционирование компании, рабочий график и другие. Каждый сотрудник может быстро просмотреть эту информацию, не переходя в другие программы. С помощью доски упрощается онбординг новичков: не нужно пересылать новому работнику материалы лично.
- «Точки роста» — здесь описаны крупные задачи по развитию компании. Команда видит главные направления и понимает, куда двигаться.
- Задачи по развитию аккаунта основательницы — у нее сильный личный бренд, над которым в том числе работает отдел маркетинга. Также есть доски по ведению других аккаунтов. Так маркетологи понимают, какой контент и когда нужно выпустить в социальных сетях.
- «Идеи» — сюда прикрепляют все возникшие идеи. Часть из них берут на реализацию и по мере выполнения двигают по колонкам. Доска позволяет не терять интересные задумки.
- «Запросы от других команд» — обязательная доска в любом пространстве, через которую подразделения взаимодействуют друг с другом. Чтобы оставить задачу для отдела маркетинга, другая команда заходит в его пространство и оставляет на этой доске запрос. Так задачи от остальных подразделений не теряются в чатах и письмах.
- «Обеспокоенности» — специальная доска для команды. На ней сотрудники делятся всем, что их беспокоит или напрягает в работе, объясняют, чем мешает конкретная проблема, и предлагают возможное решение. Руководство благодаря этой доске видит и может предупредить возможные риски.
Мы в компании придерживаемся философии кайдзен: ее суть в том, чтобы ежедневно улучшать рабочие процессы. Доска «Обеспокоенности» помогает держать в фокусе проблемы и следить за их решением.
Организовали запуск новой кофейни
Помимо регулярных задач, в компании периодически появляются крупные проекты. Например, сейчас «Макаронная» открывает новую кофейню в Алматы, поэтому возникают масштабные задачи, связанные с арендой и ремонтом помещения, наймом персонала, заказом оборудования.
Новый проект — большая ответственность. Открытие кофейни запланировано на определенную дату, поэтому процессы должны быть идеально отлажены, чтобы всё успеть. Курировать такой проект удобно в отдельном пространстве в Kaiten. В нем также пользуются досками, а в карточках используют следующие инструменты:
- чек-листы — чтобы декомпозировать задачу на более мелкие этапы;
- метки ответственного — чтобы следить, кто работает над задачей;
- метки дедлайнов — чтобы отображать пространство в виде таймлайна и видеть, как продвигается работа.
Помимо стандартных досок, проекты отслеживают с помощью диаграммы Ганта. На ней наглядно видно, как задачи размещены на временном промежутке и в какие сроки должны быть выполнены. Легко понять, успевают ли сотрудники выполнить всё к нужной дате.
В базе знаний прописали миссию и ценности компании
В Kaiten есть функции для совместной работы с документами и создания базы знаний. С их помощью можно хранить на платформе рабочие материалы и заметки. В «Макаронной» создали документ, в котором описана история компании, ее ценности, планы и приоритеты.
Благодаря базе знаний вся основная информация о компании находится в одном месте. Действующие сотрудники могут быстро освежить ее в памяти, а новички — ознакомиться с нуля.
Смотрят доски на совещаниях и формируют отчеты
Чтобы следить за процессами, сотрудники просматривают задачи в Kaiten на планерках. Они в реальном времени открывают канбан-доску и обсуждают, что было сделано за определенный период, а что нет, и почему. На доске задачи разбиты по этапам, поэтому сразу видно их статус — так можно быстро оценить ситуацию.
Также для анализа используют отчет «Накопительная диаграмма потока». С помощью этого графика можно оценить, какие задачи есть в проекте и насколько загружена команда. Он состоит из цветных областей, которые показывают количество выполненных задач, задач в очереди и в процессе.
Иногда при аналитике команда понимает, что некоторые задачи сейчас нужно заблокировать. Чтобы было проще принимать решение, выделили основные критерии блокировки. Например, если над задачей работают несколько людей и один выполнил свою часть работы, то со своей стороны он ставит задачу в блок. Так понятно, что сотрудник не задерживает задачу, а ждет других.
Сэкономили время и сделали процессы прозрачными
Kaiten позволил «Макаронной» создать единую систему по мониторингу задач. Теперь они находятся в одном месте и не теряются.
Благодаря Kaiten в подразделениях появилась прозрачность. Каждый сотрудник знает, какие у него задачи на сегодня и завтра, и может планировать свое время. А с мобильной версией в сервисе удобно работать удаленно — например, когда кто-то из работников уезжает в командировку в другой город.
По подсчетам руководителя, за счет Kaiten компания экономит до 35 человеко-часов в сутки, которые раньше уходили на то, чтобы разобраться в задачах. Теперь сотрудники могут уделить это время важным проектам.
Был опыт с кайтеном.
Не поддержка, а говно.
Да вроде норм...
А чего, мне сервис понравился, я раньше на бумаге все задачи писал и клеил над рабочим столом, а сейчас все на ноуте
Человек с мнением, нам правда очень жаль, что вас не устроило качество нашей поддержки. Было время, когда мы действительно получали огромное количество обращений, которые героически обрабатывали несколько сотрудников, но не всегда успевали в срок. Но мы выучили этот урок, провели аналитику процессов, расширили штат службы поддержки и теперь отвечаем оперативнее и качественнее.
Который раз вижу статью про Кайтен. Это настолько популярно?
Наш сервис использует уже более 100 000 компаний от малого бизнеса до крупных корпораций. Это если вам был интересн узнать в цифрах ;)
Что случилось с сэкономленными человекочасами???