Разработали сервис, который повысил эффективность сотрудников на 30%

Reporter в несколько кликов позволяет посмотреть статистику по проектам и сверить план/факт выработки. Это то, чего нет ни в одном таск-трекере, но так необходимо тем, кто работает с клиентами. Рассказываем, как с помощью Reporter добиться такой же прозрачности, как у нас. И не переживать, что команда сорвет сроки.

О чем расскажем

1. Зачем нам понадобилось разрабатывать свою систему?
2. Что умеет Reporter
3. Какой была первая версия
4. Как выглядит дизайн?
5. Сложности интеграции с Kaiten
6. Какую пользу принес Reporter?
7. Кому подойдет решение?

С начала основания студии и до 2022 года мы работали в Trello. Этот таск-менеджер нравился тем, что он простой и удобный, а единственным его минусом для нас являлось отсутствие тайм-трекинга.

Менеджеры создают задачи, а исполнители запускают таймер и фиксируют в комментариях, что они сделали. Так формируется отчет о фактически затраченном времени.

Но нам не хватало визуализации. Приходилось выгружать отчеты в Excel и вручную обрабатывать данные.

Система собирает данные из Kaiten по каждому исполнителю и выводит отчет по выполненным задачам. Отчеты могут быть сформированы за любой период.

Автоматически сопоставляет запланированные и фактически затраченные часы на задачи, а еще показывает прогресс по проектам — сколько задач в очереди, сколько в работе и сколько уже готово. Менеджер может сверить план/факт и вовремя свести риски к минимуму.

Менеджер может посмотреть сколько часов отработали исполнители за конкретный день, неделю или месяц. И отследить, кто это время не зафиксировал.

Reporter предоставляет информацию о том, сколько часов было запланировано на проект, сколько затрачено всего и сколько времени потрачено вне плана. Благодаря этому менеджеры могут оценить эффективность каждого проекта и даже отдельных спринтов.

Менеджеры могут оценить эффективность проекта и увидеть пробелы, требующие внимания.

Отображает разницу между доходами и расходами, показывая фактическую прибыль проекта.

Так как проект предназначался для внутреннего пользования, мы не составляли видение, не анализировали конкурентов и не прорабатывали структуру, как делаем обычно.

Вместо этого сосредоточились на проблемах, с которыми сталкивается руководство и описали то, как система должна их решать.

Разработка велась итеративно, функционал создавался по мере необходимости. В первую версию системы вошли:

Эти функции покрывали наши потребности. Со временем добавили еще две:

Эти показатели важны для нас, как для веб-студии, потому что помогают оценить эффективность и прибыльность проектов. Чтобы цифры считались корректно, нам пришлось создать дополнительный функционал:

А еще важно было отследить, эффективен ли сотрудник в целом, а не только по проекту. Поэтому мы разработали еще одну страницу:

В дальнейшем из-за проблем с Kaiten добавился экран с историей запросов, но об этом позже.

Дизайн первых версий Reporter был суровым «программистским». Позже мы подключили на проект дизайнера, чтобы создать интуитивно понятный интерфейс, который бы не отвлекал от работы с данными.

Боковой сайдбар с иконками, темная тема, акцентные желтые кнопки — все эти элементы мы добавили, чтобы пользователи могли легко считывать информацию и анализировать данные.

Шрифт выбрали читабельный, но компактный.

За основу брали прототип, который отрисовали еще до дизайна. Он помог визуально оценить структуру и удобство интерфейса. В итоге дизайн получился таким, каким мы и его задумывали — минималистичным и комфортным для взаимодействия с отчетами, таблицами и статистикой.

Наш сервис тесно связан с Kaiten и это наложило определенные сложности.

В API Kaiten нельзя получить карточки по определенному пространству вместе с логами. Приходилось выполнять запрос на получение логов за нужный нам период, а уже потом выполнять запрос на получение карточек за тот же период.

То есть на одно пространство выполнялось 2 запроса.

После этого у нас появилась возможность формировать другие отчеты, пока подгружаются первые. А через 15-30 минут мы можем перейти в историю запросов и увидеть все нужные отчеты.

Иногда при выполнении запроса Kaiten попросту отмирал и Reporter не мог получить нужные данные. Эту проблему мы решили с помощью оптимизации, выгрузив данные в собственную базу.

Если менеджер формирует отчет, который не входит в загруженный диапазон, то Reporter автоматически поставит задачу на обновление, подгрузит данные и затем их сохранит. После этого менеджер сможет посмотреть отчет.

Авторизуется пользователь через почту. По ней мы определяем, с какой ролью зашел сотрудник, у каждого разные права доступа.

Еще у нас есть мобильное приложение, которое мы разработали с помощью модулей. Ими мы ускорили разработку за счет выведения определенных кусков кода в отдельную независимую библиотеку, которую встроили в приложение с минимальной конфигурацией и кастомизацией.

Reporter построен на мощном фундаменте Laravel + React. Функционал хоть и кажется на первый взгляд простым, на деле он содержит большой объем данных, сложные формулы и математические расчеты.

Спустя год после разработки эффективность команд по проектам выросла на 30% за счет того, что постановка и контроль задач стала четче. Теперь мы знаем, сколько ресурсов уходит на каждую задачу и ставим реалистичные сроки для новых проектов, не боясь факапов.

В планах сделать из Reporter полноценный корпоративный портал, чтобы объединить данные о сотрудниках в одной системе.

Кому подойдет решение?

Reporter — наш внутренний сервис. Но мы можем создать для вас такой же, с тем функционалом, который нужен вам. Будет полезен всем, кто хочет повысить прозрачность процессов, навести порядок в проектах и увидеть, куда уходят время и деньги.

Подходит любым сферам:

Если хотите так же, напишите нам и мы посчитаем, сколько будет стоить автоматизировать процессы в вашей компании. Можем разработать десктопную версию, а можем мобильное приложение на модулях, которое будет дешевле и быстрее, чем разработка с нуля ↴