Делать больше – тратить меньше: как Task Mining помогает бизнесу бороться с рутиной

Представьте: вы пришли в офис, включили компьютер, открыли почту и… утонули в море писем. Затем идет встреча, потом – подготовка отчета, а следом звонок… В какой-то момент кажется, что все идет из рук вон плохо, а день превращается в хаос. Знакомо?

Кажется, боль почувствовал каждый full-day-сотрудник, работа которого – сплошная рутина. А теперь представьте ощущения руководителя, под ответственностью которого находятся все процессы, а выручка зависит от кликов мышью.

Получается, успешность компании зависит от адаптации к описанным условиям и раскрытии потенциала внутренних процессов. Ответ на вызов – использование технологии Task Mining. Сейчас я попробую объяснить, что это такое.

Task Mining – технология, фиксирующая действия пользователей за компьютером, которая упаковывает их в операции и исследует бизнес вплоть до мельчайших действий.

Есть несколько подходов к сбору данных – алгоритм компьютерного зрения + скриншоты и специальные агенты мониторинга. Первый вариант требует хранения огромного объема информации и расширения ИТ-ландшафта. К тому же, всплывает вопрос конфиденциальности, так как скриншоты – чувствительная история. Второй вариант – алгоритмическая разработка, собирающая данные о взаимодействиях с интерфейсами. Развернуть их проще, ресурсов они требуют меньше, а сохранность персональных данных приватными не вызывает вопросов.

Чтобы стало совсем понятно. Супер-бытовой пример. Представьте, вы – повар. У вас есть рецепт, но все ингредиенты раскиданы по разным местам, ножи тупые, а плита далеко от рабочей поверхности. Task Mining – профессиональный организатор кухни, который подскажет, где лучше хранить специи, какой нож заточить и куда поставить плиту, чтобы готовить быстрее и легче.

Делаем вывод: Task Mining – это не тотальный контроль, как может показаться на первый взгляд. Аналитика операций – это инструмент оптимизации внутренних ресурсов. Поиск вариантов делать больше за меньшие деньги, если хотите.

Останемся на импровизированной кухне, ведь мы не только плюшками балуемся, но и рассказываем об их пользе.

Учитывая особенности работы Task Mining, не замеченных деталей попросту не останется. Бизнес получит подробную картину текущего состояния дел и выяснит свой оптимизационный ресурс.

Полезно для онбординга новых сотрудников и ускорения работы действующего штата. Анализ с помощью Task Mining определяет наиболее эффективные варианты выполнения конкретных бизнес-действий, которые ложатся в основу регламентов. Зачем придумывать карту, если уже есть короткий маршрут?

Здесь на примере. Крупная промышленная компания использует ОЦО в сфере бухгалтерских операций. На центре замкнут учет более 50 юридических лиц, входящих в холдинг. Объем работы представили? А теперь представьте, сколько бы длилась и стоила ручная оцифровка операций с целью их последующего обоснования. Ответ – немало, точнее – очень дорого. А еще очень долго (навскидку, минимум 5 лет). В итоге ОЦО внедрили Task Mining (система Proceset), автоматически «разметили» 35 000 операций и зафиксировали реальные трудозатраты по каждой категории услуг.

Точнее, поиск областей ее наиболее эффективного внедрения. Повторюсь, Task Mining – сканирует бизнес до мельчайших подробностей. Правильная трактовка полученной информации позволит понять, что можно делегировать роботам или автоматизировать.

Подходим к финалу на философских вибрациях. Хаос – это порядок, который необходимо расшифровать. Соответственно, Task Mining – это дешифратор. На выходе бизнес понимает, куда уходит продуктивное время персонала и как много средств протекает сквозь пальцы.