Как планировать время для тех кто боится планировать время
Меня зовут Андрей, я руководитель компании по аутсорсингу ВЭД Standard Trade. Но речь пойдет не о ней. Давно хотел написать большой материал про планирование времени для тех кто не любит ничего планировать. Мой опыт — 7 лет использования Getting Things Dode Дэвида Аллена, которую я допиливал все эти годы под себя.
Когда речь заходит о том чтобы планировать время, многим приходит на ум тотальный контроль за собой, отсутствие возможности сделать лишнее движение в противоречие плану. Так вот, такое планирование — полная ерунда. Суть в том, чтобы система служила тебе и давала свободу, а не сковывала.
Основные принципы
- Освобождайте разум от насущных дел, записывая все дела и проблемы в одно место
- Думать о проблеме, решение которой нельзя приблизить — пустая трата времени. Если мы не записываем проблему/дело куда-то, то внутреннее напряжение возрастает
- Не заморачивайтесь, будьте гибкими. Эта статья по плану у меня стояла на понедельник, дописываю я ее в пятницу. Почему? Потому что в процессе появлялись более приоритетные дела
Переходим к конкретике
Так, постарался в 3 абзаца вместить содержание 400-страничной книги.
Вообще, чтение Getting Things Done или "Как привести дела в порядок" по-русски, было одним из важнейших в 2013-м году. До этого я пробовал вести какие-то заметки в телефоне, потом ежедневники, потом почитал Глеба Архангельского (кайфанул от чтения, но ужаснулся когда начал применять на практике). Так что если мой лонгрид зайдет — лучше почитать книгу и только потом решать как применять из нее идеи.
Главным для меня, как для предпринимателя и для человека было то что:
- Я перестал вообще что-либо забывать
- Разгрузился мозг, сильно снизился уровень тревоги
- И появился минус: стал гораздо хуже относиться к контрагентам с их фразами в духе: «Ой, забыли отправить вам расчет, сегодня очень много все навалилось, вылетело из головы». Потому что у тебя самого ничего не вылетает из головы
Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что вы, ничего не упуская из виду, обрабатываете и сортируете проекты и договоры, их доверие к вам растет. Такова власть, которую дает умение фиксировать напоминания обо всех незавершенных делах. Оно заметно улучшает и умственное здоровье, повышает качество отношений как в частной, так и в профессиональной сфере.
Теперь точно к конкретике
Я использую программу MyLifeOrganized (MLO) для работы. Программу выбирал в 2013 году, на тот момент это было лучшее решение. Сейчас интерфейс кажется устаревшим, хотя новые версии проги выходят регулярно. Но основные принципы GTD программа позволяет реализовать. Собственно, под методологию Дэвида Аллена она и заточена.
Первое, с чего начинается работа — это "Входящие". "Входящие" — это вообще все мысли, проблемы, дела, задачи, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня. Принцип — любое, что вы не можете сделать сейчас, вы записываете во "Входящие".
Важно не сильно заморачиваться с описаниями. Буквально пара слов для того чтобы вам было понятно о чем речь. Основное начинается далее: каждое утро вы упорядочиваете «Входящие» за предыдущий день и распределяете все дела по схеме.
Вообще, как только вы начнете применять методологию Аллена, то самой сложной и трудозатратной, но в то же время интересной задачей, будет составить список вообще ВСЕХ ДЕЛ, которые существуют в вашей жизни: начиная от каких-то звонков в банк, назначенных приемов у врача и заканчивая желанием когда-нибудь покорить Эверест.
Дальше я отклоняюсь от Аллена и делаю так как удобно мне. Дела, находящиеся в папке "Входящие" я каждое утро просматриваю и разбиваю по папкам + в течение дня MLO перманентно открыта и все свои дела по бизнесу ведутся здесь же. Папки — это то, к какой сфере относятся дела. Фактически, это вся жизнь в упорядоченном виде:
- «Бизнес». Все что касается моей компании: от текущих задач маркетологу до найма сотрудников и идей на будущее
- «Справочные материалы». Не дела вовсе. Сюда попадает важная информация, которую хочется сохранить в структурированном виде: данные для путешествий; кулинарные рецепты; интересные заметки, цитаты
- «Когда-нибудь». Все дела, которые ты хочешь выполнить когда-нибудь в будущем: поехать на Tomorrowland, покорить Эверест, посмотреть запуск ракет на Байконуре; сюда же я добавляю список книг/игр (фильмы не добавляю, Кинопоиск в этом плане мне удобнее), какие-то вопросы по здоровью, которыми я не хочу заниматься в ближайший месяц, но «когда-нибудь» займусь
- «Изменения». Допилил эту папку сам. Список черт характера, которые в себе не нравятся и над которыми работаю. Также делится на то над чем работаю сейчас и над чем хочу поработать в будущем
- «Fear List». Тоже сам допилил эту папку пару лет назад. Тогда понял что внутри сидят страхи, которые вроде бы не так сильны, но они есть. Например, страх ядерной войны, страх что мне уже 30, страх что компания слабо автоматизирована. Когда записал эти страхи, стало легче: меньше их не стало, но по крайней мере понял что вот они все здесь перед тобой, по крайней мере помимо этого списка ты ничего в данный момент не боишься
- «Что произошло хорошего». В противовес предыдущему списку: какие-то прям хорошие штуки, которые не хочется забывать. Если накрывает стресс, приятно посмотреть на вещи, которыми гордишься. Также мой допил
- «Выполнил». И тоже моя идея сделать такую папку. Идея проста: раньше я просто выполнял дела потоком, но не было ощущения что делаешь что-то действительно важное. И я начал ставить на неделю от 1-й до 10 важных задач: не просто связаться с таким-то клиентом, сходить к врачу и пообщаться с маркетологом, а «Запустить проект по гидравлическому прессу», «Начать курс ЛФК», «Выбрать нового сеошника» и т.д. В конце недели я просматриваю все выполненные дела и смотрю что еще важного произошло. Это и вношу в папку. Папка разбита по годам, года по неделям. Таким образом позволяет фокусироваться не просто на задачах, но на важном
- «Обновления». Техническая папка, в которой упорядочено как часто я проверяю предыдущие папки (об этом чуть позже)
- Далее идут личные задачи, которые не попадали в предыдущие папки
Контексты и как они у меня не заработали
Помимо папок задачам можно присваивать еще "контекст". По методологии Аллена именно исходя из контекстов вы должны принимать решение какую задачу выполнять. Например, контексты могут быть такими: "на работе", "в магазине", "много времени", "при встрече с маркетологом" и т.д. Аллен вообще предлагает отказаться от привязки задач к датам, если только это не "Календарь" (о котором ниже). Мне такой подход не зашел. Я ставлю задачам из бизнеса конкретный срок, и работаю в течение дня с обычным видом "Срок следующие 7 дней", который выглядит как любой таск-менеджер. Единственное — я легко переношу дела с одного дня на другой в зависимости от текущих приоритетов в работе. MLO также позволяет назначить каждой задаче контекст. Но я использую их совсем по-другому: просто как возможность добавить что-то типо хештэга для определенной задачи и к этим задачам в MLO можно настроить быстрый доступ. И тут уже разделение идет не по сферам жизни, а вот как:
- «Календарь». Задачи, у которых есть четкий срок: встреча с клиентом, поход в театр, вылет в другой город
- «Контроль». Задачи, на которые ты не можешь повлиять, но которые не хочешь упускать из виду: расчет, который готовит для тебя контрагент; задача по сайту для программиста; друг, который решает идти ли с тобой в поход
- «Беспокойства». Мой допил. Сюда добавляю боли, которые есть в текущий момент: какая-то задержка на таможне, необходимость найти нового сеошника, претензия от клиента. Как Fear list, только в отношении вещей, волнующих тебя не в принципе, а конкретно сегодня.
- "Контроль неактивный". Вещи на контроле, но которые менее важны для меня. Если "Контроль" я проверяю каждый день, то "Контроль неактивный" — раз в неделю
Что со всем этим делать
Итак, как происходит теперь мой рабочий день и жизнь в целом:
- Как только появляется новое дело, новая идея — я заношу ее в MLO во "Входящие"
- С утра я разбираю "Входящие". Сначала распределяю задачу в одну из папок: "Бизнес", "Когда-нибудь" и т.п. Если задача имеет определенную дату, либо требует контроля с моей стороны, либо вызывает у меня беспокойство — то я также присваиваю соответствующий контекст.
- Далее я проверяю все задача в контекстах: «Календарь», «Контроль», «Беспокойства»
- Основная работа в течение дня происходит в виде «Срок следующие 7 дней», где я вижу задачи ближайшей недели, ставлю задачам какие-то пометки, закрываю их или переношу на другие дни
- В конце недели я провожу обзор: просматриваю папки «Бизнес», «Изменения», контекст «Контроль неактивный», и добавляю выполненные большие задачи в папку «Выполненное»
- В конце месяца захожу в папки «Когда-нибудь» и «Когда-нибудь Бизнес» и смотрю есть ли задачи и цели, которые хочу закрыть в ближайший месяц
Заключение
Текст писал более 6 часов. Зачем? Потому что мой опыт, который давно применяю и которым хочется поделиться. А еще потому что устал стабильно раз в пару месяцев садиться с кем-нибудь из знакомых за ноутбук и показывать как у меня это все работает.
Я тут намеренно не писал и не прикладывал скриншотов из «Fear List», «Изменений» и «Беспокойств». Пост не про психологию. Но, возможно, я упустил какие-то важные моменты, кажущиеся для меня слишком очевидными чтобы их объяснять. С удовольствием отвечу в комментариях. А еще хочется узнать кто какими таск-менеджерами пользуется и удается ли через них реализовать GTD?
Вы избавляетесь от вещей, отвлекающих внимание, чтобы можно было обратиться к тому, что кажется истинно важным. Чувство занятости, которое мы сами себе создаем отделяет нас от чего-то действительно важного
1. "Не заморачивайтесь, будьте гибкими. Эта статья по плану у меня стояла на понедельник, дописываю я ее в пятницу. Почему? Потому что в процессе появлялись более приоритетные дела".
2. "Стал гораздо хуже относиться к контрагентам с их фразами в духе: «Ой, забыли отправить вам расчет, сегодня очень много все навалилось, вылетело из головы». Потому что у тебя самого ничего не вылетает из головы".
Я правильно понимаю, что вы лучше будете относиться к контрагенту, если он скажет: "Я не отправил вам отчет, потому что не заморачивался. Я гибкий. В процессе появились более приоритетные дела"?
Нет, неправильно понимаете. Я пишу про управление своими делами. Статья для vc не оказывает влияние на людей, с которыми у меня какие-то договоренности. Отправка отчета - оказывает.
Лайк за старания.
От души!
Плюс за статью, но автор проги заслуживает хорошей порки за:
1. Жадность - MLO в комплекте с версией для смартфона + облако для синхронизации - 80 баксов за покупку программ (разово) и еще 15$ каждый год за облако для синхронизации ваших задач. Покупка новых версий программ - тоже доплата. Синхронизация с Гугл календарем через одно место, с ограничениями.
2. Некоторое время назад (когда территория России стала больше на один полуостров) разработчик запустил уведомления через свое творение о недовольстве этим фактом. Его получили абсолютно все пользователи, включая премиальных.
Какие еще закладки ждать в этом ПО от автора?
MLO структурно хороший софт, точнее был когда-то в стане любителей GTD, но времена меняются, а разработчик - нет. И со временем устаешь заполнять все эти бесконечные простыни параметров проектов и задач.
У современных сервисов нет полного функционала MLO, но есть их большой выбор, особенно по ценовым параметрам.
*/пользователь MLO 4 и 5 версий/*
У меня ровно те же мысли. Хотя вроде жителям СНГ в 2013 году когда покупал прогу можно было ответить на вопрос: "Кто идет, качается, вздыхает на ходу", - чтобы получить скидку. У меня обошлось тогда в сумме 2500 р. за десктоп + андроид.
Но в остальном в точку. Я перешел платно с 3-й на 4-ю версию и получил примерно ничего. Поэтому на 5-ю переходить не спешу. Синхронизация с облаком за 15 долларов в год - это ахтунг, учитывая что ты используешь несколько мегабайт пространства в облаке, да и синхронизация мягко говоря такое себе. Пока идет синхронизация прогой нельзя пользоваться, а эти жалкие 2 мегабайта синхронизируются секунд 20-30.
Я бы сам хотел найти более современное решение, но переносить весь архив за 7 лет будет крайне сложно
Андрей, поделитесь опытом, как вы осуществляли переход от жизни до планирования (или фрагментарного планирования) к жизни с полным планированием всего и вся. Был ли это разовый переход: всё, с понедельника начинаю всё планировать? Или переход был плавный по проектам, сферам жизни? Может просто начинали записывать все входящие задачи, а потом создавать под них папки?
У меня было несколько попыток перейти на тотальное планирование. Но через неделю-другую начинает копиться список невыполненных дел, либо переносов сроков по задачам. Это очень демотивирует.