Клиенты постоянно задерживают оплату! Как защитить свою компанию от кассовых разрывов? Инструменты регулярной работы с дебиторкой
В строительной отрасли кассовые разрывы — это одна из самых болезненных проблем. Невыплаты или задержки со стороны клиентов могут сильно повлиять на ликвидность компании, парализовать работу на объектах и часто приводят к срыву сроков.
Работа с дебиторской задолженностью — это одна из ключевых задач в бизнесе, особенно когда речь идет о крупных проектах / контрактах с множеством этапов и промежуточных платежей.
Скачайте бесплатный шаблон графика оплаты строительных работ в Excel для управления и контроля платежей заказчика
Excel график оплат доступен по ссылке ⬅
Есть множество причин задержек, но вот основные с реальными примерами:
- У клиента могут возникнуть временные финансовые трудности, что заставит его задерживать оплату. Это особенно актуально в кризисные времена, когда экономика нестабильна, а доступ к финансированию ограничен. К примеру, один из b2b клиентов крупной строительной компании в Санкт-Петербурге столкнулся с проблемами на собственном рынке, что вызвало кассовый разрыв. Несмотря на заключенные договоры, платеж был задержан на два месяца. Компания-подрядчик, предвидев возможность таких задержек, заранее включила в контракт пункт о штрафах за просрочку оплаты, что помогло компенсировать расходы.
- Часто задержка оплаты связана с тем, что заказчик сомневается в качестве или объеме выполненных работ. Возможно, он недоволен итогом или нашел недочеты, что дает ему повод удерживать оплату до устранения проблем. В строительной компании из Екатеринбурга возникла ситуация, когда заказчик отказался платить по окончании этапа, ссылаясь на недостаточное качество отделочных работ. Подрядчик, однако, заранее внедрил систему ежедневного контроля качества с подписанием актов о приемке промежуточных работ. Это позволило оперативно устранить замечания и продолжить работу, не допустив затяжки выплат.
- В крупных компаниях и на государственных проектах оплаты могут задерживаться из-за сложных процедур согласования и подписания документов. Это может затянуть процесс на недели или месяцы, несмотря на наличие всех необходимых актов.
- Когда клиент вносит изменения в проект во время выполнения, это может вызвать задержки в согласовании смет и, соответственно, оплат. Пока стороны не придут к согласию по поводу новых условий, платежи могут быть приостановлены. В процессе строительства жилого комплекса в Москве заказчик решил изменить дизайн фасадов уже на стадии завершения объекта. Это привело к необходимости пересмотра сметы и задержке оплаты за выполненные работы на два месяца. Компания-подрядчик, учитывая риски таких изменений, заранее внедрила систему поэтапного согласования с клиентом, что позволило минимизировать задержки.
- Иногда клиенты умышленно задерживают оплату, чтобы воспользоваться денежными средствами подрядчика для собственных целей. Это создает дополнительное давление на финансовое состояние строительной компании.
Как защитить компанию от кассовых разрывов?
1. Строгое документирование этапов работ
Для защиты компании необходимо детально фиксировать каждый этап выполнения работ. Фото- и видеоотчеты, подписанные акты приемки промежуточных этапов могут стать аргументом в спорах и предотвратить задержки оплаты.
2. Грамотное составление договоров
Включение в договор пунктов о сроках оплаты и штрафах за их нарушение, важно прописать как жесткие, так и гибкие условия, позволяющие оперативно реагировать на изменения.
3. Разработка резервных фондов / стратегий
Создание резервных фондов и использование кредитных линий могут стать "подушкой безопасности" для компании, когда платежи задерживаются.
Одна крупная строительная компания из Нижнего Новгорода регулярно откладывала часть прибыли в резервный фонд для покрытия кассовых разрывов. В момент задержки оплаты по одному из ключевых проектов компания использовала этот резерв, чтобы закрыть текущие обязательства.
4. Требование предоплаты
Важно требовать предоплату, особенно при работе с новыми или непроверенными клиентами. Это обеспечивает компанию оборотными средствами на начальных этапах работы.
Как автоматизированная система работы с дебиторской задолженностью может помочь строительной компании?
1. Мониторинг сроков оплаты в реальном времени
Один из важнейших аспектов управления дебиторской задолженностью — это своевременное отслеживание платежей. Автоматизированная система в Битрикс интегрируется с финансовым и бухгалтерским учетом(1С, банковский кабинет), что позволяет:
- Контролировать сроки оплаты по каждому контракту.
- Устанавливать напоминания о приближении сроков платежей.
- Автоматически уведомлять клиентов о необходимости внести платеж, что снижает вероятность забывчивости или административных ошибок со стороны заказчика.
Мы в крупной строительной компании, работающей на федеральных объектах, внедрили автоматизированную систему контроля дебиторской задолженности. Система в реальном времени отслеживала сроки всех этапов и платежей.
За два месяца после внедрения количество просроченных платежей сократилось на 25%, так как клиенты регулярно получали автоматические уведомления о приближении срока оплаты по почте.
2. Автоматизация напоминаний и уведомлений
Автоматизированная система может самостоятельно отправлять клиентам напоминания о необходимости оплатить счета. Это особенно актуально для компаний с большим количеством проектов, когда сотрудники могут упустить сроки контроля дебиторки вручную. Система способна:
- Отправлять уведомления за несколько дней до наступления срока оплаты.
- Генерировать отчет о состоянии дебиторской задолженности для менеджеров и бухгалтеров.
- Автоматизировать процесс отправки писем с напоминаниями о просрочке платежа.
В строительной компании ИЖС из Екатеринбурга автоматизированная система отправляла уведомления за 5 дней до наступления крайнего срока платежа на WhatsApp заказчику. Как только срок подходил к концу, клиенту автоматически отправлялось SMS с напоминанием и копией счета. Эта простая мера помогла снизить количество просроченных платежей на 15%.
3. Анализ и прогнозирование финансовых рисков
Современные системы для работы с дебиторской задолженностью могут не только контролировать текущие платежи, но и анализировать поведение клиентов. Например, если заказчик регулярно задерживает оплату, система подскажет менеджеру, что существует высокий риск кассового разрыва и нужно предпринять меры для защиты.
Возможности автоматизированных систем включают:
- Прогнозирование возможных задержек на основании истории оплат.
- Выявление "проблемных" клиентов, которые чаще других задерживают платежи.
- Автоматическую блокировку выполнения новых этапов работы до поступления оплаты за предыдущий этап – карточка объекта будет выделена красным цветом, ее нельзя будет перенести на другую стадию.
В строительной компании в Санкт-Петербурге система анализа дебиторской задолженности, разработанная нашим программистом на основе ИИ выявила, что один из постоянных клиентов стал все чаще задерживать оплату. Прогноз показал, что высока вероятность дальнейших просрочек. Менеджеры приняли решение о введении 50%-ной предоплаты на все будущие этапы работ, что позволило избежать кассовых разрывов.
4. Интеграция с CRM
В строительных компаниях отделу продаж важно видеть все данные о состоянии платежей в реальном времени. Это позволит менеджерам быстрее реагировать на проблемных клиентов и договариваться о реструктуризации задолженностей, не дожидаясь вмешательства бухгалтерии.
Скачайте бесплатный шаблон графика оплаты строительных работ в Excel для управления и контроля платежей заказчика
Скачайте шаблоны бесплатно по ссылке ⬅
Специалисты по работе с дебиторкой )
Настоящие профессионалы))
В списке не хватает автоматического создания досудебной претензии. Говорят, тоже хорошо работает ;)
Это какие сервисы так умеют))
Рисунки классные)
А вы только с Битриксом работаете?
Спасибо! Используем разные инструменты, которые подбираем под задачи компании
Полезно) Резервный фонд - правильная тема. А какую долю прибыли, на ваш взгляд, стоит в него направлять? И можно ли высчитать какую-то оптимальную сумму, которую в нем стоит держать на всякий случай? Чтобы хватало, но не выдергивались лишние деньги из оборота?