Обмен знаниями в команде: 6 инструментов, чтобы наладить процесс

Каждый сотрудник нарабатывает опыт ценой собственных ошибок и провалов, зато лет через пять становится суперпрофессионалом. Мы готовы поспорить с этой точкой зрения. Если выстроить систему обмена знаниями, скилы команды вырастут быстрее, задачи решатся проще, а бизнес сэкономит деньги.

Всем привет! На связи команда TEAMLY – платформы для совместной работы и управления знаниями. Представьте ситуацию: из маркетингового агентства уволился менеджер проектов. Коллеги пытаются подхватить процессы и сопровождать клиентов. Получается плохо, потому что сотрудник не оставил информацию и контакты. Непонятно, когда дизайнер пришлёт макеты, кто работает над SEO-оптимизацией сайта и на каких площадках нужно разместить контекстную рекламу. Такой путаницы не произойдёт, если выстроить систему обмена знаниями. Рассказываем, как это сделать, какие методы и инструменты использовать, каких ошибок избегать.

Компетентные сотрудники – один из главных ресурсов компании. Без них не получится создать крутые продукты и обогнать конкурентов. Обмен знаниями как раз помогает обучать персонал, прокачивать скилы и растить собственных экспертов. Вот какие преимущества даёт бизнесу внутренняя система передачи опыта.

Плюсы обмена знаниями между сотрудниками:

Механизмы обмена опытом зависят от сферы бизнеса и типа команды. Персонал производства чаще обучается офлайн под присмотром старших коллег. Удалённые сотрудники проходят курсы самостоятельно и читают материалы онлайн. При этом существуют принципы, которых стоит придерживаться всем компаниям.

1. Задокументируйте ключевые процессы. Создайте инструкции и регламенты по основному пулу задач. Например, маркетологу пригодится методика составления контент-плана, инструкция по работе с аналитикой, подборка рекламных креативов, база площадок для размещения объявлений.

2. Создайте единое информационное пространство. Соберите документы в одном ресурсе. Это ускорит работу и поможет избежать ошибок:

3. Вовлекайте сотрудников. Новый опыт появляется в компании буквально каждый день, поэтому базу знаний нужно постоянно пополнять. Мотивируйте работников писать статьи, делать подборки материалов или создавать полезную инфографику. В нашей команде принято делиться кейсами после завершения проектов: описывать задачу клиента, способы решения и итоговый результат. Кстати, эти статьи есть в открытом доступе – заходите почитать.

4. Внедрите систему наставничества. Наставник передает свои знания другому сотруднику. Обычно таких специалистов прикрепляют к новым работникам, чтобы помочь адаптироваться в компании. Многие думают, что наставничество подходит только для офисных команд. На самом деле, настроить процесс можно и для удаленки. Встречи проводить по видеосвязи, а обучающие материалы и тесты отправлять через платформу для совместной работы.

5. Объясните преимущества сотрудникам. Донесите до коллектива, что обмен знаниями помогает прокачать скилы, избавиться от дублирования задач и работать без авралов. Как показывает практика наших клиентов, хорошо работает личный пример руководителей. Когда управленцы активно используют базу знаний, постепенно присоединяется вся команда – даже скептически настроенные коллеги.

Иногда система обмена не сразу приносит результаты, но не спешите отказываться от этой идеи. Возможно, команде мешают ошибки в организации процессов. Если устранить недочёты, всё пойдет как по нотам.

Поток знаний направлен только сверху вниз – от руководства к подчиненным. Проще говоря, работники получают инструкции и регламенты «сверху», но не документируют собственные знания.

Пример. Руководитель отдела контент-маркетинга подготовил для копирайтеров базу источников: список сайтов со статистикой, законами, научными исследованиями. Сотрудник нашёл ещё один интересный ресурс, но не внёс его в базу знаний. В результате другие коллеги не получили полезный инструмент для работы.

Как правильно. Оцифровывать опыт персонала на всех уровнях. Сохранять и распространять лучшие практики в коллективе.

Сотрудники из разных проектов или отделов не обмениваются знаниями. В результате ценный опыт остаётся внутри одной команды, хотя похожие задачи есть и у других.

Пример. В проекте участвуют две команды. В первой сотрудникам сложно распределять собственное время: чем ближе к дедлайну, тем больше переработок. Во второй используют диаграмму Ганта и строят график выполнения задач без простоев и сверхурочной работы. Если вторая команда напишет статью и поделится опытом, это поможет коллегам из первой команды.

Как правильно. Проводить общие встречи и публиковать материалы с доступом для всех заинтересованных.

Опытные специалисты иногда не хотят делиться знаниями с начинающими, потому что боятся потерять ценность в глазах руководства.

Пример. Ведущий менеджер по продажам не занёс в базу контакты крупного покупателя. Когда он заболел, коллеги не смогли связаться с клиентом, и компания потеряла часть выручки. Продавец боялся, что другие сотрудники перехватят сделки, а в итоге сам лишился части дохода.

Как правильно. Убедите сотрудников, что компетентные коллеги – это не угроза, а наоборот – помощь и опора в сложных ситуациях.

Наладить распространение знаний в команде позволяют цифровые технологии. В этом разделе рассказали о методах обмена опытом и инструментах TEAMLY, которые помогают их реализовать.

Суть метода. Короткие уроки, мастер-классы, курсы и тесты встраиваются в рабочий процесс. С помощью таких материалов сотрудники точечно заполняют пробелы в знаниях. Микрокурс может обучить работе с горячими клавишами в текстовом редакторе, а небольшой тест – проверить навыки общения с клиентами.

Как организовать. Используйте инструменты «Управление курсами» и «Тесты и опросы». Внутри курсов создавайте уроки: из текстовых блоков, списков и вложенных файлов. Тест или опрос можно добавить в конце урока, после всего курса или сохранить как самостоятельную единицу контента.

Суть метода. Напишите регламенты для рутинных процессов и повторяющихся задач, разработайте вэлком-материалы для новых сотрудников. Соберите все статьи в онлайн-библиотеке и настройте доступы в соответствии с полномочиями коллег.

Как организовать. Создайте инструкции в визуальном редакторе – материалы получатся четко структурированными и наглядными.

Некоторые функции визредактора Тимли:

Если задачу сложно описать текстом, попробуйте интерактивные доски – это инструмент для составления блок-схем. Например, чтобы описать структуру компании или построить взаимосвязи между бизнес-процессами.

Суть метода. Опытные специалисты и наставники проводят встречи с командой в прямом эфире. Спикер делится информацией по теме вебинара, а слушатели обсуждают материал и задают вопросы. Такой метод передачи знаний и опыта особенно часто используют распределённые коллективы, где коллеги находятся в разных городах и даже странах.

Как организовать. В материалы на платформе можно добавлять ссылки на внешние ресурсы. Сохраните запись вебинара на любой удобной площадке: YouTube, Rutube, VK Видео, облачном хранилище или корпоративном сервере. Добавьте ссылку к обучающим статьям. Другой вариант: прикрепите запись вложением к статье, чтобы пользователи могли смотреть её прямо в TEAMLY. Так вы охватите максимум сотрудников, а не только тех, кто присутствовал на эфире.

Суть метода. Brainstorm (мозговой штурм) – это техника генерации идей. Сотрудники предлагают способы решения задач, в том числе абсурдные или неочевидные. Затем выбирают лучшие варианты, которые можно использовать на практике.

Как организовать. Классический мозговой штурм проводят при личной встрече участников в офлайне или по видеосвязи. Но с возможностями TEAMLY не придётся ехать в офис или назначать созвон – на платформе есть встроенные чаты и комментарии к статьям. Подключайте к обсуждению неограниченное число участников, в том числе внешних пользователей. Для этого отправьте гостю на электронную почту приглашение в аккаунт.

Суть метода. База знаний – это виртуальное пространство, где хранятся рабочие документы компании. Чтобы она не превратилась в бесполезный склад информации, нужна чёткая структура и удобный поиск.

Как организовать. TEAMLY систематизирует, сохраняет и передает опыт сотрудников. Вот какие возможности есть на платформе:

Суть метода. Сотрудники проводят короткие совещания на 15–30 минут. Коллеги делятся интересными наработками и новостями отрасли, рассказывают о своих проектах и задают друг другу вопросы.

Как организовать. Встречи можно проводить по расписанию (раз в неделю или месяц) или назначать спонтанно. Тему лучше определить заранее, чтобы все успели подготовиться и общение получилось продуктивным. Записи созвонов сохраняйте в базе знаний, чтобы участники могли в любой момент вернуться к важным моментам.

Чтобы вам было проще строить систему обмена знаниями, мы совершенствуем нашу платформу. Узнаём, какие функции пользователи хотят видеть в TEAMLY, и запускаем новые инструменты. Недавно внедрили быстрые формулы в умных таблицах и ещё несколько крутых фич. А в нашем Телеграм-канале делимся полезными советами и приглашаем на вебинары.