Сколько денег компания может сэкономить на грамотном управлении визуальными активами? Разбираем кейс

Оцениваю эффективность DAM-системы по прозрачным, понятным и хорошо поддающимся подсчёту параметрам, показываю на кейсе по внедрению платформы в крупном СМИ.

Сколько денег компания может сэкономить на грамотном управлении визуальными активами? Разбираем кейс

Здравствуйте!

Сегодняшнюю статью начну со смелого утверждения: если вы занимаетесь маркетингом, вы точно теряете деньги – и даже не замечаете, как это происходит. Давайте поговорим о том, что такое управление цифровыми активами и как оно помогает компании сэкономить бюджеты. В качестве подтверждения всем расчётам и доводам приведу кейс одного из клиентов по внедрению DAM-платформы.

Слепая зона и вынужденное отставание

Начнём с главного – с причин, по которым компании несут лишние расходы. Здесь всё просто: современный рынок исключительно конкурентен и очень динамичен: чтобы удержаться на нём и получить своих клиентов, нужно уделять большое внимание маркетингу. При этом в фокусе внимания топ-менеджмента всегда находятся рекламные кампании и их ключевые показатели – охват, конверсия, стоимость клика, ROI. Вся работа ведётся на повышение этих KPI, увеличение дохода и, соответственно, прибыли.

Такой подход понятен, но у него есть недостаток: концентрируясь на рекламе, руководство создаёт себе «слепую зону» в бизнес-процессах. Я предлагаю немного выйти за рамки привычной схемы и ответить на простой вопрос: «Из чего состоит ваша реклама?».

Визуальные материалы. Современное продвижение основано на картинках и видео – если вы запускаете таргет, внимание к нему привлекает картинка. Если публикуете статью в блог, добавление релевантного изображения поможет удвоить просмотры. И так далее. Везде господствует медиа, и тут мы подходим к основному источнику потерь: исходя из моей практики, практически никто в России не следит за собственными медиаактивами.

Спросите своих маркетологов: сколько времени они тратят на работу с фотографиями и видео за неделю? В среднем это будет от 2 до 5 часов. При этом существует простая зависимость: чем объёмнее ваш медиаархив, тем дольше сотрудник будет готовить материалы.

3 проблемы в «традиционной» организации медиаархива

«Традиционная», самая распространённая и привычная схема медиабиблиотеки в российской компании выглядит очень просто:

  • У вас есть какое-то хранилище (облако или папка на сервере), в котором лежат все фото и видео за весь период работы. Скорее всего, они рассортированы по папкам – либо по темам, либо по датам;
  • В архиве встречаются папки вида «Не трогать», «Срочно», «Моё (2)» и так далее;
  • Единой базы с описаниями файлов или «карты архива» не существует.

В дополнение к этому зачастую бывает так, что система резервного копирования отсутствует или неэффективна, а сотрудники компании имеют доступ не только к нужным им для работы данным, но и ко всему архиву вообще.

Такое положение вещей для всех привычно, но насколько оно оправдано? Каждая фотография, каждое видео – это актив, на создание которого ваша компания уже потратила средства. При этом вы храните указанные активы так, что ими невозможно эффективно пользоваться. В итоге компания теряет деньги:

  • На времени, которое необходимо сотрудникам для поиска «того самого файла». Бывает так, что за каким-то важным файлом люди «охотятся» по нескольку часов, перелопачивая огромные массивы информации, а среднее время поиска составляет 5 минут на один запрос;
  • На потери данных.

Я постоянно сталкиваюсь со случаями утери файлов, приведу только пару примеров. Крупнейший морской порт потерял видеосъемку, которая стоила им 3 000 000 рублей. ИТ-специалиста не было на месте, сотрудник взял диск и повредил его.

Другой пример: потери часто возникают из-за того, что новый сотрудник не может найти и разобраться в исходниках\версиях\публикациях\правах. Сейчас мы ведем переговоры с одним из хоккейных клубов серии А, который просто потерял все фото и видеофайлы за один год своей истории из-за смены ответственных сотрудников. К потерям данных относятся и случаи сбоев оборудования, а также недобросовестностью сотрудников и тд.

В итоге приходится воссоздавать потерянные активы: переснимать объекты, продукты, людей. Недавно был случай: в металлургической компании их собственная команда работала над буклетом продукции. Неделя командировок, всё сделали, замечательно. Через какое-то время нужно напечатать книгу с продукцией, и тут выясняется, что всё сделанное для буклета хранилось только в медийном агентстве и уже было уничтожено. На сервер ничего не копировали. И всё заново: командировка, съёмочная группа, 3 миллиона рублей лишних затрат.

Я работаю с объёмными медаиархивами уже 15 лет: руковожу фотоагентством Globallookpress.com, которое ежедневно обрабатывает поток из более чем 20 млн. изображений. Регулярно сотрудничая с крупными компаниями, я вижу все перечисленные проблемы практически в каждой из них: наш бизнес на текущем этапе развития просто не умеет работать с медиафайлами.

Решением становится профессиональная DAM-платформа, которая:

  • Структурирует библиотеку;
  • Позволяет хранить полное описание для всех файлов;
  • Определяет уникальные права доступа для разных групп и сотрудников;
  • Обеспечивает быстрый поиск по базе.

Это инструмент, специально созданный для управления медиаактивами.

Какую именно выгоду бизнес получает от использования DAM-системы?

Говоря о конкретных преимуществах нашего подхода: важно понимать, что точно посчитать финансовую отдачу от внедрения DAM-платформы достаточно сложно – этот показатель зависит от объёма архива, процессов компании и т. д. Он будет уникальным для каждой организации. Однако я точно могу сказать, что переход на цифровую систему управления контентом решает три важных задачи:

1. Экономит ваши деньги. Менеджерам становится проще работать с медиаактивами, они быстрее справляются с задачами и чаще используют уже существующий контент – это прямая экономия трудочасов;

2. Усиливает бренд. Чем плотнее вы взаимодействуете с другими компаниями – партнёрами, подрядчиками, франчайзи и т. д. – тем больше людей будут пользоваться вашими активами. DAM позволяет предоставлять нужный доступ буквально в два клика, сохраняя контроль над медиафайлами. Кроме того, интеграция брендированных материалов в конечные платформы даёт возможность в случае ребрендинга мгновенно и без трудозатрат сменить все эти материалы на новые. Например, Сбербанк недавно поменял логотип – конечно, они понесут расходы на замену физических логотипов в вывесках и рекламных щитах, но вот на всех своих веб-ресурсах и в электронном архиве они сменят лого буквально в одно нажатие. И это возможно благодаря DAM;

3. Снижает риски. С помощью DAM-системы легко защитить себя от непреднамеренного использования чужих активов. Например, вы приобретаете на Shutterstock изображение с обычной лицензией на распространение в интернете, а ваши сотрудники потом используют эту фотографию для рекламы: вы получаете иск от правообладателя. В DAM информация о лицензии чётко видна, что обезопасит от таких ситуаций.

Что касается конкретных цифр, мы подготовили небольшой расчёт по самому прозрачному параметру – времени ваших сотрудников – на основе кейса внедрения DAM в медиа компании. Но сперва кратко пройдёмся по трём общим вопросам, определяющим эффективность DAM-платформ.

Сколько стоит час работы над медиаактивами?

С фотографиями и видео работает огромное количество сотрудников – это и маркетологи, и руководители, и креативщики. Каждый час, который тратят эти люди, вы оплачиваете по загруженной почасовой ставке (зарплата+льготы+затраты на обучение и прочие расходы). Так что, бюджет ФОТ, который уходит на медиафайлы, посчитать достаточно легко:

Загруженная почасовая ставка * часы работы над медиаконтентом

И это для каждого специалиста, так или иначе занятого в работе с контентом. При этом в среднем на то, чтобы найти один файл в медиабиблиотеке, сотрудник тратит 5 минут (да, иногда специалист чётко знает, где лежит нужный актив, но бывает и так, что на поиск уходит до получаса – мы эти случаи усредняем). Сокращая время на поиск, мы серьёзно ускоряем всю работу.

Сколько стоит один медиафайл в вашем архиве?

Каждая фотография и каждое видео в медиабиблиотеке – актив, на создание которого вы потратили определённые ресурсы. Посчитать среднюю стоимость такого актива достаточно просто:

1. Возьмите весь свой бюджет на создание медиаархива. Фотосессии, услуги дизайнеров, креативщиков, лицензионные сборы – всё, что потратили за период (в идеале, за всё время);

2. Посчитайте число активов в библиотеке;

3. Разделите суммарный бюджет на количество файлов.

По оценке нашей материнской компании – фотоагентства «Русский взгляд», которая обладает архивом в 20 млн. изображений и ежедневно лицензирует 3500 файлов для использования в СМИ, рекламе, корпоративной продукции и т. д. – средняя стоимость одного актива может оцениваться в 1 000 рублей. Цифры вполне реальные: день работы профессионального фотографа стоит 50 000 рублей, в результате вы получите порядка 50 обработанных снимков – это усреднённая статистика из нашей практики. Обратите внимание: считаем только затраты на первоначальное производство контента, расходы на дизайнера, визажиста, аренду студии и постпродакшн не учтены. На практике получается, что 1000 – это скорее минимальная стоимость актива, а на практике цифры будут выше.

А теперь учтите, что, по оценке западных издательств, в течение года компания теряет в среднем 60-100 своих активов. Однако, чем больше ваш архив и количество сотрудников, вовлеченных в работу с медиа, тем больше файлов теряется. DAM этот риск резко снижает.

Оценки, приведённые выше – это наш опыт и зарубежная практика. Вы согласны с тем, что они соответствуют реальности, или у вас есть другие данные? Сталкивались когда-нибудь с потерей важных медиафайлов? Поделитесь своим опытом в комментариях, будем признательны.

Сколько стоит нарушение авторских прав?

И последний, третий пункт: бытует мнение, что за авторские права на медиаконтент взыскивают компенсации только крупные СМИ и медиакомпании. На практике же с такими тратами сталкиваются все, от госструктур до небольших торговых компаний. Я спросил у своего друга-члена Союза фотохудожников России и юриста по авторскому праву Владислава Багно о самых "дорогих" фотографиях, из примеров: иск против Почты России на 60 тыс. рублей за 1 изображение и Радио "Дача" - на 125 тыс. рублей за 1 изображение.

В России за год рассматривается около 1500 судебных дел по нарушению авторских, абсолютное большинство из них решается в пользу истца, а средний размер штрафа за использование одной фотографии без лицензии составляет 30 000 рублей.

Как в связи с этим посчитать собственные риски? Легко: в Рунете ежегодно используется порядка 100 миллионов изображений. Общая сумма компенсаций – 22.5 миллиона. Делим 22.5/100 и получаем, что на каждую картинку в интернете приходится 23 копейки затрат на штрафы. Теперь умножаем эти 23 копейки на объём вашего архива: у вас есть 100 000 медиаактивов? Ваши риски – 23 000 рублей. А для медиакомпаний и СМИ этот показатель смело можно увеличить в 10 раз.

Кейс: внедрение DAM в крупном СМИ

Компания-клиент – главное спортивное медиа России с посещаемостью сайта более 24 млн. пользователей.

Статистика использования системы за последние 90 дней
Статистика использования системы за последние 90 дней
Статистика использования системы за последние 90 дней
Статистика использования системы за последние 90 дней

Ценность времени сотрудников

Количество людей: 5 сотрудников, взаимодействующих с медиа.

Средняя зарплата сотрудника: 80 000 руб. в месяц или 960 000 руб. в год.

Фактические часы работы: 8 часов в день × 5 дней в неделю × 52 недели в год = 2 080 часов. Вычтем среднее количество больничных дней (15): 2080 часов – 120 часов (или 3 недели) = 1960 часов в год или 49 недель в год.

Средняя почасовая ставка: 960 000 руб. / 1960 часов = 490 руб. в час

Загруженная Зарплата: Загруженная Зарплата включает дополнительные расходы, такие как льготы, обучение и другие накладные расходы. Для облегчения расчетов, удваиваем годовую зарплату и получаем: 960 000 руб. × 2 = 1 920 000 руб.

Загруженная Почасовая Ставка: 1 920 000 руб./ 1 960 часов= 980 руб. в час ставка для каждого члена вашей команды.

Ценность цифровых активов

Количество активов: всего 400 000 активов

Стоимость 1 актива: 1 000 руб. (выше я объяснял расчет средней стоимости актива)

Стоимость всех активов: 400 000 000 руб.

Стоимость утраченных активов: 100 000 рублей

Имейте в виду: ваши конечные активы стоят значительно больше, поэтому вы не хотите потерять их. Потеря одного из этих активов может стоить компании лицензионных сборов, дополнительных расходов на фотосессии и трудочасов на повторное создание. В год теряется около 60-100 активов, соответственно это в сумме дает убыток в размере до 100 000 рублей в год.

Общая прибыль от внедрения DAM

В блоке аналитике DAM в среднем в день осуществляется 300 поисковых запросов, если учесть, что раньше на поиск по серверным папкам тратилось примерно по 5 минут, то выходит 25 часов в день всеми сотрудниками.

Общее количество часов в неделю: 25 часов в день × 5 дней = 125 часов в неделю.

Общее количество часов в год: 125 часов в неделю × 49 недель в году = 6 125 часов в год.

Общая потеря денег в год: 6 125 часов × 980 руб. (загруженная почасовая ставка) = 6 002 500 руб. в год на поиск файлов.

Чистая прибыль от внедрения: По нашему опыту, программное обеспечение DAM может сократить время на поиск и доступ к файлам до 80% - 6 002 500 руб. × 80 % = 4 802 000 руб.

Общая экономия: 4 802 000 руб.+ 100 000 руб. (общая стоимость потерянных активов) + 0,23 руб. × 400 000 активов × 10, 0 (юридические риски) = 5 882 000 руб.

Внедрение и окупаемость инвестиций

Стоимость DAM: 650 000 рублей (облачная версия)

Чистая экономия: 5 882 000 руб. (общая экономия) – 650 000 руб. (инвестиции в DAM) = 5 172 000 руб. чистые сбережения в первый год

Коэффициент окупаемости инвестиций ROI = (Общая экономия - Стоимость DAM) / Стоимость DAM * 100% = (5 882 000 - 650 000)/650 000 * 100%=795%

Вывод

DAM окупается почти в 8 раз за первый же год использования платформы. И это – главный повод наконец взглянуть в «слепую зону» и оптимизировать свои бизнес-процессы в сфере работы с медиаактивами.

Расскажите, как у вас в компании работают с фото и видео? Сталкивались когда-нибудь с потерей важных медиафайлов? Поделитесь своим опытом в комментариях, будем признательны.

Автор: Сергей Фомин, основатель и генеральный директор DAM Picvario.

реклама
разместить
2 комментария

Не очень понял ,что мешает всё хранить на нескольких серверах\компах и дополнительно на винчах?
Агентство, которое удаляет работы для клиентов вызывает вопросы)

Здравствуйте, Илья. Спасибо за ваш вопрос. Файлы можно хранить, как в облаках, так на сервере/жестком диске. Проблема в том, что искать в этом случае НУЖНЫЙ файл в большом архиве отнимает у сотрудников много времени, даже в хорошо структурированной системе. Особенно, если это разные облака нескольких сотрудников или используются несколько жестких дисков, например. В этом случае утери файлов неизбежны по причинам, которые я описал в статье. 
Picvario как раз-таки решает проблему быстрого поиска благодаря тегированию и метаданным, а также хранит все файлы в едином пространстве. Подробнее о нашей системе я писал в статье, приглашаю почитать.