Как раз и навсегда навести порядок в telegram, не пропускать важные сообщения, не отвлекаться на ерунду и сберечь кучу нервов

Рассказываю, как я веду дела в телеграме (а там, буквально, все мои дела). Особенно полезно для предпринимателей, управленцев и просто ответственных людей. Описал четкую инструкцию по настройкам и принципы поддержания порядка. Актуально тем, кто вечно пропускает сообщения или не может найти ту самую важную группу.

Я активно пользуюсь телегой с 2017 года как в работе, так и для личных целей. Раньше ей пользовались гики и школьники, а теперь - почти все, чему невозможно не радоваться. Телеграм все больше переполняется отвлекающими элементами в виде ботов, каналов, каких-то групп, куда мы заходим по ситуации. Последнее время становится больше спама (хотя с ним достаточно эффективно борются). В итоге очень часто возникают дурацкие ситуации, где люди просто не видят, что вы им пишете.

Я не гуглил подобные материалы перед тем, как написать статью, а решил описать свой личный опыт. Будучи предпринимателем, а в прошлом - менеджером по продажам и управленцем на разных должностях, собрал достаточно практического опыта, чтобы это было ценно. Так что вы сможете поделиться своими предложениями и подходами в комментариях, если я что-то пропустил. Итак, поехали...

Гигиенический минимум. Подойдет тем, кто общается с десятком важных людей, читает каналы, возможно состоит в нескольких группах.

Настраиваем работу приложения в фоне, чтобы вам доходили сообщения (особенно актуально на андроиде, если приложение автоматически полностью закрывается операционной системой в фоне - сообщения вы увидите только зайдя в приложения)
Настраиваем отображение количества непрочитанных чатов, а не сообщений (во втором случае в красном кружочке вы будете видеть сумму всех непрочитанных сообщений, что обычно не очень информативно)
Настраиваем, кто может добавлять вас в группы и писать в личные сообщения, если еще нет чата. Лично у меня все это полностью открыто и не мешает благодаря настройкам в следующих уровнях.
Обязательно ставим на мьют все каналы, боты, большие группы и все то, где не возникает ничего срочного. В любом случае вы не пропустите важное, если вас тэгнут, а как видеть эти тэги в куче всякого разного мы обсудим ниже.

Это базовые пункты для действительно активных пользователей.

Создаем простую систему папок (надеюсь, вы знаете, что они есть в телеграме?). Я рекомендую для начала базово выделить в отдельные папки каналы, боты, личное, рабочее, сообщества.
Далее все, что вам действительно нужно и важно из общего списка чатов распределите по этим папкам. В общем списке все останется по-прежнему, но этот раздел больше не будет вам нужен, так как все действительно важное - в папках. Только новые сообщения от людей, которых нет в папках, придется отслеживать вручную (на этом уровне)
Кстати, сообщества я выделил в папку относительно недавно, так как все больше доводится пользоваться большими публичными или закрытыми чатами. Сейчас практически в любых сферах есть группы по интересам, благодаря чему телеграм действительно является соцсетью, где можно обрастать новыми связями.
Создайте привычку: все новые чаты/группы/каналы сразу разносить по папкам. Это необходимо для поддержания порядка.
Самое важное в папках закрепите сверху (к примеру в "личном" могут быть десятки друзей и родственников, но стоит закрепить самых близких и нужных для быстрого доступа)
То, что вам не нужно - удаляйте или закидывайте в архив. Кстати, я знаю, что многие очень активно используют архив, но я как-то не очень проникся его удобством (возможно, потому что решаю задачи порядка чуть по-другому) и использую его как место для чего-то, что мне особо не нужно, но на всякий случай пусть где-то валяется.

Для тех, у кого вся жизнь в телеграме, от порядка информации зависит ваше время и деньги.

Если в каких-то из папок накапливается 100+ чатов, лучше подумать, как еще разделить папку на категории. К примеру папку "рабочее" можно разделить на проекты, или какие-то категории типа "коллеги", "клиенты", "партнеры" и т.д. Суть в том, что папка имеет смысл, когда в неё можно поместить от 10 до 30-50 чатов. В таком режиме вы в 2 клика найдете нужный контакт или группу.
Системно ведите контактную книжку. Часто бывает, что у одного имя латиницей, у другого кириллицей, а у кого-то вообще стоит какой-то непонятный псевдоним. В итоге через общий поиск не всегда можно быстро найти нужного человека. Лучше вручную добавляйте в контакты важных людей и называйте их понятным вам образом. Лично мой шаблон: Имя + Фамилия + сфера деятельности или что-то ключевое о человеке в скобках.
То же касается групп. Это особенно поймут те, кто ведут много проектов или еще по какой-то причине состоят в десятках (если не сотнях) групповых чатах. В моменте это не кажется важным, но через время, когда вам срочно понадобиться тот самый файл, который кто-то скидывал полгода назад в какой-то чат - у вас будет 2 способа его найти: пролистать папку, где этот чат точно есть, или через общий поиск, по ключевым словам в названии.

Как-то я вел маркетинг в большом проекте, где за полгода накопилось под сотню чатов и групп с командой, подрядчиками и т.д. По разным вопросам создавались разные группы, и это нормально. Многих это бесит, но только если в телеграме хаос.

Для истинных гуру! Применяем магию автоматизации.

Чтобы постоянно не переключаться между папками и максимально все упростить - создайте папку "новое" (название может быть любое). В настройках папок есть возможность не добавлять конкретные чаты, а задать правила, по которым все будет работать автоматически.

справа то, что есть в начале списка при добавление чатов, слева - при исключении

Если добавить правила по добавлению и исключению в папку - происходит магия. Я рекомендую настроить так: в папку ПОПАДАЮТ контакты, не контакты и группы (каналы и боты нам там не нужны), а исключаются ПРОЧИТАННЫЕ.
Если вы состоите в каких-то группах, где постоянно идет диалог - нужно добавить их в исключения вручную. Просто при появлении в папке выделяем и убираем из группы, сняв соответствующую галочку в списке папок, чат автоматически добавится в исключения.
В итоге ваш базовый сценарий использования телеграма выглядит так: 1. открыть папку новое 2. Если есть чаты - ответить 3. Если нет чатов - все в порядке, можно расслабиться. 4. Группы на мьюте, где вы не всегда нужны, будут тоже попадать в папку, вы можете их игнорировать или помечать прочитанными, чтобы они пропали из папки, а если вас тэгнут - вы увидите соответствующий значок и точно это не пропустите. 5. Если нужно о чем-то не забыть в моменте, помечаете соответствующий чат непрочитанным, и он будет висеть в этой папке и мозолить глаза, пока вы, наконец, не сделаете, то, что планировали. 6. Если нужно кому-то написать - в 2 клика находим нужный чат через соответствующую папку или через поиск.
Как вы поняли, по такому принципу вы можете под себя настроить более гибкую систему, к примеру папку БОТЫ и КАНАЛЫ не наполнять вручную, а задать правило так, чтобы оно само туда попадало. Я это для себя не сделал, так как некоторые боты мне не нужны, я использую их разово, а для каналов у меня несколько папок. Также можете сделать отдельные папки для групп и для каналов, или еще использовать параметр присутствия в контактах и уведомлений для фильтрации.
Я лично считаю, что не нужно усложнять, у вас должна быть ОДНА папка, где может лежать что-то важное (где вас ждут). И ваша задача делать так, чтобы в этой папке было как можно меньше чатов.

А на этом все. Будет интересно обсудить в комментах, что еще можно сделать в телеге, о чем большинство людей не в курсе:)

И нет, тут не будет рекламы тг-канала или сайта. Статья, что называется, искренне для распространения пользы.

Дополнение от 20.03.25: После моей статьи Костя Дубровин в своей статье написал еще порцию идей и лайфхаков телеграма, особенно актуальных в сфере продаж. Рекомендую всем также почитать.

54 комментария

Станислав Грушевский

18 мар

закрепить чат с женой сверху - база

Ответить

Иван Коломиец - маркетинг в IT

Автор

или в архив, по ситуации)

Михаил Глебов

Оказывается я гуру)
Ещё есть лайфхак, если слишком много папок, то можно не писать названия, а заменить их эмодзи

о, это точно в копилку! Неудобно листать полотно из 10-15 папок

Вячеслав Зыкин

Иван, а стоит ли покупать премиум? Я вот думаю -- кто кого задушит, я жабу или жаба меня )))

Я так себе понимаю, что у вас-то, наверное, премиум куплен?

Да, куплен уже года 2 как, мне он нужен для расширения лимитов по папкам, чатам в них и закрепам, ну и расшифровка голосовых, значок с лого вот вчера сделал в статусе) На самом деле цена копеечная, я это воспринимаю как донат Дурову, чтобы до конца добил вотсап с вайбером)

Андрей Лещев

Особо - нет, только расширить лимиты. У меня личный простой, рабочий премиум (т.к. нужен по лимитам и возможностям) и не возникает желание докупить на личный… мне кажется, это определенный показатель нужности