Как вырастить из бестолкового стажера толкового напарника

10 приёмов от руководителя пресс-службы компании «Информзащита» Алёны Подкорытовой.

Так случилось, что за семь лет работы в маркетинге разных российских ИТ-компаний я поруководила в общей сложности аж двенадцатью стажерами. Не то чтобы я умоляла руководство выдать их мне вместо готовых специалистов. Cкорее, для большинства компаний это был надежный способ оптимизировать зарплатный фонд.

И мне не оставалось ничего, кроме как придумать способы обернуть это себе на пользу. Так, шаг за шагом, я выработала единые подходы в работе со стажерами и теперь созрела ими поделиться.

В подавляющем большинстве случаев в стажеры приходят те, кто могут себе позволить поработать за очень скромное вознаграждение. Это не означает, что они — дети богатых родителей, скорее, начинающие специалисты, которые точно живут не на стажерский оклад и имеют другие, как правило, связанные с родственниками, источники дохода.

И несмотря на то, что стажер до этого никогда (или почти никогда) не работал, это человек с определенным статусом для своего окружения. Был у меня случай, когда девушка-стажер, выпускница очень престижного вуза, на второй день работы сообщила: «Мне нужно проработать здесь как минимум три месяца, так как хочу накопить на оригинальную брендовую сумочку, для моей тусовки это важно».

На этом и другом примерах я убедилась, что у всех стажеров есть финансовая подушка безопасности, которая всегда оставляет им некие пути для отступления. А это совершенно точно накладывает отпечаток на поведение и ход мыслей: «Если что-то не понравится, я всегда могу уйти».

Конечно, получить конкретную работу и попасть в число специалистов для них важно, но не важнее их самих. Это нужно уяснить с самого начала. Отсюда вытекает первая, практически музыкальная, подсказка: «Есть стажер? Включай мажор».

Каким бы неопытным, сомневающимся или, наоборот, задиристым ни был стажер, первоначальный подход один — всегда нужно придерживаться позитивной тональности. Создайте положительную гамму эмоций. Никаких «принеси-подай» или «ну-ка, не отвлекай».

Убедить стажера, что он чуть ли не главный элемент вполне реальной команды, эдакий вожак-тимуровец, крайне важно на самых первых этапах. Большинство проблем с адаптацией в коллективе появляется из-за того, что их никто никогда не воспринимает всерьез.

Раз стажер потенциально может быстро покинуть компанию, так почему бы не взвалить на него самую черновую работу? А это прямой путь к тому, чтобы новобранец (который наверняка окажется представителем рожденного в конце 80-х и 90-х своенравного поколения Y) почувствовал себя лишь винтиком огромной системы и захандрил.

Важно убедить стажера, что он уже равноправная единица в команде и что он способен и может принимать пускай и крошечные, но решения. Здесь нужно быть мудрее и обязательно вслух проговаривать достижения стажера через призму результата. Сравните два предложения:

«Маша, позвони прямо сейчас в 10 разных компаний и узнай, сколько будет стоить производство двухминутного корпоративного видео?»

Или же:

«Маша, твоя помощь мне очень необходима. Позвони, пожалуйста, в ближайшее время в 10 компаний и узнай, сколько будет стоить производство двухминутного корпоративного видео. И отметь потом в общей табличке, какие три компании понравились именно тебе и почему. Это очень поможет мне при финальном подборе хорошего подрядчика. Кстати, как считаешь, каким должен быть современный корпоративный ролик?»

Вот увидите, наличие хоть малюсенького, но всё же маневра для принятия решения очень вдохновит вашего подопечного.

Уясните сразу: ваш стажер — это ваш актив. И отдачу вы получите только тогда, когда будете знать о нем всё. Не поленитесь и заложите в своем рабочем графике время на диалог со стажером о его увлечениях, интересах, семье.

Однажды в обеденном перерыве я искренне поинтересовалась здоровьем прихворавшей мамы стажера, а уже послезавтра услышала замечательный рассказ о том, как эта самая мама прекратила пилить своего недавно выпорхнувшего из гнезда ребенка за опоздания к ужину.

Она похвалила его, а позже по телефону похвасталась подружкам, что ее чадо иногда задерживается на работе, потому что у него колоссальный прогресс и руководительница доверяет ему какие-то мощные дела, хотя работает он только второй месяц.

Стажер с самого первого дня должен прочувствовать, что у него есть защита в лице вас. Так называемая «крыша». Это не означает, что вы должны выгораживать его перед другими сотрудниками департамента при очевидных упущениях.

Но важно, чтобы он знал, что вы выслушаете и его позицию, озвучите, в чем конкретно он не прав, и публично признаете его право на ошибку. А в идеале – вызовете желание никогда в этой конкретной задаче не ошибаться в будущем, чтобы не подвести вас.

И здесь абсолютно неважно, что вашим стажером может оказаться почти двухметровый лысый детина мужского пола, тогда как вы молодая женщина. Был у меня такой, и когда я его прихватывала с собой на встречи, партнеры думали, что это чуть ли не телохранитель. Ваш стажер – это ученик. И его пол, возраст и внешние данные никак не должны отражаться на распределении задач.

Стажеры — генераторы энергии: если не дать им выпустить ее наружу, то они либо перегорят, либо взорвутся. Поэтому так важно постоянно обеспечивать их задачами сверх нормы. Именно так они быстрее вырастут и раскроют свой потенциал.

Я допускала ошибку, когда боялась делегировать какие-то обязанности, переживая, что стажеры сделают ту или иную задачу хуже меня. Конечно, в итоге они делали их хуже. Но это абсолютно нормально, иначе я не была бы выбрана их наставником.

Рекомендую всегда иметь в запасе два-три интересных (и не очень важных на этот момент) задания, которыми можно закидать стажера, пока вы носитесь по совещаниям и не успеваете написать обратную связь по предыдущей выполненной задаче.

Можно смело доверять стажерам мелкие, но творческие поручения. Я называю их задачками-залипучками. Это задания, у которых нет универсального решения и над которыми даже вы можете зависнуть на неопределенное время. Подобрать необычную иллюстрацию для презентации спикера или социальных сетей, придумать несколько броских заголовков или слоганов и так далее. Придумайте то, что характерно для вашей профессиональной области.

Цель таких задач — показать, что работа есть всегда, она разноплановая, и что даже небольшая помощь крайне важна для вас. В идеале выстройте свой график таким образом, чтобы наставничество не отнимало у вас больше 15-20% рабочего времени, а разбор задач и ответы на вопросы определите на утренние часы. Конечно, тем самым вы не избежите почемукалок в течение дня, но тот факт, что для этого есть отведенный час, сведет попытки завалить лишними расспросами к минимуму.

Итак, если у вас уже получилось убедить стажера, что он важная часть команды, переходите к следующему этапу: натравите его на получение важной информации. На своем примере покажите, как можно непринужденно заводить беседу в офисных коридорах, представляйте его всем и обозначайте его как «наш новый сотрудник», хвалите при других.

В общем, сделайте всё, чтобы его адаптация прошла безболезненно. Это особенно важно для маркетологов и пиарщиков. Обладая свежим взглядом на происходящее и имея некую любознательность новичка, стажер может узнавать очень много полезного и приносить вам это на блюдечке.

Покажите стажеру, насколько важно выходить из кокона, за пределы своего кабинета, и общаться с другими коллегами. Чем быстрее вы покажете ему, что это не страшно и расчистите пути, тем эффективнее он начнет трудиться над общими проектами и самостоятельно договариваться с коллегами по отделу или из других подразделений. Если стажер попался стеснительный, подружите его или её с секретаршами. Уж кто-кто, а те всегда рады общению и всё знают.

Не ругайте стажеров, если они выражают желание подзадержаться на работе. Не показывайте, что с них нет спросу, даже когда у вас горят важные проекты. Конечно, насильно ни в коем случае задерживать нельзя, но крайне важно создать такую атмосферу в коллективе, чтобы стажер понимал: он уже полноценная часть коллектива, и если все сидят над важным заданием или проектом, который вот-вот нужно сдать, то его присутствие и помощь тоже очень важны. Потому что в будущем, после попадания в штат, так и будет.

Я видела, как стажеры других моих коллег вставали и уходили именно тогда, когда команда остро нуждалась в паре дополнительных рук. Самое интересное, что все ребята были отличные, и если бы хоть кто-то остановил их фразой «Вы очень нужны», они бы с радостью остались. Быть нужным – это вообще важнейшая потребность любого человека. И если об этом своевременно вспоминать и делать на этом акцент, можно свернуть горы.

Кстати, именно сидение над сложными задачами наравне со старшими невероятно сплачивает отдел, повышает мотивацию «малышей» поскорей дорасти до старших, позволяет на деле ощутить свою значимость. Часть стажеров быстро покидает компанию, поэтому используйте время каждого новобранца по полной. Никакая жалость и сюсюканье тут совершенно неуместны. Взамен вы делитесь бесценным опытом. Ни в одном вузе этому не научат. Вбейте им эту мысль с первых дней.

Однажды надо мной нависла туча в виде четырех стажеров одновременно. У меня неделю дергался глаз из-за бесконечных «почему» и «как», но этот опыт научил следующему: энергию стажеров иногда нужно перенаправлять на других стажеров. В идеале берите в шефство сразу двух стажеров и взращивайте их по принципу детей-близнецов: когда оба равны, но если один чему-то научился раньше, то обучит другого.

Попробуйте сделать следующее. Пока один сосредоточенно над чем-то работает (аллилуйя!), объясните другому подробно, как делается та или иная задача. А затем попросите то же самое объяснить второму. И проделайте это несколько раз, меняя рассказчика и ученика ролями. Во-первых, так они смогут чуть-чуть самоутвердиться, показывая свои навыки. Во-вторых, на более привычном языке смогут разжевать друг другу ту или иную задачу. Вы можете даже тихонечко подслушать их диалог и сделать вывод, насколько ясно вы донесли информацию, поняли ли вас.

При правильно расставленных акцентах (нет любимчиков, каждый делает хоть крошечный, но кусочек одной важной большой задачи и так далее) ваш стажер будет воспринимать вас как сенсея, наставника, учителя и гуру в одном лице. И у него не появится желание вас подсидеть и обойти по карьерной лестнице.

С этой точки зрения правильно воспитанный вами же профессионал не только не станет помехой в карьере, но и может оказаться мощным толчком для вашего роста. В то время как готовые специалисты со своими амбициями и опытом работы в нескольких компаниях могут захотеть занять ваше место. Правильно воспитанный стажер очень долгое время будет благодарен вам. Стажеры в этом плане — самый безопасный вклад в вашу карьеру.

Последнее и самое важное — никогда не теряйте с ними контактов. Иногда так выходит, что к вам под крылышко ненадолго приходил неопытный выпускник какого-нибудь хорошего вуза, который не сжился с темпом компании или решил учиться дальше (очень частая практика), а в будущем быстро вырос в другой организации. Поверьте, вы еще не раз встретитесь на рынке.

Я до сих пор диву даюсь, как «выстрелили» мои почемукалки и каких достигли высот. Еще вчера они не знали как работать c Outlook, а сегодня это начинающие предприниматели, сооснователи компаний и влиятельные блогеры. Вы непременно встретитесь на рынке, мир тесен. И если вы с самого начала поступали со стажерами по-человечески в самый уязвимый для их карьеры момент, то о вас будут помнить, а о вашей хорошей репутации упомянут везде, где только можно.

Проделывать всё вышеизложенное не имеет никакого смысла, если у вас нет цели вырастить из стажера толкового напарника и вы просто хотите, чтобы кто-то выполнял рутинные базовые задачи за недорого. Но если вы решите пойти по предложенному мной пути, уверена, результат превзойдет все ваши ожидания.

#Колонка