«Как менеджеры в 1С дорогу забыли». Автоматизируем документооборот c Битрикс24 в компании с несколькими юрлицами
Всем привет! На связи Дмитрий Молчанов — CEO компании Stockwell. Сегодня мы расскажем про автоматизацию на базе «Битрикс24» в компании со сложным документооборотом. После внедрения прошел уже год и можно точно сказать, что кейс успешный.
Начинаем работу с клиентом
Дано:
- Много различных услуг, разбросанных по нескольким юрлицам;
- Ежедневное оформление договоров и счетов для оплаты услуг: до нескольких сотен;
- Каждый договор формируется индивидуально: необходимо учитывать специфику конкретного клиента, юрлица и т.д.
Как устроен процесс:
- Менеджер по продажам выясняет все детали у клиента
- Отправляет запрос бухгалтеру, указав все дополнительные детали
- Бухгалтер создает договор и счёт в 1С Бухгалтерия
- Формирует печатные формы договоров и счетов и передает их менеджеру по продажам
- Менеджер прикрепляет их в Битрикс 24 и отправляет клиенту
Процесс занимает достаточно много времени, требует внимательности и очень чувствителен к человеческим ошибкам. В пик сезона бухгалтерия становится бутылочным горлышком всей компании. Недополученная прибыль составляет миллионы рублей.
Быстро расширить штат бухгалтеров не получится, т.к. требуется достаточно длительное обучение. А держать круглый год большой штат бухгалтеров нерентабельно.
Пожелания клиента
Клиент хотел того же, что и 90% компаний, которые к нам обращаются: «Чтобы менеджеры не ходили в 1С».
И самое главное — автоматизировать процесс формирования договоров и счетов и максимально сократить участие человека в рутинных процессах.
И самое главное — проходить пики сезона без авралов и наймов дополнительных сотрудников.
Наше решение
Мы исследовали бизнес-процессы клиента и предложили создать приложение которое работает по определенному алгоритму:
- Сотрудник компании заполняет все необходимые данные в Битрикс24(реквизиты клиента, товары, выбирает юрлицо, от которого выставляются необходимые документы) и запрашивает договор и счет.
- Приложение отправляет запрос в 1С, где всё автоматически заполняется, формируются документы и прикрепляются в Битрикс24 (Бухгалтер не участвует в данном процессе).
- Когда все документы сформированы и прикреплены в Битрикс24 (в формате pdf и word), ответственному сотруднику приходит уведомление о том, что документы сформированы.
- Сотрудник проверяет их и отправляет уже клиенту прямо из Битрикс24.
Подробнее, как работает приложение
Создание запроса состоит из простых шагов:
1. Пользователь выбирает реквизиты клиента, реквизиты компании и регион
2. Пользователь выбирает необходимую ему форму договора
3. Пользователь выбирает даты договора и счета
4. Подбираем товарные позиции, которые синхронизированы с 1С
Защита от ошибок сотрудников
- Если при создании запроса не хватает каких-то данных, менеджер получит уведомление.
- Есть обязательные данные без которых запрос не будет отправлен в 1С, пока менеджер их не внесёт.
- После отправки запроса, 1С формирует документы по заранее заданному алгоритму и уведомляет сотрудника о том, что документы созданы.
- При формировании документов используются печатные формы из 1С
- Готовые документы крепятся к сделке без участия человека. В 1С создаются необходимые сущности (счет, заказ-сделка, заполняется договор).
С какими проблема интеграции с 1с мы столкнулись.
У клиента использовалась конфигурация 1С Бухгалтерия 3.0. Проблема этой версии в том, что она не заточена под управленческий учёт. Например, в ней нет такого понятия, как «заказ покупателя” или “сделка». Сделать полноценную автоматизацию под задачи клиента без доработки 1С нельзя.
Мы добавили необходимые сущности, добавили логирование событий для контроля и проверки ошибок. Это позволило сделать процесс взаимодействия и интеграции более контролируемым и управляемым. Например, если что-то пойдёт не так и документы будут сформированы с ошибкой, мы точно сможем сказать в каком месте сломалось. Баг это или кто-то сумел «сломать титановый шарик», как в анекдоте.
Результаты интеграции
Создание и отладка приложения заняла всего около 3 месяцев с момента начала работ. Это достаточно быстро для проделанной работы. Вот как это у нас получилось:
- Налаженная коммуникация с клиентом
- Грамотное ТЗ на основе исследования бизнес-процессов
- Работа короткими спринтами
- Конечно же наш опыт и сильные сотрудники: )
Первая неделя после запуска
После тестирования системы на небольшой части сотрудников, мы провели массовое обучение менеджеров. Помогли составить базу знаний для будущих сотрудников. Внедрение прошло мягко и без серьезных конфликтов со стороны бухгалтерии у которой мы «отнимали работу». На самом деле сотрудник бухгалтерии вздохнул свободно и смог полноценно заниматься профильными задачами.
В первую неделю у клиента появились новые пожелания: расширить возможности формирования документов. Чтобы менеджер мог быстро сделать договор на год, выбрав из договоров, которые были сформированы ранее.
Для этого мы создали специальное хранилище для годовых договоров с возможностью добавлять новые и использовать уже имеющиеся.
Год после запуска
- Автоматически сформированы несколько тысяч комплектов документов
- Время формирования одного договора 2-3 минуты, вместо 15-20
- Сэкономлено более 1000 рабочих часов менеджеров и бухгалтеров (более 2 млн. рублей)
- Ошибок при формировании договоров — 0
- Увеличение продаж за счёт разгрузки менеджеров и быстрого выставления счетов (в пик сезона на формирование договора и счёта могло уйти несколько дней).
- Дополнительные лицензии на новых сотрудников — 0 ( не понадобилось увеличивать штат)
Если Вы захотите вживую посмотреть как это работает — приглашаем на наш вебинар, который состоится 26 августа в 11-00
Регистрируйтесь https://webinar-1s-integration.3093609.ru/ и обязательно приходите)
Спасибо за внимание! Больше кейсов на нашем сайте.
А причем тут 1с если у клиента, договора бухгалтерия делает ? Почему не уборщица ?
Уборщица тоже загружена)
«А ночью начнём странные танцы…» Танцы действительно странные, да ещё и с бубнами. Зачем формировать счета и договора на стороне Бухгалтерии, если Битрикс24 сам умеет делать это, используя данные справочников номенклатуры и контрагентов, коими обменивается с Бухгалтерией? Да ещё и созданные документы может потом отправлять туда же. Зачем лишние управленческие сущности в Бухгалтерии, которая для этого не предназначена? Непонятно.
Спасибо,за комментарий!
Пожалуй отвечу развернуто)
1. Договора обратно не передаются в Бухгалтерию и никак не контролируются, а многообразие специфики договоров и печатных форм на стороне 1С реализуется и поддерживается проще и дешевле
2. Штатный модуль в Бухгалтерии для сделки создает сущность счет, а это не всегда верно с управленческой и бухгалтерской точки зрения.
3. Что еще было сделано:
- Печатные формы договоров, контроль их номеров, бизнес-процесс согласования номера договора, счета с оплатой 70/30 или 100% по выбору.
- Контроль оплат с фиксацией поступлений как в рамках конкретной сделки так и нераспределенные оплаты с уведомлением менеджеров в новостной ленте с делением на регионы
- Печатные формы с автоматическим прикреплением в сделку в разных форматах (doc, pdf, ,,с печатью и без) в зависимости от потребности в бизнес процессе
- Контроль выбора товаров в сделке (выбраны ли и выбраны ли корректные, соответствуют ли они типу организации и договора)
- Выбор юридических лиц и доступных договоров в зависимости от региона офиса
- Автоматически подбор доступных договоров в зависимости от выбранного в сделке физического или юр лица
- Проверка (контроль) заполнения реквизитов в компании или контакте Битрикс24
Штатного механизма обмена контрагентами не подходит, так как новый клиент должен создаваться в 1С только при формировании договора по запросу из Битрикс24 и контроля заполнения всех значимых для 1С реквизитов
Кроме этого работа по договорам ведется и в 1С, а нумерацию договоров нужно сохранять корректной.
Ну и главное, процесс формирования нужного договора и счета реализован как пошаговый "мастер". При большом количестве сотрудников и распределенных офисов это очень важно. Новые сотрудники (да и не только) могут не задумываться какие доступны типы договора и какие доступны юр.лица - мастер покажет только доступные. А перед отправкой проверит корректность всех параметров в сделке (товары, прикрепленные контакты или компании, наличие реквизитов) и не позволит допустить ошибку.
В конечном итоге у менеджера нет лишних вопросов к бухгалтеру а что ему выбирать для конкретной сделки, а у бухгалтерии не болит голова о корректности ведения учета в 1С.
И всё это на облаке Битрикс24)
Выложили пример такой интеграции.
https://www.youtube.com/watch?v=zfAowH7NViI