На арене цирка – тендеры по услугам аутсорсинга. Как организаторы и участники дурят друг друга и находят себе проблемы

Привет, на связи Кирилл Тихонов, управляющий партнёр бизнес-спецназа Амивео. Cегодня я расскажу леденящую кровь историю про тендер на услуги аутсорсеров в IT. Тендер, который проводил крупный коммерческий банк, а победители чуть не позавидовали побеждённым…

И хорошо, что мимо этой истории как раз проходили мы, бизнес-спецназовцы из Амивео. В результате ситуацию удалось спасти, хотя, конечно, никто не вернёт участникам потраченные нервные клетки.

Но обо всём по порядку.

Напомню: Амивео – служба спасения операционных процессов. Мы предоставляем в аренду супер-бизнес-мозги, строим мосты от бизнес-теории к практике, от пожеланий к реальности. Деньги берём не за потраченное на разговоры и презентации время, и не за добрые намерения, а за конкретные действия, прописанные в договоре – действия, направленные на устранение выявленных проблем. Делаем анализ вашего бизнеса и диагностируем его слабые места, разрабатываем пошаговый, предметный, детальный план по устранению проблем. А главное – мы претворяем этот план спасения в жизнь. Внедряем непопулярные решения и берём на себя ответственность.

Мы никого не консультируем. Никому не даём добрых советов. Не втираем чушь про успешные успехи других компаний, не рисуем на досках схемы яркими маркерами, не берём оплаты за «гастроли».

Мы – не «мудрые» консалтеры-теоретики, мы – зубастые упорные практики. Упорные и идущие до конца – пока проблемы бизнеса наших клиентов не будут решены.

В этой статье я подробно рассказывал о том, как мы работаем, зачем нужно обследование бизнеса и в чём разница между классическими консалтерами и бизнес-спецназом Амивео.

Здесь писал о том, как мы сопровождали клиента на переговорах и помогли вскрыть истинные намерения второй стороны. Удержав клиента в последний момент, когда он уже был готов оплатить услуги яркой, но весьма сомнительной инфоцыганки.

А вот один из моих любимых кейсов – как мы помогли клиенту сэкономить 15 миллионов рублей в год, уволив столичных паразитов и вынеся экспертизу в регионы.

Больше кейсов – в моих статьях и статьях моей коллеги Ольги Павленко.

А сейчас – ближе к делу, то есть к животрепещущей теме тендеров.

Тендеры на аутсорсинг IT-услуг и как не нужно их организовывать

В IT частенько передают на аутсорсинг разработку ПО и поддержку, тестирование софта, отдельные проекты. Организовать передачу IT на аутсорсинг можно в том числе через тендер – если время терпит и есть готовность запариться с документацией, то тендеры – довольно неплохой способ найти исполнителей нужного уровня за адекватную цену. А для некоторых компаний со специфическими внутренними процедурами тендер – вообще единственный вариант отдать IT на аутсорс.

Но, конечно, организация тендера на аутсорс IT-услуг – это и немалая вероятность до посинения биться о подводные камни, особенно если организатор и/или исполнители только нарабатывают опыт участия в тендерах.

В истории, которую я хочу рассказать, организатором тендера выступило одно из подразделений известного коммерческого банка. Задача была серьёзной – набрать команду разработчиков из 50 человек для проекта с плановой длительностью 12 месяцев.

Вроде бы всё ок, но… в практике конкретного подразделения совсем не было опыта привлечения подрядчиков. И совсем не было опыта проведения тендеров.

Как водится в таких случаях, стремясь сделать всё очень правильно и очень-очень аккуратно, организаторы перестарались. И уже на входе отсекли ряд компаний-исполнителей, которые могли бы предоставить им отличные кадры для поставленной задачи. Просто посмотрев конкурсную документацию, эти потенциальные исполнители решили: да в лес такие требования!

Для начала банк-организатор желал провести конкурс резюме – в принципе, тут всё в порядке, но вот требования к айтишникам были откровенно странненькими. Например, ну на кой вам, уважаемый организатор тендера, нужен джуниор (сотрудник начального уровня) с полным высшим образованием и опытом работы от года, желательно на 3-5 проектах? Для джуниора важно уметь выполнять типовые задачи и хотеть развиваться – а диплом не даёт никаких преимуществ на этом этапе. Впрочем, ниже я расскажу, как на тендерах обходят подобные странные требования… и как исполнитель может попросту сжульничать, показав организатору торгов совсем не тех людей, которые в итоге будут работать над проектом.

После конкурса резюме организатор желал отдельно прособеседовать и утвердить каждого сотрудника каждой компании, которая будет участвовать в тендере. А одна команда – это 50 человек, напомню! И понятно, что если вы и приведёте на собеседование 50 человек – всех не утвердят, нужно тащить хотя бы сотню. И каждого неделю готовить к собеседованию, если по-хорошему. Это очень трудоёмко и ресурсозатратно даже для достаточно крупных компаний-участников. Можно, конечно, закатить глаза и сказать, что настоящий сотрудник готов всегда. Нет. Сотрудник всегда готов к работе. Желательно на привычном проекте. А собеседование – это специфическая процедура, и к ней адекватные люди готовятся отдельно, особенно если знают, что их намерены допрашивать с пристрастием.

Кроме явно завышенных требований к сотрудникам, в тендерной документации было обозначено, что команда победившего исполнителя должна будет пройти внутреннее обучение банка. Это, опять же, совершенно нормально – в каждой компании своя специфика, внутренние процедуры и требования, аутсорсеры должны о них знать. Но представляете, какой это ад – организовать двухнедельное обучение для команды из 50 человек? А как насчёт того, что обучение неоплачиваемое? То есть все эти две недели зарплату людям платит не организатор тендера, нет. Зарплату людям платит компания – победитель тендера.

После обучения команда должна пройти аттестацию (напомню, это уже после собеседования и отбора резюме). А когда 50 человек проходят аттестацию в крупной, наглухо забюрократизированной компании, процесс может превратиться в совершенно отдельный неописуемый цирк с конями.

И после всех этих мучений… начнётся работа, да? Начнётся работа, ради которой весь движ затевался?

А вот и не угадали! Старт начала работ не определён и указан в диапазоне нескольких месяцев: с марта по июль. Может, работы начнутся в апреле. А может, в июне. Или в конце марта. То есть сотрудники, исполнив все вышеописанные ритуальные пляски, вполне могут сесть на попу и сидеть на ней без дела недели и месяцы. И в это время «счастливый» победитель тендера должен будет платить им зарплату! Забегая вперед, скажу, что работы фактически стартовали в конце августа.

«Да нафиг такое!» – хором сказали многие компании, которые могли бы предоставить исполнителей для этой задачи. Они просто не стали подавать документы на тендер с ТАКИМИ условиями, и я их очень понимаю.

Зато в этот тендер ввязался один из старых-добрых клиентов Амивео – компания, которая давно и вполне успешно работает на рынке IT-аутсорсинга. У владельца компании немало опыта участия в тендерах, и есть опыт сотрудничества с банками, как заказчиком именно услуг по разработке ПО. И наш клиент, зная, что на длинной дистанции проект вполне способен окупиться – радостно вляпался в этот тендер. Под длинной дистанцией тут имеется ввиду не тендерный контракт на 12 месяцев, а последующие контракты, которые поставщик услуг планировал получить.

Дано: участник тендера желает выйти в окно

Скажу сразу: выставляя такие требования, как указаны выше (заведомо завышенные пожелания к квалификации сотрудников, временные лаги, …), организатор тендера сам же провоцирует участников выкручиваться. То есть привирать, если называть вещи своими именами.

Например, в резюме, которые пришлют для отбора, будет указано: да, те несчастные джуниоры, от которых вы требуете законченного высшего образования – все как один люди с дипломами профильных вузов. А на самом деле у джунов нет никаких дипломов, но организатор торгов не сможет этого проверить. Не сможет запрашивать документы у людей на собеседовании – ведь это сотрудники другой компании. Они не обязаны и ни будут показывать даже паспорта на этом этапе. Такая же ситуация с опытом работы – никто вам не будет предъявлять трудовые книжки.

А может, в резюме джуниора будет указан даже не диплом, а что человек, к примеру, доучивается в профильном вузе. И как вы проверите это?

Кстати, о специфике тендеров на аутсорс. В команду, которая будет работать над вашим проектом, в итоге входят далеко не все те люди, которых вы одобряете во время собеседований.

Вполне возможно, что на собеседование вообще пришлют не тех людей, которые в итоге будут работать на проекте. Пришлют тех, кто может пройти собеседование. И если вы – представитель компании, которая впервые планирует организовать тендер на аутсорс – мотайте эту информацию на ус. Вот так вас будут обманывать при отборе кадров.

Есть и объективные причины замены специалистов. Пока пройдёт тендер, пока начнётся реальная работа – кто-то из спецов уволится, кто-то уйдёт в отпуск, кто-то заболеет. И команду доформируют теми кадрами, которые окажутся в доступе. С подобными вещами в принципе ничего нельзя сделать. Чем больше времени пройдёт от момента отбора людей до начала работ – тем меньше в команде останется именно тех сотрудников, которых вы хотели видеть на своём проекте.

А если дата начала работ не указана точно – прямо готовьтесь к тому, что на проекте будут работать не те люди, которых вы утвердите на собеседованиях. Чем дороже и квалифицированнее специалист, тем выше на него спрос – тем меньше времени он будет сидеть смирно в ожидании начала работ именно по вашему проекту. Компания-исполнитель, скорее всего, перекинет лучших спецов на работу в других проектах, не дожидаясь, пока вы там устаканите свои графики.

Итак, давний клиент Амивео, компания с условным названием «Парашют», решила поучаствовать в этом тендере. На самых первых этапах проблем не возникло – составили и прислали резюме сотрудников для предварительного отбора, получили одобрение. Потом люди начали проходить пилотные собеседования с организатором тендера. И вот тут случилась засада.

В качестве вишенки на тортике из команды в 50 человек организатор желал видеть главу разработки – того, кто будет управлять командой на проекте. Так вот, на предварительном собеседовании банк забраковал именно кандидата на должность главы разработки аутсорса. Категорически! Ни за что мы не будем работать с этим человеком!

Засада получилась катастрофической: без главы разработки все остальные 50 человек могут разворачиваться и идти по домам. Банк, правда, дал три дня на то, чтобы прислать другого кандидата на утверждение, но специалисты с подобными компетенциями – это вообще довольно-таки штучный товар на рынке. Таких выращивают годами, а не за три дня.

Тут-то «Парашют» и десантировался к Амивео. Помогайте, мол, добрые и мудрые бизнес-спецназовцы!

И мы подсказали логичное решение: если не можешь предоставить на аутсорс человека с нужными компетенциями – так аутсорсни его сам! :)

Главное в этом деле – места знать. И в Амивео, как вы понимаете, нашёлся боец с нужными компетенциями.

Хорошая новость заключалась в том, что банк одобрил нашего бойца на собеседовании – считая его частью команды «Парашюта», разумеется. Вообще работа под прикрытием, когда боец устраивается на работу под видом обычного сотрудника компании – одна из уникальных фишек Амивео. Мы рассказывали о таких феноменальных спецоперациях, например, тут и тут.

Возвращаясь к нашей ситуации с тендером, хорошая новость состояла в том, что банк утвердил бойца Амивео на роль главы разработки. Плохая же новость заключалась в том, что пришлось полноценно подключаться к участию к тендере, ибо куда ты уже денешься: должность штатная, документы переданы, NDA подписано, и добро пожаловать в наш кишлак на ближайшие месяцы.

Поскольку уже некуда было деться с подводной лодки, наш боец стал присутствовать на собеседованиях с рядовыми сотрудниками, которых банк продолжал отбирать в команду. И тут та-акое началось!

Как не взять на работу ~100% подходящих людей – мастер-класс от крупного коммерческого банка

Я уже выше сказал, что организатор тендера выдвинул изначально завышенные требования к рядовым сотрудникам и тем самым сильно сократил приток кадров с рынка. Но на этом не закончилось, а только началось, ведь сотрудников с одобренными резюме ожидали очень сложные личные собеседования. Причём сложные не с точки зрения проверки профессиональных качеств. Просто интервьюеры на стороне банка, как бы помягче сказать, пожелали самовыразиться.

И ведь работы-то заявлены – типовые для рынка. Легко понять, какие сотрудники для этого нужны, с какими качествами, какими компетенциями. И компании, участвующие в тендере, давали на собеседование именно кадры, которые чётко соответствовали формально поставленным задачам.

Но нет! Сотрудники банка, которые проводили собеседования, как будто вообще не помнили о задаче.

Когда боец Амивео подключился к тендеру, банк уже прособеседовал суммарно 70 человек. И отобрал в команду… семерых! Десять процентов! Десять! Такой суровый отсев – это жесть жестяная с бантиком из жести, вот что я хочу сказать.

При этом ещё ладно бы, если б банк отобрал себе самые КАЧЕСТВЕННЫЕ 10% сотрудников – но нет же.

Вот приходит собеседоваться девушка, отличный для своего уровня специалист, бодро отвечает на вопросы, успешно решает технические задачи, молодец! А потом оказывается, она не прошла отбор! Почему? Да кто знает. Может, интервьюерам девушки не нравятся?

Хотя нет, вот следом собеседовался молодой человек, откровенно слабенький специалист – как будто только вчера проснулся и вдруг решил построить карьеру в IT, а до того работал каким-нибудь токарем, например. В вопросах плавает, подвисает, местами откровенно тупит – но собеседование проходит! Почему? Потому что интервьюеру нравятся флегматичные люди. А та бодрая девушка была слишком энергичной. Не, ну а чё она?

А вот хорошего спеца за соседним столом пытают дебильными задачами на сообразительность «из интернета» – типа «Как при помощи ботинка и клюшки для гольфа одним движением разделить пирог на пять частей?». Ну нафига вы задаёте человеку такие вопросы? Как связано с работой айтишника умение или неумение решать подобные задачи?

Вот претендент ответил на 10 вопросов интервьюера из 10 и… пошёл лесом. А следующий претендент ответил на 8 вопросов из 10 и был одобрен. Почему?! Потому что правильно ответить на 10 вопросов из 10 – это подозрительно! Наверняка претендент знал ответы или ему подсказывали, или он умный слишком, «и вообще»! А 8 правильных ответов из 10 – это нормально, хорошо. Словом, не смейте показывать результат лучше ожидаемого!

Плюс к этому – интервьюеры вообще не понимали специфики айтишников. Очень часто действительно крутые прогеры, кодеры, тестировщики – дикие. Абсолютно не социальные. Они не выглядят приветливыми, редко пытаются кому-либо понравиться и не умеют нравиться, даже если захотят. Они мало разговаривают, плохо подбирают слова, не умеют убедительно самопрезентоваться. Иногда выглядят альтернативно одарёнными. Часто не любят людей и не очень-то это скрывают.

Такие ребята ПЛОХО собеседуются! Но РАБОТАЮТ – великолепно! Только интервьюер, который не понимает этой специфики и не думает о задаче – радостно прохлопает действительно классных спецов. А на работу примет тех, кто умеет себя презентовать и просто придётся по душе.

Возвращаем ситуацию в русло конструктива

Понятное дело, что проводить собеседование, помня о задаче, задавать полезные для дела вопросы и взвешенно оценивать ответы – не так весело, как найти в интернетиках задачки на сообразительность и долбать ими охреневших кодеров. Но ещё нужно понимать, что корень подобных проблем обычно не в злом умысле и не в желании интервьюеров усложнить всем жизнь.

В случае с этим тендером было две причины, по которым на собеседованиях отбирали лишь 10% предложенных сотрудников, причём не лучшие 10%. Первой причиной было, как ни странно, желание выполнить задачу максимально хорошо. Просто интервьюеров занесло в этом желании. Подвёл недостаток опыта при одновременном увлечении интересной задачей и чрезмерном доверии к советам «из интернета» типа «Как укомплектовать свой штат самыми зашибенно лучшими сотрудниками».

Второй причиной, как бы странно это ни звучало после вышесказанного, был страх ошибиться.

Руководство банка отдало собеседования на откуп рядовым сотрудникам, не снабдив их чёткими инструкциями. Руководство само довольно плохо понимало, кто такие айтишники и что такое айтишная структура. И исполнители, с одной стороны, подошли к вопросу творчески, а с другой стороны – очень боялись ошибиться и получить по шапке. У них в принципе не было внятных объективных критериев, по которым можно отличить достойных претендентов от недостойных. Потому и решения принимали – одно другого страннее, полагаясь на субъективные впечатления и памятуя о необходимости прикрыть свою жопу от рисков.

Когда боец Амивео собрал фактуру и смог влиять на процессы – стало полегче. Во-первых, лёгким движением руки меняя в резюме джуниоров колледжи на ВУЗы, мы добились того, что подходящих для этой работы специалистов таки стали одобрять. Да, тех самых людей, на которых прежде и смотреть не хотели из-за формального несоответствия заведомо завышенным требованиям.

Во-вторых, боец Амивео смог достучаться по цепочке наверх и сообщить: уважаемый организатор тендера, у вас тут лютая дичь творится. Мало того, что требования изначально завышены, так ещё и собеседования проводят не в соответствии с этими требованиями, а в соответствии с пожеланиями левой пятки интервьюеров. Вы сколько времени уже продолбали, уважаемые организаторы тендера? Вот ваши пять сотрудников тут неотрывно занимаются какой-то ерундой, вот вы десятки человек прособеседовали – и что получили? Семерых человек в команду? Как быстро планируете одобрить остальных 43, если сохраните этот безумный подход?

После этого собеседования стали продуктивнее, проще, и команда набралась достаточно быстро.

Потом были другие интересные истории после того, как наш клиент таки выиграл этот многострадальный тендер. Как и ожидалось, приключился феерический цирк с обучением 50 человек – заказчик физически не мог сразу организовать обучение для всех. Потом оказалось, что ещё две недели уйдут на оформление новых сотрудников – внутренние службы не могут работать быстрее, потому что у них регламенты и лапки. А потом аттестация, да – но банк пока не знает, как её организовать. И, по причинам, перечисленным выше – пришлось подвозить на проект некоторое количество других людей, не утверждённых предварительно на собеседованиях. Что, между прочим, лишало смысла все те страдания, которые вынесли спецы, прошедшие собеседования.

Но всё это наш боец тоже понемногу устаканивал. Показывал, как можно оптимизировать систему отбора, как организовать обучение людей – разумеется, не всей кучей, а небольшими партиями…

В итоге на ввод команды в рабочие процессы всё равно ушло около трёх месяцев, и это были очень болезненные для банка месяцы.

По сути, корявой организацией тендера банк создал себе массу трудностей, которые потом пришлось героически преодолевать. И ладно ещё рядом оказался боец Амивео – мы умеем оптимизировать операционные процессы.

Кстати, не только их.

Чем мы можем помочь клиентам, которые собрались участвовать в тендерах на IT-аутсорсинг

Мы в Амивео отлично знаем и рынок IT-аутсорсинга, и тонкости проведения тендеров – сами работали в международных корпорациях – они участвуют в тендерах и как заказчики, и как исполнители. У нас есть практика привлечения подрядчиков, опыт анализа документации и рынков.

Если вы – компания, которая собирается участвовать в тендере впервые, и никогда прежде не набирали людей на аутсорс – мы поможем корректно сформулировать запросы, чтобы определить реальный диапазон цен и получить релевантные предложения от исполнителей. А также поможем обойти подводные камни вроде тех, которые я описал в этой статье – например, покажем, как, формируя условия для участников, вы сами себе создаёте трудности. И какими способами потенциальные исполнители могут обойти поставленные вами условия. В общем, если вам требуется проводить опрос рынка, создавать опросники, матрицы оценок, формировать short list (и прочие страшные слова, как RFI и RFP), знайте, мы это умеем делать, причём со всех сторон баррикад.

А компаниям, которые собираются принять участие в тендерах, мы поможем с анализом: соответствует ли ваше предложение всем условиям заказчика? Будет ли победа выгодной для вас, стоит ли вообще ввязываться в конкретный тендер? Поможем сформулировать и просчитать риски, подготовиться к отбору, собеседованиям и снизить риски.

Ещё мы в Амивео хорошо ориентируемся на рынке услуг по IT-аутсорсингу и знаем компании, из которых часто можно привлечь нужные кадры вообще без всяких тендеров.

Мы поможем провести качественный аутсорсинг – то есть начнём с вопроса: «Что вы хотите получить в результате, какие конкретно задачи закрыть?». Исходя из ответа мы определим и квалификацию персонала, который нужно подобрать, и оптимальные способы отборов/собеседований. И поймём, нужно ли вообще аутсорсить кадры или в данном случае имеет смысл искать людей в штат.

Мы в Амивео очень хорошо умеем выбирать людей под задачи – это одна из наших уникальных фишек. Мы стоим на том, что до 90% успеха любого проекта зависит от того, насколько грамотно нужные люди расставлены по нужным местам. В том числе – когда нужно подобрать IT-аутсорсеров для работы в конкретных проектах.

Неожиданный постскриптум истории с тендером

Несколько месяцев боец Амивео честно проработал в банке на позиции главы разработки. За это время выстроил внутренние процессы – и убедил руководство отпустить его в закат. Когда процессы выстроились и наладились, отпала необходимость держать в штате дорогого суперквалифицированного специалиста. Благополучно подхватить отлаженные процессы сумел человек с не такой высокой, хотя и очень достойной квалификацией. А наш боец вернулся в строй бизнес-спецназа Амивео.

И вскоре после этого ещё один наш постоянный клиент, который так же предоставляет услуги IT-аутсорсинга, задумчиво изрёк: «Знаете, я решил продавать свои услуги через тендеры. Вот несколько месяцев назад был такой интересный тендер от крупного коммерческого банка – я даже подал на него документы, но моих сотрудников забраковали на этапе отбора резюме, так обидно получилось…».

Мы, конечно, поможем любому нашему клиенту победить в следующем тендере, но, надеемся, в этот раз обойдётся без внедрения бойца Амивео в команду разработки!

Что же, на сегодня у меня всё. Плюс новость, что мы завели канал в телеграме. Теперь точно все.

Если у вас есть опыт участия в тендерах – с удовольствием послушаю ваши истории. И вообще перехожу в режим чтения комментариев. Высказывайтесь!