Recruitment re-engineering: как мы в прошлом году перестроили процессы, чтобы нанимать в 1,5 раза быстрее

Как крупной компании, которая продолжает быстро расти, оцифровать и изменить процессы поиска талантов и эффективнее все считать? Опытом «Лаборатории Касперского» делится Кирилл Ширяев, руководитель центра HR-экспертизы компании.

В IT скорость и качество найма решают все, а цена ошибки высока. При этом не все в рекрутменте можно автоматизировать. Есть вещи, которые необходимо оставить на уровне эксперта и его личных взаимоотношений с нанимающим менеджером.

Это 20 лет назад «Лаборатория Касперского» была компанией, которая производила только антивирус. Сейчас у нас множество продуктов, решений, сервисов и 34 офиса по всему миру. И везде мы нанимаем сотрудников.

К 2019 году — до начала нашей истории с реинжинирингом — у нас уже был построен кадровый отдел, в котором было более 20 рекрутеров. Все процессы были заточены под то, чтобы он работал фактически как внутреннее кадровое агентство с ориентацией на результат. Так мы закрывали почти все вакансии, и NPS менеджеров (удовлетворенность заказчиков нашей работы) была достаточно высока — 63%.

После 2020-го, как только вакансий стало больше, процесс несколько замедлился. И честно говоря, не сразу стало понятно, почему. Точнее, было понятно только отчасти. Например, у кого-то в командах были технические тестирования кандидатов до, у кого-то во время, у кого-то после собеседований. В итоге в глазах кандидатов на вакансии с одним и тем же стеком технологий у нас могли быть разные процессы отбора. И на IT-рынке это стало мешать.

В целом мы столкнулись с четырьмя основными челленджами.

Уже достаточно давно мы конкурировали за таланты с компаниями не только из IT, но и других отраслей: промышленности, производства, банковской сферы. Везде нужны те же самые специалисты, которых ищем мы. Для некоторых позиций индекс спроса чрезвычайно высок (то есть вакансий гораздо больше, чем кандидатов). Лучшие технические специалисты больше не выстраиваются в очередь, чтобы получить работу. Они тщательно отбирают потенциальных работодателей и охотнее меняют работу в поисках лучших возможностей.

В 2020 году из-за пандемии наблюдалось некое затишье. Но уже в 2021 году мы почувствовали резкий рост уровня конкуренции за таланты. В этих условиях скорость и качество найма вышли на первый план.

Один день незакрытой вакансии (особенно когда счет идет на десятки и сотни таких вакансий) может стоить компаниям внушительной суммы. Крупные игроки начинают определять это как зону риска.

Следующий блок — это так называемый candidate experience. Мы покопались в этой истории, опросили большое количество кандидатов и посмотрели различные источники. И вот что мы выяснили:

Мы опросили наших менеджеров и узнали, как они оценивают кандидатов, что для них важно: реальный талант, оценка по формальному бэкграунду (резюме) или что-то еще. Почти все считают, что предыдущий опыт действительно важен. Для многих все еще важно, как он описан (как составлено резюме). Но 55% сами привели примеры того, что они нанимали классных кандидатов, у которых резюме не было вообще либо оно было очень поверхностным. И наоборот, примерно у половины был опыт найма не очень хороших специалистов с классным резюме.

В целом наши менеджеры считают главными критериями успеха рекрутингового процесса:

Все еще важно количество представленных кандидатов. И в этом пункте мы пытаемся наших менеджеров переубедить, потому что количество представленных кандидатов не всегда является показателем качества. Мне кажется, мы далеко продвинулись в том, чтобы они приняли этот факт.

Что мы могли с этим сделать?

Мы же решили рискнуть и поменять подход.

Мы в какой-то степени пересмотрели процесс рекрутмента, создав целую экосистему HR-экспертизы. Она позволяет закрывать вакансии быстрее.

Все эти преобразования строятся на нескольких блоках:

Теперь про каждый из этих пунктов подробнее.

Стандартизация процессов

Уверен, что у многих процесс выглядит примерно так:

Структурированно прописан каждый этап от начала поиска до принятия оффера. Помимо этого есть специальные инструменты (документы со стратегиями), позволяющие правильно «снимать» вакансию, то есть получить информацию для заявки. А еще есть SLA, о котором мы договорились и со стороны рекрутмента, и со стороны нанимающих менеджеров, чтобы сроки не затягивались. Эту историю мы пока пилотируем. Но менеджмент действительно стал более вовлечен в задачи по укомплектованию штата.

Оценка по навыкам

Фактически мы структурировали стратегию поиска. Она представляет собой документ, где нанимающим менеджером описывается все, что рекрутеру нужно знать про этот поиск, чтобы выполнить его быстро и качественно, например:

И так далее в зависимости от вакансии. Сейчас часть полей предзаполнены — у нас много типовых ролей, так что задачи повторяются.

Самое главное, что есть в этом документе — структурированные вопросы для так называемого прескрина — второго этапа оценки кандидатов. Чаще всего это вопросы с конкретными ответами, особенно если идет поиск IT-специалиста, знания которого рекрутеру без подсказки оценить может быть не так просто.

В ходе собеседования рекрутер за 15-20 минут рассказывает о компании и с помощью прописанных вопросов оценивает, подходит ли кандидат для следующего этапа — интервью с менеджером. В итоге это интервью можно назначить сразу же, не показывая менеджеру никаких резюме.

Важно, что мы исключили ситуацию, когда рекрутер не знает, по каким критериям менеджер оценивает кандидата на входе. Такой подход экономит много времени.

Если кандидаты не проходят интервью с менеджером, срабатывают SLA, о которых я говорил выше. Если определенное количество кандидатов не прошли интервью с менеджером (никто не получил оффер и не прошел на следующий этап), мы возвращаемся на нулевую стадию и смотрим стратегию, а заодно резюме этих кандидатов. Ищем, что мы недооценили.

Hiring capacity

Это различные проекты, которые позволяют нам нанимать быстрее.

Например, наша Академия рекрутмента, о которой мы еще расскажем подробнее :) Набор в Академию проходит примерно раз в квартал. Мы приглашаем к себе молодых специалистов (студентов) и учим их нашим процессам подбора — как сорсить, как общаться с кандидатами и в целом использовать наши многочисленные инструменты. У тех, кто отличился, есть возможность присоединиться к нашей HR-команде.

Специализированные инструменты

Но и это еще не все. У нас есть различные инструменты, которые позволяют, так сказать, «отъедать» отдельные куски пирога на конкурентном рынке.

Чтобы понять, насколько процесс успешен в целом, какие инструменты работают лучше, а какие хуже, мы начали измерять множество метрик:

В общей сложности — десятки различных показателей! И вся эта информация отображается и меняется в режиме реального времени в наших кастомизированных дашбордах.

Один из примеров — дашборд по заявкам на подбор по всей компании: сколько вакансий открыто, сколько из них на стадии принятия рекрутером, какие средние сроки найма.

Все это можно отфильтровать по любым локациям, годам, дивизионам, странам.

Второй пример: дашборд по активности команды рекрутмента (он открыт всей команде): сколько вакансий «зеленых», то есть в полном порядке, сколько открыты давно и какие у них статусы. Можно получить срез по конкретному рекрутеру, оценить исторические данные.

В 2021 году мы ускорили найм на 28%, что довольно круто, учитывая, что мы значительно преобразовали процесс рекрутмента. Наша продуктивность выросла.

А самое главное, не упал NPS нанимающих менеджеров. Я считаю это прогрессом. Изначально не все были рады изменению отношений с отделом рекрутмента. Но общая оценка не упала, то есть мы все сделали правильно. Менеджеры более чем довольны результатом.

И cost of hiring остался прежним.

Для нас двукратный рост найма был, с одной стороны, вызовом, а с другой — нашей новой реальностью. Здесь почти как у Кэрролла в «Алисе в Стране чудес», нужно бежать в два раза быстрее: в 2022-м найм вырастет еще. Мы воодушевлены тем прорывом, который удалось сделать. А еще мы будем рады, если вы присоединитесь к нашим командам рекрутмента tech и non-tech направлений.

Заручитесь поддержкой нанимающих менеджеров и вообще бизнеса. Этот проект много шире команды рекрутмента.

Онбордите. Я про это упоминал — онбординг рекрутмента позволил нам очень сильно ускориться и стать гораздо продуктивнее. Сейчас мы доделываем онбординг для нанимающих менеджеров, чтобы они лучше «продавали» вакансии.

Мы разделили KPI между рекрутингом и бизнесом. И это тоже приносит свои плоды. Когда у тебя есть ответственность за конечный результат, это лучше дисциплинирует.

Креативить можно долго, но проект надо запускать по частям. И уже в бою проверять некоторые гипотезы — что работает, что не работает.

И конечно, вам должно нравиться то, что вы делаете :)