Предпринимателям: подводные камни в вашем ИТ или вы думаете, что всем пофиг

В моей работе, руководители и собственники бизнеса редко задумываются об ИТ, о том кто за неё отвечает и как всё работает. Но как только начиаются проблемы. Мне нравится аналогия с зубами и зубной болью. Все знают, что к стоматологу надо ходить каждые полгода, в реальности, как только заболит зуб...

Что реально может заставить людей соблюдать профилактику? Мне кажется, что только собственный горький опыт.
Что реально может заставить людей соблюдать профилактику? Мне кажется, что только собственный горький опыт.

Большинство таких предпринимателей считают, что ИТ — это всевозможная техника, и программы, заставляющие эту технику работать и дружить между собой. На самом деле к ИТ относятся:

  • лицензии к программам,
  • регламенты работы,
  • инструкции,
  • договора с подрядчиками и поставщиками.

За эти вещи, как правило, никто не отвечает, их состояние никем не контролируется, если компьютеры, принтеры, сервера теряются редко, то документы и лицензии постоянно, а последствия от потери могут быть не менее тяжелыми.

👩‍💼 Документы на сайт

Вы уверены, что ваш сайт принадлежит именно вам? Часто фрилансеры и веб-студии при создании сайта или корпоративной почты регистрируют доменное имя на себя, потому что так быстрее и проще. Заказчик об этом даже ничего не знает и ему об этом никто не сообщает. Сайт создан, передан заказчику, работает, приносит заявки, почта отправляется, какая разница?!

У центра спортивной медицины в одно время перестал работать сайт. Быстро выяснили, что вовремя не оплатили домен, казалось бы, заплати 3000 рублей и живи спокойно, но раньше админ приходил к руководителю, просил деньги на сайт, получал наличкой и всё, на этом взаимодействие заканчивалось. Теперь админа нет, связи с ним нет, как и кому платить непонятно.

Нужно доказать, что сайт принадлежит компании — это сложно, ведь он оформлен на бывшего админа. Пока разбирались и пытались всё восстановить — доменное имя купил магазин спортивных товаров.

Сайт и почта утеряны. Пришлось начинать всё заново.

Бывают и другие варианты потери сайта
Бывают и другие варианты потери сайта

📱 Экономия на связи

Сотовая связь, интернет для юридических лиц дороже, чем для физических, пытаясь сэкономить, компании могут оформить нужные услуги на одного из сотрудников.

В одном магазине сети мебельных салонов, перестал работать интернет и пара телефонов у менеджеров. Сотовый оператор отказался общаться, заявив, что с этой компанией у него никаких отношений нет.

Оказалось, что раннее, один из менеджеров предложил оптимизировать расходы на связь: на менеджера оформили три сим-карты по акции. В итоге компания оплачивала расходы, получала звонки и интернет по выгодным ценам, а менеджер бесплатный интернет и ТВ. Но потом менеджер уволился, потом его перестало устраивать скорость интернета и он переоформил свой пакет на другой в результате аннулировав старые сим-карты не предупредив бывшее начальство.

Компания оформила новый договор, но старые номера потеряла: визитки, сайт, баннеры пришлось переделывать.

Кажется, что разница только в цене
Кажется, что разница только в цене

🐠 Работали на легальном офисе, но платить пришлось как за пиратский

Лицензии на программы — хитрая вещь. Казалось бы, если ты купил официальную версию, то никто к тебе приставать не будет. Но дьявол скрыт в тексте лицензионного соглашения, обычно его не читают и сразу принимают.

Но в тексте лицензий написано как можно подтвердить легальность программы, причем у каждой программы свой способ подтверждения. Иногда это чек на покупку, иногда наличие специальной наклейки, иногда коробка. Если вы не можете подтвердить лицензию тем способом, который указан в программе, считается, что вы пользуетесь программой незаконно.

Когда в офис по ремонту сотовых телефонов пришла проверка, все были спокойны, компания больше трех лет лицензировала все программы, удалила все ненужное и запретила сотрудникам устанавливать что-то своё, все документы об оплате у бухгалтерии хранились в папках.

Однако, проверяющие заявили, что коробочные версии Микрософт Офис установленные на 10 компьютеров не являются лицензионными, так как никто не может показать коробки, а именно коробка является доказательством лицензии.

Сумма ущерба с учётом штрафов 200 тысяч рублей.

🤓 Нудятина

Профилактика — это скучно, результат незаметен и всегда кажется оторванным от жизни занятием. Но лишь те, кто испытал адскую зубную боль, начинают внимательно следить за рекомендациями стоматолога.

Я хочу надеяться, что моя статья хотя бы подтолкнула вас к наведению порядка в своей ИТ. Ведет ли ваш админ хоть какую-то документацию по своей работе и есть ли у вас к ней доступ? Если вы не можете ответить на этот вопрос, это первый звоночек.

Скорее всего, админ единственный человек в компании, который владеет её электронными ресурсами, что будет, если ваши пути разойдутся? Если он будет лоялен, это ещё ничего, придется потратить полдня на созвоны и «вспоминания», а если он уйдёт обиженным? Как обезопасить себя?

Начните с админа, спросите про документацию о работе, о паролях и доступах. Если с этим все плохо, пусть админ составит перечень электронных ресурсов, проверит доступы к ним, не грех проверить актуальность паролей и их надежность, представьте, что к вашему сайту имел доступ обиженный сотрудник, который может немного похозяйничать, если такой шанс есть — смените пароли, проверьте лицензии, некоторые программы имеют лицензию для юрлиц и физлиц, проверьте, чтобы на рабочих компьютерах были программы с лицензией на юрлица или свободные для использования.

88
4 комментария

Комментарий недоступен

3
Ответить

Чаще всего именно на документах подгарают компании. технику уже научились все делать, а вот административной культуры нет

Ответить

Спасибо за памятку)

Ответить

Полезно. Спасибо

Ответить