Кейс: как не терять клиентов со срочными задачами из-за предоплаты

Для этого мы научились узнавать о поступлении денег на счет раньше своего бухгалтера. Опыт Группы компаний СНЕГ.

Мы занимаемся веб-разработкой, маркетингом и внедрением Битрикс24. Для поддержки у нас есть специальное направление Технокод, с развитием которого началась эта история.

У технической поддержки сайтов своя специфика. Часто приходят клиенты с небольшими, но срочными заказами, за которые мы берёмся только после внесения аванса. Чтобы задача выполнялась быстро и по плану, нам важно как можно скорее увидеть платёж от клиента на расчётном счёте.

От поступления предоплаты напрямую зависит скорость работы. Если менеджер поздно заметит поступление, то поставит задачу только на следующий день. Или перенесёт работу на другую неделю и заставит клиента лишний раз понервничать. Чтобы быстро передавать задачи разработчикам, нам нужно было ускорить получение информации о предоплатах.

Проблему начали решать с открытия расчётного счёта в Тинькофф Бизнес — мы считаем этот банк одним из самых быстрых в России, особенно по части платежей. После открытия расчетного счета в Тинькофф оплата поступала в течение нескольких часов — до этого сроки исчислялись днями.

Но всё ещё оставалась проблема «последней мили» — информирования менеджеров о том, что платёж поступил. Нас не устраивало, что менеджер каждые полчаса просит бухгалтерию проверить поступления. Введение расписания для проверки приходов бухгалтерией тоже не подходил — важно было сделать это без бухгалтеров, которые и так загружены. Мы начали искать способы избавиться от этой порочной схемы.

Есть два популярных способа отслеживать платежи: получать выписку на электронную почту и парсить её, чтобы найти нужные данные, или синхронизировать банк с 1С и получать данные в CRM. Так делают многие, но вряд ли эти решения быстрые и универсальные.

Нам повезло — в Тинькофф Бизнесе нашлось удобное API, которое помогает проверять поступления на счет в автоматическом режиме. На его основе мы сделали собственное решение — Тинькофф24. С помощью приложения менеджер может смотреть поступления по счетам прямо в Битрикс24, не отвлекая бухгалтера.

Логика работы Тинькофф24 простая. Раз в полчаса приложение сравнивает параметры в платеже и CRM — сумму, наименование контрагента и номер счёта. Если данные сходятся, приложение переводит счёт в статус «Оплачено» и направляет уведомление ответственному сотруднику.

Если соответствия в счетах нет, формируется задача для другого сотрудника, чтобы он провёл корректировку вручную.

Для тех, кто боится, что сумму прихода увидят посторонние, в настройках уведомлений можно оставить только номер и название счета.

Инструмент работает быстрее, чем ожидалось: иногда Тинькофф24 узнаёт о поступлении на счет на час раньше, чем оно появляется в банк-клиенте. Бухгалтер ещё не увидел денег, а менеджер уже знает о поступлении предоплаты и отдаёт заказ в работу.

Мы пользуемся приложением больше года. За это время сроки получения информации о платежах уменьшились в десять раз — с двух дней до пары часов. Между приходом денег и получением информации менеджером проходит не больше получаса — это помогает быстро обрабатывать срочные заказы.

После года использования Тинькофф24 мы решили, что приложение должно помогать не только нам, но и всем желающим. Сейчас оно доступно в каталоге решений Битрикс24 бесплатно.

А ещё из приложения теперь можно подать заявку на открытие счёта в Тинькофф и подключение дополнительных услуг — например, открыть зарплатный проект. На очереди в разработку — работа с несколькими компаниями и расчетными счетами, и отслеживание поступлений в одном Битрикс24.