Увольнение сотрудника: как не потерять важную информацию

Уход сотрудника из компании — совершенно обычная часть рабочей рутины, с которой рано или поздно сталкивается любая организация. От того как в компании настроен процесс передачи дел от уволенного сотрудника к его коллегам зависит эффективность работы всего отдела: придется ли оставшимся специалистам перерабатывать, не сорвутся ли сроки в проектах, будут ли выполнены в полном объеме контрактные обязательства и прочее.

В этой статье мы расскажем, как правильно выстроить работу с документами, чтобы уход специалиста, даже ключевого, сопровождался минимальной потерей его знаний и результатов работы.

Руководители подразделений часто говорят о проблеме поиска нужных документов после увольнения сотрудника, но при этом редко могут объяснить, почему так вышло.

В известном исследовании IDC приводится интересная статистика: треть (36%) рабочего дня тратится сотрудниками на поиск и консолидацию информации, и только в половине (56%) случаев эти действия приводят к успеху. Одна из причин такого положения дел раскрывается в другом исследовании — от компании PwC: 7,5% от всех документов в организации попросту теряются. Поэтому не удивительно, что поиск и изучение информации, которая осталась после увольнения специалиста, занимает так много времени.

Каждый человек по природе своей уникален, также уникальны его методы работы. На них влияют профессиональный опыт, навыки и, конечно, правила, принятые в компании. Разберем распространенные причины возникновения сложностей с документами ушедших из организации сотрудников.

Ситуация № 1: Сложно найти нужную информацию, так как неизвестно название документа или папки на компьютере уволившегося сотрудника.

Причина: План передачи дел используется только как формальный документ, «для галочки».

Что делать: При подготовке плана подробно отразить состояние документов и статус каждой задачи специалиста. Использовать данный подход особенно важно, если речь идет о ключевом сотруднике.

Мы рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций при формировании плана (в данном случае не рассматриваются правила информационной безопасности или юридическая сторона вопроса):

Такой подробный документ и ответственный подход к его исполнению могут минимизировать возможные проблемы после ухода специалиста.

Ситуация № 2: Непонятно, где искать итоговую версию документа, а также как найти текст в *.docx, если в рабочей папке только скан-копия в *.pdf.

Причина: В компании много систем для хранения и работы с документами (более трех).В ходе исследования пользовательского опыта удалось установить, что сотрудники чаще всего используют собственный компьютер, электронную почту и общую папку на сервере для хранения и передачи файлов. Кроме них также применяют СЭД, ТОиР, системы автоматизированного проектирования и другие. Довольно сложно понять, в какой из систем искать нужный документ и где хранится самая последняя версия.

Что делать: Навести порядок в информационных системах.Такую работу нужно проводить поэтапно, избегая кардинальных перемен в использовании привычных системам компании. Для начала необходимо установить несколько простых правил и оповестить о них всех сотрудников:

В итоге будет создана «Карта маршрутов», которая представляет собой такую схему:

К этому документу сможет обратиться любой специалист, чтобы самостоятельно решить свой вопрос.

Ситуация № 3: Есть хранилище документов, но найти необходимую информацию в папке быстро не получается.

Причина: Отсутствие общих правил хранения критически важной документации для компании.

Что делать: Применить строгую структуру для хранения документов. Если общее информационное пространство для документов есть, а разобраться что и где лежит довольно сложно без знания конкретного названия документа или пути к папке, следует сделать структуру хранения более понятной и соответствующей задачам подразделений. Решение такой задачи может привести к созданию небольшого внутреннего проекта. Для этого необходимо:

В качестве элементов группировки можно использовать типы и виды документов, даты событий, названия процессов или проектов и т. д.

Ситуация № 4: Непонятно, какую версию документа использовать для работы, поскольку из названий копий неясно, где финальный вариант.

Причина: Отсутствует связь между документами, так как нет инструментов для управления версионностью, принадлежностью к процессу или проекту.Это наиболее популярная причина путаницы в версиях документов, которая осложняет сопоставление сканированных итоговых документов с их редактируемыми исходниками.

Что делать: Использовать информационные системы с функциями совместной работы и контроля версий. В статье «Как организовать совместную работу с документами в компании, если нельзя использовать Google Drive и другие популярные сервисы?» мы уже рассказывали о вариантах решения этой задачи. В условиях распределенной работы важно использовать современный инструмент, который обеспечит возможность совместно трудиться над документами. Хорошим выбором может стать использование коробочного решения, в котором реализованы следующие возможности:

Ситуация № 5: Информация быстро становится неактуальной после увольнения ответственного сотрудника, так как документы появляются в информационных системах компании с опозданием или не обновляются.

Причина: Отсутствие или нечеткое понимание правил по передаче прав доступа сотрудникам в системах для работы с документами.Именно эта причина приводит к проблемам с доступностью документов, сложностям в поддержке актуальности информации. Если права доступа может назначать только ИТ-специалист или системный администратор, сотрудники зачастую не спешат обращаться к нему, а предпочитают отправлять друг другу документы по почте или создавать новые версии.

Что делать: Предоставить бизнес-пользователям возможность самостоятельно управлять правами доступа к информации.В идеале используемая система для работы с документами должна обладать следующими функциональными возможностями:

Наличие таких возможностей в информационной системе позволит сократить время на организацию доступа к нужной информации для специалистов и сделает процесс контролируемым и управляемым.

Используя рекомендации, представленные в статье, можно сократить количество потерянных документов и освободить время сотрудников для решения более важных задач. Организация и контроль работы с корпоративным контентом позволит не только избежать сложностей, связанных с уходом сотрудников, но и быстрее перейти к процессам автоматизации и цифровизации процессов.