Как написать грамотное письмо по итогам встречи - памятка
Мы с вами недавно говорили о том, как выгнать сейлзов в поля и как проводить с ними всякие планёрки.
Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.
Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи
Agenda (адженда) – повестка встречи
Перед встречей
- Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
- Сформулировать адженду.
- Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.
Структура текста приглашения на встречу
- Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
Плохо: "встреча с маркетингом". Хорошо: "Новогодние подарки партнёрам HR-службы" - Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
Плохо: "Доброго времени суток!". Хорошо: "Алексей, Ирина, добрый день."
Любителей "доброго времени суток", "приветствую", "извиняюсь" и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!
- Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
Плохо: "В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office...". Хорошо: "Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%". - План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
Плохо: "На встрече обсудим судьбу нашего проекта". Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут." - Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
Плохо: "Надеюсь, мы успеем обо всём договориться". Хорошо: "В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании" - Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность
Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.
Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.
В конце встречи
- Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
- Вслух подведите итоги
После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.
Структура фоллоу-апа
- Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
- Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
- Что проговорили, какие решения приняли
- Следующие шаги (даты, ответственные)
- Контакты
Пример
Добрый день, коллеги.
Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.
Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):
- Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
- К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
- К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
- В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
- 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
Наши следующие шаги:
- Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
- Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
- Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
- Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
- Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01
Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.
С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234
Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:
- Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
- Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило
Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.
А вот тут можно почитать, что делать, если вам захотелось острых ощущений и потянуло на услуги консалтинга:)
Спасибо за данную статью. Часть из неё переиспользовали для внутрикорпоративной памятки по назначению встреч)
Пожалуйста:)
Тут, судя по количеству просмотров, так поступили не только вы, но ещё три десятка компаний. Это радует, конечно:)
Огонь!