Как написать грамотное письмо по итогам встречи - памятка

Мы с вами недавно говорили о том, как выгнать сейлзов в поля и как проводить с ними всякие планёрки.

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
2. Сформулировать адженду.
   
3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

• Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
  Плохо: "встреча с маркетингом". Хорошо: "Новогодние подарки партнёрам HR-службы"
• Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
  Плохо: "Доброго времени суток!". Хорошо: "Алексей, Ирина, добрый день."

• Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
  Плохо: "В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office...". Хорошо: "Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%".
• План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
  Плохо: "На встрече обсудим судьбу нашего проекта". Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут."
• Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
  Плохо: "Надеюсь, мы успеем обо всём договориться". Хорошо: "В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании"
• Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

• Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
• Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
   
3. Что проговорили, какие решения приняли
   
4. Следующие шаги (даты, ответственные)
   
5. Контакты
   

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

• Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
• К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  
• К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  
• В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  
• 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
  

Наши следующие шаги:

• Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
• Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  
• Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
  
• Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  
• Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01
  

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

• Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
• Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

А вот тут можно почитать, что делать, если вам захотелось острых ощущений и потянуло на услуги консалтинга:)

#whoispotemina #np_salesmethodology