Топ-7 задач, в которых чат-боты сэкономят время и деньги вашего бизнеса

Каждый бизнес, от парикмахерской на углу до интернет-провайдера, норовит поручить чат-боту общение с клиентами. Это экономит рабочее время сотрудников, а следовательно — деньги бизнеса. Но боты полезны не только в общении с клиентами, они отлично интегрируются в работу команды.

Сегодня поговорим о том, как и зачем бизнесу внедрять чат-ботов в корпоративные коммуникации и внутренние процессы. Выделили 7 направлений, в которых чат-боты могут оптимизировать внутренние бизнес-процессы: от онбординга новичков до регулирования температуры в переговорных.

Главное, что надо понимать о возможностях чат-ботов внутри корпоративных мессенджеров: если что-то можно автоматизировать, автоматизируйте это с помощью ботов. Замкните все корпоративные сервисы на мессенджер, чтобы сотрудники освободили рабочее время за счет использования бота, который займется рутиной.

Да, CRM-системы и сами умеют распределять входящие заявки между менеджерами, но чат-боты все же оптимизируют этот процесс. Бот может начать диалог и сразу задать первые ключевые вопросы, не заставляя клиента ждать, и попутно включить в беседу свободного менеджера. Бот может автоматически возобновить диалог клиента с нужным менеджером, когда статус заявки внутри CRM-системы изменится.

Обработайте заявку и получите подтверждение об оплате, а когда остается только согласовать дату и адрес доставки товара клиенту, можно снова подключить чат-бота. Пусть робот уточнит у заказчика, когда и куда привезти товар, а затем внесет эти данные в карточку заказа, пока вы радуетесь удачной сделке.

Представим, что руководителю отдела маркетинга зачем-то срочно нужен отчет об эффективности рекламных кампаний в соцсетях за второй квартал прошлого года. На составление такого отчета может уйти несколько часов рабочего времени одного из сотрудников.

Если в компании есть чат-бот, который понимает текстовые запросы и умеет формировать отчеты, это сэкономит десятки или даже сотни часов рабочего времени в год. Можно сделать бота, который будет отчитываться за сотрудников о количестве переработок, об эффективности рекламы, о расходах на офисные принадлежности, о расходах на ДМС и о многом другом.

Если подключить чат-бота в корпоративном мессенджере к календарю, он превратится в общего секретаря, который ничего не забывает, всем обо всем напоминает и всегда вежливо сообщает о ближайших встречах, переговорах и звонках.

Уведомление в календаре может затеряться, а вот сообщение пропустить куда сложнее. Это как если бы вместо будильника вам по утрам звонил кто-то с очень ласковым голосом, чтобы разбудить вас на пробежку.

С помощью чат-бота можно организовать интерактивную базу знаний, которая будет обучать сотрудников по запросу или проводить онбординг для новичков. Эдакий локальный ChatGPT, который научит новичков правильно обрабатывать заявки, составлять анонсы для соцсетей и заполнять складские накладные.

Если в вашей команде появился новый разработчик, который не любит по каждому вопросу дергать тимлида, можно создать базу знаний, где собраны все ответы.

Самое очевидное использование чат-бота в службе поддержки — это разгрузить сотрудников, передав боту обработку самых простых запросов, которые решаются шаблонными советами. Однако можно пойти дальше, и настроить бота для помощи специалистам поддержки не в простых, а в сложных кейсах.

Бот может помочь, если во время разговора с клиентом специалист поддержки оказался в тупике и не знает, как правильно отработать какой-нибудь сценарий. Если достаточно хорошо проработать базу знаний с ответами на типовые, но сложные вопросы, ваши сотрудники всегда смогут прямо во время беседы с клиентом получить помощь от робота. Как голос редактора в ухе у Ивана Урганта.

Помните Джарвиса из фильмов о Железном человеке? В борьбе против фиолетовых инопланетян чат-бот, конечно, не поможет, но вот управлять кондиционерами в офисе или помогать с поиском свободных мест на парковке — вполне.

Печать документов

Можно подружить чат-бота с офисным сервером печати документов, чтобы каждый сотрудник мог отправлять документы на принтер, просто посылая их боту. Это удобно, если клиент прислал договор вам в личный мессенджер, когда вы стоите в пробке по дороге домой. Вам не придется пересылать документ на компьютер с доступом к принтеру и просить коллегу распечатать.

Переадресация вызовов

Можно подключить бота к серверу офисной телефонии и научить его по команде включать переадресацию вызовов между разными рабочими и личными номерами сотрудников. Это удобно, если в той же пробке вам написал коллега и попросил побыть на связи по рабочему номеру, потому что сейчас будет звонить дорогой вашему сердцу клиент.

Бронирование переговорных

Можно сделать из бота привратника сразу всех переговорных комнат в офисном центре любого размера. Это удобно, если переговорных много: каждый сотрудник может забронировать любую из них на нужное время, просто написав чат-боту.

Планирование отпусков

Нет, заявление на отпуск бот не подпишет, договариваться все равно придется с начальством. Однако бот может помочь подать это заявление и уведомить коллег из вашего отдела, в какие дни не стоит отрывать вас от шезлонга.

Получение и предоставление справок

Между необходимостью взять больничный и желанием взять кредит гораздо больше общего, чем может показаться. Если вам нужна справка 2-НДФЛ или копия трудовой книжки для банка, было бы круто запросить ее внутри чат-бота, а когда он сообщит, что документы готовы, просто пойти и забрать их. Если вы болели и хотите предоставить работодателю электронный больничный, его можно просто прислать в этого же бота.

Работа эйчаров опасна и трудна, если в компании постоянная текучка кадров или перманентный рост штата. Чат-бот может взять на себя первичное интервью кандидатов, рассылку тестовых заданий, прием тестовых заданий и пересылку их эйчару, назначение интервью и так далее.

С помощью простых чат-ботов внутри корпоративного мессенджера можно создать разветвленную сеть микросервисов, которые будут помогать персоналу как в офисе, так и на удаленке.

Разработкой чат-ботов за приемлемые деньги занимается множество компаний, и эти деньги наверняка окупятся, потому что такие решения экономят время ваших сотрудников каждый день, и чем больше у вас сотрудников, тем выгоднее внедрять чат-бота.