Стиль Водолея: как внедрять инструменты менеджмента знаний, чтобы все остались довольны

Спойлер: никакой работы с возражениями и натальных карт не будет.

На днях в рамках Недели знаний КМ-Альянс выступил Антон Елисеев, эксперт в области менеджмента знаний и начальник отдела управления знаниями ОКБ Сухого ПАО «ОАК». Команда TEAMLY активно следит за выступлениями экспертов. Рассказываем, что мы узнали из выступления Антона Елисеева.

Не все готовы радостно принять изменения в работе, особенно, если все давно идет по привычной схеме. Даже если эти изменения призваны сделать всем лучше. Так и с менеджментом знаний. Внедрение инструментов МЗ в процессы компании — дело тонкое, тут нельзя ни с того ни с сего начать причинять людям добро и удобство, не оценят, не поймут.

Антон Елисеев знает об этом как никто другой. На практике он разработал собственный стиль внедрения менеджмента знаний. И назвал его стилем Водолея. Работа в таком стиле гарантирует, что в итоге довольны останутся все.

К слову, по гороскопу Антон Водолей, но стиль его работы могут использовать люди любого знака зодиака.

Внедрять любые изменения, в том числе в области менеджмента знаний, нужно с оглядкой на общую ситуацию и корпоративную культуру в компании. Где-то требуется серьезная реабилитация, а где-то просто нужно немного изменить процесс.

Корпоративная культура отчасти обеспечивает выживание компании и адекватна общей ситуации. И ее нужно принимать такой, как она есть. Бывает так, что корпоративной культуре свойственно отметать все чужеродное и это по сути ее задача. Нужно учитывать это сопротивление, когда планируете какие-то вмешательства в процессы компании.

Для примера возьмем среднестатистическое химическое производство, в стенах которого разворачивается действие книги «Хроника пикирующего аппаратчика» (А. Макаров, Б. Галеев). Давным-давно устаревшее оборудование, нехватка заказов на готовую продукцию, не всегда квалифицированные кадры, опасные химикаты и директор на пороге пенсии. Едва ли на таком производстве с радостью примут розовощекого менеджера знаний, онлайн-курс онбординга или автоматизацию передачи рабочих смен.

К каждому нужен особый подход.

Существует несколько классических стилей ситуационного лидерства:

Поддерживающий стиль. Здесь характерна высока поддержка, но низкая директивность.

Делегирующий стиль. Поддержка низкая и низкая директивность.

Наставнический стиль. Высокая поддержка и высокая директивность.

Инструктирующий стиль. Поддержка низкая, а директивность высокая. В практике менеджмента знаний этот стиль встречается чаще всего.

Антон Елисеев на практике пришел к такому сочетанию известных стилей.

Но для начала немного терминов:

Владелец бизнес-процесса — им может быть как руководитель отдела, так и ТОП-менеджер.

Процесс — та деятельность, за которую он несет ответственность в рабочее время. Скажем, процесс онбординга или развития сотрудников, сведение отчетов или систематизация информации в архиве.

Команда менеджмента знаний — те, кто пытаются внедрить инструменты менеджмента знаний в бизнес-процессы и облегчить жизнь их владельцам.

На старте применяется делегирующий стиль. Это миссионерская работа команды менеджмента знаний с различными подразделениями компании. Просто беседуете с руководителями о том, о сем, например, о возможностях менеджмента знаний, как это работает в других компаниях и как они рады. На этом этапе команда МЗ никого ни к чему не принуждает и плотно не работает ни с кем конкретно.

После качественного посева обязательно появятся заинтересованные в изменениях. Это будут те самые хозяева бизнес-процесса, которых что-то где-то не устраивает в текущем положении дел. Кто-то много времени тратит на работу с бумагами, кто-то теряется в компетенциях сотрудников и не видит полной картины, ну а кто-то настроен радикально и хочет установить новые стандарты в работе своего отдела.

На этом этапе к работе подключается владелец бизнес-процесса. Он объясняет специфику своего процесса, а команда МЗ все анализирует, ищет пути реинжиниринга и предлагает решение. Тут можно применить поддерживающий стиль, где уровень поддержки высокий, потому что есть заинтересованность. А директивность низкая, потому что по-прежнему никто никому ничего не навязывает.

На этом этапе у команды МЗ и владельца БП есть четкие договоренности и план изменения его процессов с помощью инструментов менеджмента знаний. Здесь сработает наставнический стиль. Наступает время активной работы ответственных за процесс.

Например, руководитель программы наставничества рассказывает своим сотрудникам, как в новой системе заполнять шаблоны отчетов, тестировать и оценивать курируемых, согласовывать собранные материалы. Сам работает в системе и следит, чтобы теперь вся работа велась там. Вменяет санкции или дополнительную программу мотивации к сотрудникам.

Команда МЗ продолжает поддерживать и консультировать, потому что на деле могут появиться новые вопросы. Ответственность и основные действия лежат на плечах владельца БП.

Этот этап предполагает, что все необходимые изменения уже внедрены. Это уже обычный рабочий процесс, который работает в новом режиме. И естественно, кто этим процессом владеет, тот им и занимается. Команда МЗ выходит из этого процесса.

Основной фокус команды МЗ на первых двух этапах, где она в основном и работает.

Водолей — отличный метафоричный образ менеджера знаний (или команды МЗ), который равномерно небольшими ручейками внедряет в компанию СУЗ.

Его главный инструмент — вода, самое мягкое вещество в мире, но в преодолении твердого и крепкого она непобедима. Водолей наливает воду, а дальше она делает свое дело, постепенно меняя процессы.

Водолей считается воздушным знаком зодиака. Это означает легкость и позитив — важные качества для удачного внедрения менеджмента знаний. Потому что коммуникации со всеми заинтересованными лицами процесса получаются успешными, когда делаешь это с позитивом, легко и ненавязчиво.

Новаторство. В поиске решений для оптимизации процессов попадаются всегда нетривиальные задачи. Часто нужно использовать креатив для того, чтобы понять, как можно поженить ужа с ежом, чтобы все были довольны. Задачи каждый раз разные, интересные — Водолеи это любят, и предполагается, что это их стихия.

Гуманизм. Считается, что Водолеи легко увлекаются идеей и идут к масштабному результату. И на пути к этому результату важно делиться успехами со всеми участниками. Менеджмент знаний не будет работать, если участники процесса не примут идею о необходимости изменений. Пусть HR-директор считает своей идею внедрения автоматизации обучения, даже если это предложение команды МЗ. Водолей будет доволен тем, что мир стал таким, каким он и задумал.

Главное, не пренебрегать маленькими изменениями, ведь постепенно они приводят к большому результату.

Как реально внедрить практики управления знаниями, когда коллеги и руководство до конца не понимает, что это такое? На эту тему можно говорить бесконечно. И мы с удовольствием делимся этими знаниями :)

Заходите к нам в Телеграм-канал — там мы постоянно делимся готовыми фреймворками и лучшими практиками knowledge management, которые можно внедрить в работу уже сейчас!

Материал подготовила команда Тимли. Это российский аналог Confluence и Notion, который разработала компания QSOFT. Более 15 лет мы разрабатываем высоконагруженные системы для Enterprise-клиентов. Если вы хотите увидеть компании, которые уже успешно внедрили практики менеджмента знаний, загляните к нам в раздел "Кейсы".