Руководство для создания рабочего пространства: Как я повысил эффективность благодаря дашборду?
Хотел сделать просто одно окно, которое даст доступ ко всей нужной информации, связанной с маркетингом. У меня это получилось в Notion. Поэтому покажу эволюцию моей системы управления и расскажу, что скрывается за этими кнопками.
Однажды на встрече клиент обратил внимание на то, какой порядок у меня в документах и как быстро находятся материалы, которые мы создавали года 4 назад.
Привет! Я Вова Козырев, маркетолог. За 10 лет, меня и мою команду приглашали в проекты со сложными маркетинговыми задачами: политическая партия, университет, овощной базар и даже светская львица. Веду канал в телеграме о маркетинге, продажах и финансах. Руковожу крупным СМИ об играх. Давал интервью Red Bull. В блоге на VC делаю выжимки из проф. мероприятий в Москве, в которых участвую. Рассказываю о бизнесе, личной эффективности и к чему приводит постоянство.
Как всё началось и почему возник запрос на систему?
В один прекрасный день я начал «зашиваться» и заметил: чем больше проектов, тем больше повторяющихся действий: переходов между вкладками, поиска информации, рутинных задач. С этим нужно было что-то делать.
Было два варианта:
1. Нанять ещё одного ассистента: Он мог бы взять на себя часть рутинных задач, освободив мое время для более важных дел.
2. Оптимизировать всю систему: Сделать так, чтобы поиск информации и другие действия занимали минимум времени.
Почему я выбрал оптимизацию:
- Ассистент не смог бы полностью решить проблему: Он мог бы помогать с поиском информации, но это очень ситуативная история.
- Оптимизация системы – это долгосрочное решение: Она позволит мне не только освободить свое, но и повысить всю эффективность ведения проектов.
- Я хотел создать пространство «для всего»: Где я и команда могли бы хранить всю информацию, по проекту в одном месте.
Что такое дашборд? Это окно, из которого можно получить моментальный доступ к нужной информации. Оно заменяет десятки открытых окон, папок, файлов и вкладок в браузере. Дашборд позволяет мне накапливать и применять опыт, а также не терять время на поиск информации.
Факт, что рабочие процессы в маркетинге перегружены информацией. Часто встречал визуальный бардак, и всегда хотел поделиться своим опытом, потому что, на мой взгляд, централизованная система управления важна.
Если посмотреть на любую компанию, то практически всё, что происходит внутри неё, — это процессы и циклы, которые выполняют люди. Первый шаг к эффективности состоит в том, чтобы обнаружить эти процессы и уметь рассматривать их изолированно.
Как снизить количество отвлечений?
Конечно, у каждого свой порядок и система организации пространства, поэтому я стараюсь не выражать своё негодование, когда вижу сотни папок или суженные от тесноты сотни вкладок в браузере.
Сделав одно окно с доступом ко всей важной информации и сервисам, можно сохранить внимание и фокус на результате, без отвлечений. Но не нужно накидывать в ваше пространство всё сразу. Со временем оно само идеально подстроится под ваши нужды.
Ценность именно в том, что можно просто надстроить дашборд над действующими сущностями и ничего не выдумывать.
Я построил такое пространство в Notion
Что такое Notion? Многие его используют просто как сервис для заметок, но это мощная платформа для управления проектами и данными. Она позволяет интегрировать различные типы контента: от простых записей до сложных баз данных.
Есть много сервисов, где можно систематизировать информацию. Я пробовал построить систему на Bubble.io, Trello, Asana, заметках, напоминаниях, календаре, таблицах и Google-документах. В итоге у меня получился синтез всего этого. В проектах бывает разный состав участников и разные правила того, к каким данным и у кого есть доступ, поэтому связка с Google-документами для меня остаётся важной.
Как это выглядит на примере управления проектом?
Рассмотрим на примере одного проекта.
Я просто выставил все ссылки и папки, с которыми работаем каждый день. С Google-документами и таблицами связь настроена через ссылки.
По мере привыкания, доски начали разрастаться, и я чувствовал, как это сохраняет моё внимание. Вот следующий этап развития этого проекта:
Стоит отметить, что получать такие результаты, как наши клиенты, невозможно без высокой организации маркетинга.
Аппарат управления делами
Со временем эта надстройка вышла за рамки бизнеса и внедрилась в другие сферы:
Что нужно знать для создания такой доски:
- К каким файлам, папкам, ссылкам вы самым часто обращаетесь;
- В какой области вы хотите активно на что-то влиять;
- Кого подключать к такому пространству;
- В каких сферах вы хотите привнести контроль и улучшения.
Способы применения дашбордов:
- Для контроля прогресса проектов
- Для оптимизации бизнес-процессов
- Для быстрого включения новых сотрудников
- Для управления финансами
- Для достижения личных целей
Ещё один хак
В важных проектах перед названием я ставлю такие скобки [ ], в них пишу цифры, например [01]. Это позволяет выводить проекты, файлы, папки на которых надо сфокусироваться и которые в приоритете – они автоматически поднимаются вверх и всегда на виду.
Например в каждом проекте у меня есть такой документ [01] Действия, где пишется всё что надо зафиксировать быстро, чтобы поднять вопрос на следующей планёрке:
Выводы:
Я считаю, что подход к управлению проектами с использованием дашбордов очень эффективен. Он позволяет объединить всю необходимую информацию и инструменты в одном месте, что значительно упрощает работу и повышает производительность. Такой подход также способствует лучшему контролю над проектами и улучшению коммуникации между участниками команды.
Шаг за шагом простой скелет, с которого вы начали, становится идеальным именно для вас. Это однозначно инструмент, который рекомендую и внедряю нашим клиентам, когда нас привлекают как удалённый отдел маркетинга.
Давайте общаться
- Напишите, что вы думаете о таком подходе к управлению проектами
- Расскажите, сталкивались ли с потребностью в «одном окне»
- Поделитесь своими фишками, которые позволяют вам работать эффективнее.
- Была ли полезная статья?
Ставьте лайк и подписывайтесь. Я пишу о том, что нужно знать и делать в сфере маркетинга, чтобы бизнес процветал, а также рассказываю о повышении личной эффективности.
👉 Еще больше полезных фишек на канале:
А почему вы используете google docs для заметок, а не сам notion?
Правильно ли я понял, что это набор ссылок на разные ресурсы проекта?
Потому что проще поставить ссылку на имеющееся чем всё переносить) Грубо говоря, из 100% ссылок 70 внешние, 30 сам Notion.
Например таблицы с приоритетами и этапами работ нравится сразу в ноушен.
Рекомендуете полностью переходить в него?
Привет! А ты замерял цифры? Насколько выросла продуктивность? А то это вынесено в заголовок а по результату не очень понятно( Рабочее пространство в ноушн супер, сам недавно начал делать такое пространство для управления телеграм каналом, но тут со мной поделились шаблоном и полностью его еще не освоил(
Про заголовок верно подмечено! Например на подключение нового сотрудника теперь трачу 30 мин., раньше на вводную часть уходило суммарно часов 8. Сократилось количество потерянных идей и пожеланий до 0. Увеличилась прозрачность проекта для клиента, с 20% до 100%.
Интересно наблюдаешь ли пользу такого пространства для управления телеграм каналом?
Привет. Тоже пробовал собирать подобное. Называю его «НАВИГАТОР» Пока не привык. Пользуюсь браузерными закладками и раскидываю их по папкам в панели. Пока так тоже удобно) Согласен, что Ноушен удобен, так как можно давать доступ команде.
Да, браузерные закладки тоже здорово сохраняют время) У меня в них собраны ссылки на блоги и ещё пару ссылок куда часто захожу. Пока не сменил браузер всё устраивало, потом стало непривычно переключаться между вкладками и начал собирать такую модель
Делаю подобное в приложении Nimbusweb (Fusebase). По сравнению с Notion показался более быстрым и более кастомным. Также еще понравился WallingApp, но более простой. Вдруг кому то полезно будет, если Notion не зайдет.