Пять привычек в деловой переписке, которые всех бесят Статьи редакции
Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Осенью об этом выходит книга «Новые правила деловой переписки». Авторы — Людмила Сарычева и Максим Ильяхов, соавторы книги «Пиши, сокращай», главные редакторы изданий «Дело Модульбанка» и «Тинькофф—Журнал».
В поддержку книги они прислали текст с некоторыми идеями. Полная версия будет доступна в печатном и электронном виде в сентябре.
Бесит: обращения «коллеги» и «доброго времени суток»
Представьте себе любую компанию, у которой есть соцсети. Трое сотрудников отдела маркетинга одновременно получают письмо с таким текстом:
Кто в итоге ответственный — неясно. Кажется, что Анна просто скинула задачу, а вы там сами разбирайтесь. Разберутся ли эти люди? Может быть, и разберутся, но Анну добрым словом не помянут. Ещё такое обращение может раздражать отстранённостью: вы только что пили с Анной кофе на кухне, а тут вдруг «коллеги», смотрите-ка.
Лучше обратиться к каждому лично:
Ясно, что когда в переписке десять человек, к каждому по имени не обратиться. Но на десять человек лучше ничего не обсуждать в письмах, а собраться на встречу или созвониться. Если нужно просто скинуть на десятерых какой-то общий документ, это можно сделать вообще без обращения, никто не обидится.
Само слово «коллеги» нормальное. Но когда его постоянно используют, чтобы скинуть ответственность, это начинает раздражать. Если есть возможность лишний раз не раздражать собеседника, лучше так и сделать.
А «доброе время суток» — вообще всегда в топе ненавистных слов по данным всех наших опросов. Это просто уродство, нечего тут обсуждать.
Бесит: планёрки в почте
Есть такой формат работы: когда несколько человек что-то обсуждают в переписке. Кто-то один вбрасывает идею и включает троих коллег, потом их становится пятеро, постепенно обсуждение переключается на другие темы и обсуждаются несколько вопросов параллельно. Почему это ад:
- Люди начинают писать одновременно, отвечают на одно и то же невпопад. Очень трудно вникать в такие ответы.
- Кто-то обязательно забудет ответить на всех.
- Кто-то другой упустит чужой ответ.
- Кто-то третий в середине треда будет менять тему и подключать дополнительных людей.
- Чтобы получить какую-то полезную информацию из треда, должен быть специальный человек, который модерирует эту переписку.
Чтобы обсудить что-то коллективно, нужно собрать встречу или конференц-колл. Если такой возможности нет — задать вопросы каждому человеку по отдельности. Крайний случай — предложить всем проголосовать в гугл-форме или телеграме.
Если вас втянули в такой тред, напишите лично организатору треда ответы на все интересующие его вопросы и попросите исключить вас из переписки. Коллективная переписка — это нецелевое использование почты. Почта — это для переписки с одним человеком, плюс можно добавить пару человек в копию для информации.
Между прочим:
- Если имя человека стоит в поле «Получатель», считается, что он ответственный за это дело или задачу. Ему можно что-то поручать.
- Если человек стоит в копии, то считается, что он тут для информации, никакие задачи он тут не решает и ответственность не несёт.
- Если человек стоит в копии и понадобилось поставить ему задачу, делается новое письмо.
Бесит: благодарность авансом
В деловых письмах иногда пишут «Заранее спасибо», потому что все хотят быть вежливыми. Попросил об одолжении, вроде как уже напряг человека, надо поблагодарить:
Лёша ещё не согласился писать сценарий, а Слава уже благодарит. Выглядит как манипуляция: мол, всё равно не откажешь. И это наоборот подталкивает Лёшу найти повод не писать. Наверняка он переборет этот инстинкт и поможет коллеге — всё-таки, это работа. Но гораздо лучше, если в просьбах нет манипуляции.
Что тут хорошего произошло:
- Слава заранее говорит, что просьба не по должностной инструкции, и согласие Лёши — это будет акт доброй воли.
- Слава подробно рассказывает о задаче, показывает пример и называет срок.
- Слава даёт Лёше возможность отказать. Парадоксально, но когда человеку предлагают поступить великодушно и при этом не давят, он с большей вероятностью соглашается помочь. Тут Слава наверняка согласится — разве что он очень занят.
Дело, конечно, не в словах типа «заранее спасибо», а в настрое. Если Слава относится к коллегам как к прислуге, они вряд ли будут ему стремиться помогать.
Бесит: когда пинают, ждут срочного ответа, напоминают о себе
Пятнадцать лет назад, когда не было мессенджеров и соцсетей, электронная почта казалась быстрым способом связи (хотя уже тогда была Аська). Теперь есть каналы и побыстрее, а почта считается врагом продуктивности. Особо просветлённые тайм-менеджеры отвечают на почту раз в день в специально отведённое время. А так получатель может отвечать на письмо день, два и неделю. Поэтому здесь два правила:
- Не писать письмом ничего срочного. Если надо срочно — звонить. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождет 1-2 дня.
- Не писать повторных писем. Если человек не отвечает, не стоит ему на следующий день писать «ПИШУ ПОВТОРНО!» или попрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно просто написать повторно, не упрекая и не подчеркивая, что письмо повторное.
Ещё: если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не надо писать «смотри письмо два дня назад». Надо просто снова приложить этот документ.
Бесит: когда в тупой ситуации делают вид, что всё в порядке
Вот ситуация. Через два часа встреча с клиентом. Никто не в курсе, потому что менеджер никого не предупредил (забыл). Менеджеру стыдно признать провал, поэтому он такой типа всё в порядке:
Всем очевидно, что это накосячил менеджер. И ладно бы накосячил и извинился — нет, ещё и делает вид, что всё нормально, как будто мы дурачки и ничего не понимаем. Забыть может кто угодно и это можно понять и простить. А вот держать нас за дураков — это некрасиво, тем более что делается намеренно.
Менеджеру надо было просто признать, что ситуация ненормальная:
Что тут хорошего:
- менеджер признал свой косяк;
- попросил прощения за него;
- совершил действия, чтобы всем было удобно выполнить его просьбу.
Это вообще классный приём, если нужно, чтобы человек сделал вам что-то, что он делать не обязан, покажите ему свою добрую волю: проделайте за него часть работы. Покажите, что вы с ним заодно, в одной команде. Такое отношение располагает и помогает договориться.
Из своей копилки про "бесит" в деловой переписке. Для справки - программист, частично фрилансер.
- "Привет, ты тут?" (в мессенжерах)
Да, блин, тут. И теперь, когда я уже отвлекся от работы, я буду ещё 5 минут сидеть, ждать и смотреть на иногда мигающую строчку "Василий Пупкин печатает...", потому что смысла обратно переключаться уже нет. Можно было и сразу всё написать.
- В почте тоже бывает, но уже из разряда "ты на неделе не сильно занят?". Не люблю заранее соглашаться на неизвестную затею.
- "ТЗ сейчас подготовим и скинем, но там всё легко."
Извините, но такую оценку работ я приму только от другого программиста, которого считаю компетентным.
Ничто не бесит так сильно, как поддельная вежливость, когда человек «интересуется», как у тебя дела.
Ведь обоим собеседникам понятно, что вопрошающему поебать, как у тебя дела, так зачем тогда тратить своё и чужое время на абсолютно пустую болтовню?
Не знаю, как для других, может им это приятно, но меня раздражает просто неимоверно и оказывает противоположный желаемому эффект.
Фраза "как дела" в таком контексте выполняет несколько полезных функций:
1. Часть приветствия. Просто поздороваться и смотреть друг на друга глупо, а сразу расходится не всегда хочется/удобно.
2. Преодоление неловкого молчания. Позволяет вспомнить какое-то событие из жизни, зацепиться за него и в дальнейшем уже спокойно развивать беседу.
3. Один из маркеров отношений. Вопрос показывает заинтересованность (формальную или нет, тут уж каждый сам решает) в собеседнике, чуть больший уровень близости, чем просто привет-привет.
В общем, не стоит воспринимать этот вопрос слишком буквально, как будто кто-то задавая его действительно ждёт, что ему расскажут про ВСЕ дела. Нет, это просто стандартный переходный вопрос от приветствия к беседе, не более.
Хотя если вы предложите ему альтернативу, было бы очень круто. Разговоры о погоде не в счёт :)
Бесит именно «как дела - нормально, а твои? - тоже». Абсолютно шаблонно и одинаково, когда обе стороны знают правила :)
Зануда — человек, который на вопрос «Как дела?» действительно начинает рассказывать, как у него дела. У Аверченко хорошо:
Навстречу мне озабоченно и быстро шагает чиновник Хрякин, торопящийся на службу.
Увидев меня, он расплывается в изумленной улыбке (мы встречаемся с ним каждый день), быстро сует мне руку, бросает на ходу:
— Как поживаете, что поделываете?
И делает движение устремиться дальше. Но я задерживаю его руку в своей, делаю серьезное лицо и говорю:
— Как поживаю? Да вот я вам сейчас расскажу... Хотя особенного в моей жизни за это время ничего не случилось, но есть все же некоторые факты, которые вас должны заинтересовать... Позавчера я простудился, думал, что-нибудь серьезное — оказывается, пустяки... Поставил термометр, а он...
Чиновник Хрякин тихонько дергает свою руку, думая освободиться, но я сжимаю ее и продолжаю монотонно, с расстановкой, смакуя каждое слово:
— Да... Так о чем я, бишь, говорил... Беру зеркало, смотрю в горло — красноты нет... Думаю, пустяки — можно пойти гулять. Выхожу... Выхожу это я, вижу, почтальон повестку несет. Что за шум, думаю... От кого бы это? И можете вообразить...
— Извините, — страдальчески говорит Хрякин, — мне нужно спешить...
— Нет, ведь вы же заинтересовались, что я поделываю. А поделываю я вот что... Да. На чем я остановился? Ах, да... Что поделываю? Еду я вчера к Кокуркину, справиться насчет любительского спектакля — встречаю Марью Потаповну. «Приезжайте, — говорит, — завтра к нам...»
Хрякин делает нечеловеческое усилие, вырывает из моей руки свою, долго трясет слипшимися пальцами и бежит куда-то вдаль, толкая прохожих...
Во
"Пока не родила!" напрашивается. А так идея зачётная :)
Нахуй пишется слитно, ну и книжка - ошибки уже на обложке...
— А как переводится «How are you»?
— «Как дела, как поживаешь».
— И что, всем интересно, как у меня дела?
— Нет.
— А чего тогда спрашивают?
— Просто так. Здесь вообще всё просто так, кроме денег.
Это просто калька с английского, там это почти полный аналог приветствия. В русскоязычном общении действительно звучит неоднозначно и раздражает.
- How do you do?
- All right
Перевод:
- Как ты это делаешь?
- Всегда правой
Поддерживаю. Давно перестал лицемерно интересоваться. Ведь мне реально это не интересно, мне вопрос надо решить :-)