CSSSR Camp 2018: наш опыт организации ИТ-лагеря для удалённых сотрудников

Привет, на связи генеральный директор CSSSR Дмитрий Чекин. Давно пора развеять миф, что удалёнка — для замкнутых людей, которые не любят общаться.

В 2017 году мы поставили эксперимент: собрали наших распределённых сотрудников на две недели в Сочи, чтобы вместе поработать и отдохнуть. Получилось отлично, мы решили непременно повторить и через год организовали новый выезд. После первого кэмпа мы заметили, что и другие компании начали практиковать подобные выезды, и это радостно.

Кейс, о котором я хочу рассказать, — продуманная до мелочей организация двухнедельного заграничного кэмпа для всех сотрудников. Возможно, наш опыт поможет другим решиться на такое приключение.

Наши кэмпы — это не классический тимбилдинг с плотным расписанием активностей для всей команды. Главная идея в том, чтобы какое-то время поработать вместе в одном пространстве, а заодно получше узнать друг друга и увезти много совместных впечатлений.

Кто-то может сказать, что полностью распределённой команде это не нужно, что удалёнка — это для интровертов, предпочитающих общаться в чатиках, а не лицом к лицу. Но во время первого экспериментального кэмпа мы убедились, что увидеть живых людей за аватарками — очень ценно, ради этого стоит выйти из зоны комфорта.

Как и в Сочи, в Черногорию были приглашены все сотрудники CSSSR, приехать смогли примерно 75 человек (включая членов семей). Сотрудникам компания покрыла 50% расходов на жильё и билеты.

Мы решили, что каждый следующий кэмп будет проходить в новом месте — это хорошая мотивация для сотрудников. Так мы помогаем им увидеть больше городов и стран, к тому же программа мероприятий каждого года уникальна и никогда не повторяется. Ребята знают это и стараются не упускать возможность попробовать что-то новое.

Некоторые наши сотрудники никогда не выезжали за пределы России, и поэтому организовать заграничный кэмп было вдвойне круто. Но чтобы сильно не усложнять, выбирали из ближайших стран с безвизовым въездом.

Остановились на Черногории, где можно 30 дней находиться без визы. Черногорский город Будва — отличное место: там есть и море (а нам очень хотелось к морю), и горы, и симпатичный старый город. А ещё вкусная еда и адаптированная к русскоговорящим туристам инфраструктура. Такая локация хорошо подходит людям разных возрастов и интересов.

Рабочую неделю мы сократили с пяти дней до четырех, чтобы дать людям чуть больше свободы, чем обычно. Дополнительные выходные не означали расслабленный темп работы над проектами, хотя, нужно признать, что, как и в прошлом году, наша продуктивность всё же немного упала.

Когда рядом твой тимлид, менеджер и другие коллеги, с непривычки сложно полностью погрузиться в поток задач — многие из нас совсем потеряли навык работы «в офисе». Но мы знали, на что идём. Снижение эффективности на восемь дней в году стоит того, чтобы затем выкатывать релизы с новыми силами. К тому же мы предупреждали заказчиков заранее, и они вошли в наше положение (ведь у них тоже бывают тимбилдинговые мероприятия).

Выходные мы поставили подряд, с пятницы по понедельник — так что у нас было четыре полных дня отдыха. Мы заранее продумали и составили программу с активностями: упор сделали на умеренный экстрим (черногорская природа располагает к этому), но был и более пассивный отдых.

Мы проводили кэмп в октябре — низкий сезон в Черногории. Несмотря на это, нам удалось поймать солнечные дни и организовать два выхода в море.

Сначала была весёлая и расслабленная прогулка на большом катамаране с мягкими зонами для чил-аута, фуршетом, остановками на купание посреди залива и танцами вечером. Мы катались по Которскому заливу весь день, общались, фотографировали, а вечером встретили закат в открытом море.

Совсем другой опыт — выйти в то же море на каяке или SUP-доске. В отличие от катамарана, на это потребовалось больше сил, поэтому смельчаков набралась только половина от всего коллектива. У всех в команде разная физическая подготовка, но инструктор легко поставил технику гребли для каждого.

Рано утром мы отчалили в сторону красивейших видов рассветной Адриатики, потайных пещер и дикого пляжа без туристов. Там мы устроили пляжный пикник и вернулись в отель к середине дня.

В часе езды от Будвы есть национальный парк и гора Ловчен. Мы арендовали автобус и отправились туда без гида, чтобы не превращать поездку в школьную экскурсию. Наверху 25 самых активных и бесстрашных ребят заодно посетили Adventure Park Lovcen — большой верёвочный парк с трассами до 15 метров высотой.

А затем все вместе поехали на вершину горы, где находится мавзолей Негоша — последнего духовного правителя Черногории. Склеп расположен на высоте около 1660 метров, а сразу за ним есть смотровая площадка, откуда видно, наверное, добрую половину Черногории.

На обратном пути мы встретили закат на другой смотровой площадке с видом на залив и залитый вечерними огоньками Котор. Сложно передать словами, но когда вы все вместе наблюдаете закат с такой высоты, особенно остро чувствуешь, что находишься в правильном месте с правильными людьми.

Есть у нас и традиционное для кэмпа событие — соревнование по волейболу между отделами компании. Будва считается курортным городом, но нам удалось найти только одну пляжную волейбольную площадку, очень грустную и явно не подходящую для турнира.

Поэтому мы на целый день арендовали городской спортивный зал с трибунами, вувузелами и всем прочим. На этом кэмпе количество команд выросло — вместо четырёх их было уже шесть. Рубились не по-детски, а победителей с душой облили шампанским. Ещё повторим!

Как ни странно, самым крутым развлечением стала не программа активностей, а наши ежедневные совместные посиделки. По вечерам после работы мы отправлялись в магазин за пивом и чипсами, играли в «Мафию» и покер, травили байки, обсуждали лайфхаки, ходили в сауну или плавали в бассейне.

Лучший тимбилдинг — это всё же тот, который происходит сам по себе в дружеской обстановке, а не по заказу и в соответствии с программой.

Большой прощальной вечеринки не было, потому что нам не хотелось делать ее формальной. Снять ресторан и организовать корпоратив? Зачем? Каждый день на кэмпе и без того был особенным.

Планировать начали за четыре месяца до поездки. Изначально мы думали отдать подготовку на аутсорс и найти человека, который профессионально занимается корпоративами в Черногории. А потом изучили портфолио, посмотрели на кандидатов и поняли, что рискуем превратить кэмп в типичную черногорскую свадьбу.

Поэтому делали всё своими силами, к тому же нам помогала москвичка, много лет назад переехавшая в Черногорию и взявшая на себя часть стратегических коммуникаций. Иметь местного «агента» в таких случаях очень помогает.

Основная работа проходила удалённо. С мая по октябрь мы постоянно что-то планировали: договаривались о ценах, искали альтернативы и так далее. В Черногории это довольно трудно: местные никуда не торопятся, и на свой вопрос ты можешь ждать ответа неделями.

«Пожалуйста, отправьте прайс на почту». «Конечно, сегодня–завтра вышлем». А потом вдруг: «Не могу, главный менеджер сейчас в отпуске, подождите еще немного». И так до бесконечности.

Дополнительная головная боль — планировать программу в курортном месте в низкий сезон. Многие водные развлечения уже начали закрываться из-за непогоды, поэтому приходилось вести переговоры, просить об уступках и надеяться на солнце.

Под наши задачи нужен был семейный отель: какой-нибудь сетевой Holiday Inn сломал бы нам всю концепцию. Менеджеры там часто не принимают никаких решений или просто не готовы давать гибкие условия — требуется слишком много согласований.

В итоге мы нашли идеальный четырёхзвёздочный отель в 12 минутах ходьбы от Адриатического моря. Вторую линию мы выбрали не в целях экономии: просто на первой линии до утра гремят дискотеки. Чтобы продуктивно работать днем, ночью мы должны были хорошо спать.

Наш отель целиком держала одна семья: хозяин, который всегда был на связи, его жена и мама. Все эти люди были напрямую заинтересованы в том, чтобы их бизнес хорошо работал, так что косяков практически не допускали.

Они разрешили нам очень многое: убрать мини-бары из каждого номера, организовать ламповый коворкинг в их гараже, работать у бассейна. В отеле мы завтракали и обедали, а те, кто хотел, могли заранее оплатить и ужины.

Еще один плюс семейного отеля мы ощутили позднее. Хозяин оказался не последним человеком в городе, и когда нам требовалась помощь, он всегда подключался и звонил «своим».

Например, у нас пару раз падал интернет — разговоры с менеджерами ни к чему не приводили. Тогда наш хозяин просто позвонил владельцу интернет-компании, и всё заработало. По нашему опыту, в Черногории вообще многие проблемы можно решить с помощью друзей в нужном месте.

Поскольку мы хотели создать своего рода симуляцию работы в офисе, нам нужен был коворкинг. Но в нашем отеле не было конференц-зала, и оказалось, что в Будве крайне сложно найти или обустроить хороший коворкинг. А арендовать зал у другой гостиницы выходило неоправданно дорого, причём качество интернет-соединения, к примеру, от количества затраченных денег совершенно не зависело.

Зато в нашем отеле была парковка на нулевом этаже. Мы решили оккупировать её: вынесли оттуда всё лишнее, наставили столов, стульев и пуфиков, провели туда электричество, подключили сетевые фильтры, организовали кулер с водой и поставили теннисный стол. Получился такой Apple в гараже: всем было удобно и прикольно.

На парковке была самая тихая зона: там сидели те, кому для работы требовались тишина и минимум коммуникаций. Другая часть команды работала в лобби и у бассейна — хозяин отеля разрешил ставить столы везде, где мы хотели.

Также нам досталась терраса на последнем этаже — днём ребята приходили туда поработать, а вечером там же играли в настолки, смотрели фильмы на проекторе или просто валялись на лежаках.

Чтобы разом координировать несколько десятков человек, нужна какая-то навигация. В прошлый раз для Сочи мы собрали своего Telegram-бота, а в этот раз сделали общий календарь и написали подробную статью на Dropbox Paper. Туда зашили полное расписание со ссылками на описание каждого конкретного события. В целом это оказалось удобнее бота, потому что многие вопросы можно было решить в формате вопросов на полях документа.