Как мы полностью перешли на Time&Material

Привет! Это Chipsa. Хотим рассказать, как мы полностью перешли на модель работы Time&Material – причём не только в технической части, но и в креативной. Если до сих пор сомневаетесь, стоит ли оно того, определённо стоит (наше мнение). А почему – ответ в нашей статье.

Несмотря на то, что в 2023-м каждый уже наверняка знает, что такое T&M, всё же кратко напомним. Это модель работы, при которой заказчик оплачивает не проект целиком, а только потраченные на его реализацию часы. Такой вариант подходит для индивидуальных решений или ситуаций, когда клиент сам не до конца знает, чего хочет, и допускает что его «хотелки» в процессе работы над проектом могут меняться.

Гибкость – как раз один из главных плюсов T&M. Мы заключаем не жёсткий контракт, а рамочный, что позволяет дополнять техзадание и учитывать пожелания во время работы. Кроме того, заказчик глубже вовлечён в процессы на каждом из этапов, а благодаря регулярным отчётам понимает, кто и чем занимается, как следствие – может контролировать бюджет.

Раньше мы работали исключительно по модели Fixed Price, но со временем поняли, что T&M для нас и эффективнее, и удобнее. Конечно, есть гибридный вариант, когда одни этапы оплачиваются по фиксе, другие – по T&M, так тоже иногда работаем. Но именно по T&M мы продаём львиную долю проектов.

Не будем ходить вокруг да около, ответим честно – деньги. Раньше мы сильно зависели от предоплаты и постоплаты, а выручка от месяца к месяцу постоянно скакала. T&M позволяет эффективнее её прогнозировать, и это видно наглядно – наш финансовый график за последние пару лет выровнялся. И нет, мы не меркантильные, а искренне считаем, что такой вариант выгоднее и для клиентов. Например, теперь нам не нужно закладывать риски в смету, а заказчикам – их оплачивать, как было с фиксой.

В целом это понятная и прозрачная модель – ты получаешь деньги за потраченное специалистами время. Работая на фиксе, мы стремились согласовывать дизайн-концепт с минимальным количество правок для того, чтобы оставить больше запаса из бюджета на следующие этапы проекта. Больше такой необходимости нет, а задачи решаются по мере поступления. Из-за глубокой вовлечённости клиента добиться желаемого результата зачастую получается быстрее, чем при полировке концепта в надежде, что заказчику всё понравится.

А ещё мы думали, что T&M продавать сложнее, чем фиксу, но оказалось наоборот – новый формат на удивление легко прижился и встроился в бизнес-процессы.

Мы пытались перейти на T&M несколько раз, получилось только с третьей попытки. Впервые задумались об этом в 2015 году, но тогда подобную модель в России мало кто использовал, клиенты оказались к ней не готовы – все работали по фиксе, платить за часы никто не хотел. С командой тоже возникли сложности: люди не понимали, что такое T&M и как его продавать.

Вторую попытку предприняли примерно через три года, а последнюю – удачную – в 2021-м. Главный фактор, который позволил окончательно перейти на T&M – выросли чеки и уровень клиентов. И, конечно, очень помог менторинг Макса Десятых. Благодаря ему мы поняли одну важную вещь: можно фиксировать бюджет, но не фиксировать объём работы. Потому что частый вопрос, который возникал у заказчика, звучал так: «А что произойдёт, если времени будет потрачено больше, чем предполагает бюджет?».

Разберём гипотетическую ситуацию. Допустим, бюджет заказчика – 3 млн рублей, который он не может превысить. При этом сумма позволяет сделать и фирменный стиль, и дизайн сайта, и вёрстку, и много всего остального. Благодаря T&M есть возможность оптимизировать время на разных этапах работы. Например, если требуется сделать 30 шаблонов внутренних страниц в 4 разрешениях, то необязательно отрисовывать их все. Можно отрисовать несколько важных страниц, а для остальных оставить десктоп и мобайл. Разумеется, сайт будет адаптивным на вёрстке, но времени на отрисовку уйдёт меньше, соответственно, клиент тоже заплатит меньше. Мы чуть-чуть упрощаем, но суть в том, что при фиксированном бюджете легко оптимизировать объём работ практически на любом этапе.

Возникли и внутренние трудности. Пожалуй, сложнее всего оказалось перестроить формат мышления менеджеров и команды, так как за время существования нашей студии люди привыкли работать определённым образом, а переучить взрослого человека – та ещё задачка. Хотя в целом переход прошёл просто и безболезненно.

Результат, кстати, не заставил себя долго ждать. Только за первый неполный год 5 из 6 продаж были по модели T&M. Среди них — проектирование и дизайн мобильного приложения с AR, большой проект по проектированию, дизайну и верстке е-кома, развитие одного из интерфейсов для внутреннего использования в крупной промышленной компании и разработка двух имиджевых сайтов.

Выше мы писали, что T&M оказалось продавать проще, чем думали, но сложности периодически возникают – как правило, с теми клиентами, которые с такой моделью не сталкивались. Поэтому адаптировали T&M под себя и разработали три формата договора.

– Первый. Чистый T&M

Здесь всё максимально просто и понятно. В этом договоре прописываем стоимость часа, в приложении делаем примерную оценку проекта – и начинаем работать с заказчиком, никак себя не ограничивая.

– Второй. T&M с люфтом

Уже другой вариант, где во время оценки проекта рассчитываем приблизительный бюджет и прописываем люфт в пределах 20-30%. В первую очередь это необходимо для психологического спокойствия заказчика, чтобы он понимал, сколько придётся потратить.

– Третий. T&M с конкретным бюджетом

Пожалуй, самый сложный из трёх вариантов, потому что тут мы рассчитываем конкретную стоимость проекта. Скажете, что это похоже на фиксу, и будете правы, но лишь отчасти – сам формат работы всё же соответствует T&M. На плечи менеджера ложится серьёзная задача: оптимизировать этапы, чтобы не выйти за рамки бюджета.

При составлении любого договора мы определяем вилку цен и делаем подробную смету проекта, чтобы показать разбег по сумме и времени. Клиент, в свою очередь, может согласиться – и тогда приступаем к работе. Может и отказаться – в этом случае пересматриваем оценку согласно требованиям и уже потом выбираем один из трёх вариантов.

Изначально T&M заточен под предсказуемые и технические задачи, куда идёт отгрузка часов разработчика. Многие уверены, что для креатива он не подходит, но мы решили доказать обратное. У нас получилось!

Работая на фиксе, на дизайн-концепцию в среднем закладывали 3-4 недели, включая все итерации, обсуждения и финальный результат. Иногда процесс шёл быстрее, но сумма уже была определена. В подобной ситуации по T&M заказчик заплатил бы меньше.

Некоторые студии считают, что продавать экспертность команды или конкретного дизайнера по часам неправильно, но в наши бизнес-процессы такой принцип лёг идеально. Возможно, это менее выгодно, чем фиксированная плата, зато нет необходимости растягивать этапы, а заказчик получает предсказуемый уровень креатива за адекватные сроки и деньги.

«Но вы же можете искусственно растягивать сроки, чтобы получить больше денег» – возразит кто-нибудь. Можем, но не делаем. Это вопрос доверия и репутации.

Может показаться, что мы топим за T&M, а фикса – плохо. Нет. Они не взаимозаменяемы, а, скорее, подходят для разных задач. Для коротких и понятных проектов фикса – прекрасный вариант, а для средних и долгих, на наш взгляд, лучше использовать T&M. Для себя решили, что нам комфортно работать именно по той схеме, о которой рассказали. Это не значит, что так будет комфортно всем, но если находитесь на перепутье, попробовать однозначно стоит.

Сейчас с осторожностью смотрим в сторону Retainer. Потому что есть долгоиграющие проекты, на которые было бы логично отдать команду в аренду. Возможно, это наш следующий шаг.

Итак, чем нам помог T&M:

– больше не боимся правок;

– улучшили контроль над проектами;

– процессы стали более прозрачными;

– повысили эффективность в финансовом плане;

– продавать стало легче и проще;

– прокачали гибкость подхода к работе.

Подписывайтесь на нашу телегу. Там в основном про креативный дизайн и не только.