ScanKass: как продлить срок службы кассового аппарата, избежать убытков и претензий налоговой

Рассмотрим три распространенные причины сбоев ККТ и способы их предотвратить.

Некорректное функционирование или полная остановка работы кассы по причине программного или аппаратного сбоя всегда ведет к убыткам для любой розничной торговой точки. Отпускать продукцию покупателям без печати чека нельзя – за этим обязательно последуют крупные штрафные санкции от налоговой. Кроме того, ФНС накажет магазин, если начнет получать неверные данные о продажах или информация в чеках перестанет соответствовать требованиям законодательства. Есть три наиболее часто встречающихся проблемы, в результате которых ККТ перестает нормально работать.

Так, ошибки при печати чека могут быть вызваны неправильной установкой ленты или неполным закрытием крышки чекового лотка. Бывает так, что кассир подключает к компьютеру мобильный телефон для подзарядки в течение дня, тем самым создавая дополнительную нагрузку на USB-шину, и это становится источником сбоев. Во всех перечисленных случаях оперативно выявить причину проблемы практически невозможно. Техническому специалисту приходится тратить время на диагностику оборудования, а ККТ простаивает.

Срок службы ККТ, в основном, определяется степенью износа принтера, печатающего чеки. Его ресурс на ККТ среднего ценового диапазона составляет порядка 100-150 км чековой ленты, после чего могут начаться проблемы с качеством печати (печать становится неравномерной и/или слишком бледной, в ней появляются пропуски и др). Соответственно, ККТ в дорогом автосалоне, где количество покупок в течение дня невелико, может стабильно работать годами, а в продуктовом магазине у дома выйти из строя уже через пару лет.

Кроме того, быстрому износу обычно подвергаются коммуникационные кабели и кабели питания ККТ. Со временем usb-разъемы разбалтываются, провода перегибаются и повреждаются. О проблеме будет говорить постоянное включение-отключение самой кассы, POS-терминала или сканера штрихкодов. Бывает и так, что кассир передвигает кассовый аппарат или компьютер, например, с целью вытереть пыль или чтобы было удобнее перезаправить кассовую ленту. При этом usb-кабели могут выходить из разъемов (если плохо закреплены), что также приводит к отключениям кассы или периферийных устройств.

Администрации торговой точки или сети крайне важно следить за тем, чтобы установленное на рабочем месте кассира специальное программное обеспечение (ПО) регулярно получало все обновления, а все единицы ККТ имели актуальную версию прошивки (она отвечает за формирование, печать и отправку чека со всеми необходимыми реквизитами, предусмотренными текущим законодательством). Требования законодательства в области торговли постоянно меняются. Например, это касается информации, которая должна отражаться на чеке (реквизиты, дата и время покупки, код товара, подлежащего маркировке и т.п.) и передаваться в ФНС, а в таком случае зачастую требуется обновление ПО и прошивки каждой единицы ККТ. К тому же у фискального накопителя в составе кассового аппарата есть срок регистрации, а у ОФД - срок действия. Их необходимо отслеживать и своевременно продлевать, чтобы избежать остановки работы кассы.

Во-первых, необходимо потратить время на обучение кассиров работе с кассовой техникой и программным обеспечением.

Во-вторых, нужно планировать и регулярно проводить профилактику оборудования. Не реже, чем раз в год технический специалист должен разбирать ККТ, проводить ревизию ключевых компонентов и заменять изношенные при необходимости – это поможет избежать выхода техники из строя. Ревизию проводов и периферийных устройств следует проводить постоянно.

В-третьих, нужно своевременно обновлять кассовое ПО и прошивку каждого ККТ, а также контролировать сроки действия ОФД и регистрации фискальных накопителей. Это нетрудно, если в торговой точке используется всего 2-3 рабочих места кассира. Если же дело касается крупной торговой сети или гипермаркета, где установлены десятки и сотни касс, постоянная актуализация данных по всем обновлениям и срокам превращается в крайне трудоемкую задачу и требуется создание отдельной системы учета и контроля. Чаще всего для этого формируется специальный реестр в Excel, 1С или другой программе. При его отсутствии могут возникать ситуации, когда кассовое ПО обновлено по всей сети магазинов, однако на некоторых ККТ осталась старая версия прошивки. Сложность в том, что такой реестр сотрудники бывают вынуждены вести вручную, а это – всегда дополнительные расходы на заработную плату. Более того, существует высокий риск негативного воздействия человеческого фактора. Например, сотрудник отмечает в таблице, что прошивка того или иного ККТ обновлена, но забывает провести само обновление, а это снова ведет к сбоям. Такие ситуации достаточно часто возникают на практике.

Все указанные выше проблемы и недостатки методов их решений устраняет IT-решение ScanKass предназначенное для онлайн-мониторинга кассовых аппаратов и программ в торговых точках на наличие сбоев и ошибок в работе. Приложение устанавливается на ПК, к которому подключено кассовое оборудование, и в фоновом режиме отслеживает программные ошибки, считывает остаток ресурса компонентов кассового аппарата (например, печатающей головки, отрезчика) и определяет степень их износа.

Автоматически фиксируются самые разные виды ошибок – от неисправности фискального накопителя до сбоя часов на кассе или даже плохо закрытой кассиром крышки чековой ленты. Также приложение показывает текущие версии ПО и прошивок всех ККТ, сроки регистрации фискальных накопителей и ОФД (из процесса тем самым полностью устраняется человеческий фактор, пропадает необходимость тратить материальные и трудовые ресурсы на организацию контроля).

Данные об ошибках поступают на централизованный сервер и обрабатываются по определенным правилам (сортируются по группам и распределяются между специалистами самого магазина или его службы техподдержки, которые отвечают за каждую группу). Уведомление о любом сбое в течение минуты отправляется специалисту на электронную почту или в Telegram. Кроме того, приложение может формировать статистику ошибок за любой период. Также при регистрации в приложении у компании-клиента создается личный кабинет пользователя, в котором удобно отражается вся структура торговых точек вплоть до конкретного рабочего места и единицы оборудования – тогда в сообщении об ошибке будет содержаться информация, какая именно касса в какой точке дала сбой.

Все это позволяет заранее планировать и своевременно осуществлять профилактику всего комплекса кассового оборудования, вовремя обновлять кассовое ПО и прошивки ККТ, а при наличии поломок и сбоев значительно ускорить процедуру их устранения (технический специалист больше не тратит время на диагностику, а сразу приступает к ремонту). Тем самым торговые сети и несетевые магазины получают возможность минимизировать или даже полностью исключить убытки от сбоев в работе и вынужденного простоя неисправных касс.

#ккт #техподдержка #программноеобеспечение #розница #ритейл #по #it