Автоматизация процесса заказа визиток в Битрикс24

Процесс заказа различных раздаточных материалов, включая визитки, может быть сложным и достаточно длительным. Сотрудникам необходимо согласовать дизайн, уточнить тираж и найти подходящую типографию. Однако иногда визитки требуются срочно, например, когда до встречи с крупным заказчиком остается всего пара дней. Мы разработали бизнес-процесс, который позволяет организовать и практически полностью оцифровать всю последовательность действий.

Заказчик — крупный производитель напольных покрытий промышленного назначения, различных сухих смесей для гидроизоляции, а также оборудования и инструментов для ремонта покрытий. Основные рабочие процессы реализованы на базе платформы Битрикс24.

Клиентами заказчика являются различные предприятия, владельцы складских помещений и прочие организации, владеющие крупными промышленными и коммерческими объектами. В связи с этим менеджерам и руководителям компании очень часто приходится посещать различные профильные выставки, форумы и прочие мероприятия для поиска и привлечения новых клиентов. Большинство встреч с крупными заказчиками также проходит в офлайн-формате. В связи с этим многим сотрудникам приходится регулярно заказывать большое количество визиток для раздачи потенциальным и действующим клиентам.

Ранее процесс заказа визиток был очень запутан и состоял из множества лишних этапов. Сотрудникам нужно было отправлять заявку офис-менеджеру. Затем офис-менеджер обрабатывал запрос, уточнял детали, формировал заказ и отправлял его в типографию. После отправки заказа офис-менеджеру приходилось постоянно просматривать электронную почту, чтобы не пропустить письмо от типографии о готовности визиток среди большого потока различных сообщений. После получения письма от типографии требовалось забрать визитки и доставить их заказчикам. В итоге простая задача печати визиток могла занимать несколько недель, ведь сотрудникам приходилось тратить время на согласования, уточнения, переписки и множество других рутинных операций.

Компании требовалось решение, которое позволило бы упорядочить, оцифровать и ускорить весь описанный процесс.

Наши специалисты подробно изучили все этапы работы по заказу визиток и разработали бизнес-процесс, который позволяет организовать, а также практически полностью оцифровать всю последовательность действий. Работа системы делится на несколько этапов.

Для начала сотруднику необходимо запустить бизнес-процесс «Заказ визиток» в ленте новостей на портале Битрикс24.

Перед тем как процесс будет запущен, требуется указать следующие данные:

После того как все данные заполнены, остается нажать кнопку «Запустить».

На основе указанных данных при запуске бизнес-процесса система формирует письмо, которое автоматически отправляется на электронную почту типографии.

Важно подчеркнуть, что сформированное письмо отправляется от имени офис-менеджера компании, который отвечает за изготовление визиток.

Далее типография обрабатывает запрос, изготавливает визитки по согласованному ранее шаблону, формирует счет и отправляет его ответным письмом на электронную почту офис-менеджера. При поступлении данного письма система автоматически уведомляет сотрудника о готовности визиток.

Офис-менеджеру остается только оплатить счёт и организовать доставку визиток в офис компании.

Благодаря реализованному бизнес-процессу сотрудникам компании не нужно лично обращаться к офис-менеджеру, чтобы заказать визитки. Более того, офис-менеджеру не нужно тратить время на переписку с типографией.

Главный итог нашей работы — оцифровка и структуризация процесса заказа визиток. Сотрудникам компании больше не нужно тратить время на бесконечные переписки, согласования и уточнения. Система в автоматическом режиме формирует заявки в типографию, а офис-менеджерам остается только оплачивать счета и получать готовые визитки.

• Сократить затраты времени на заказ визиток.

• Своевременно подготавливать раздаточный материал для потенциальных клиентов.

• Освободить офис менеджеров от рутинных задач и сконцентрировать их внимание на более важных процессах.

Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!