Планирование в агентстве / веб-студии
В этой статье разберем такую стандартную боль студий и аутсорс-продакшенов, как планирование. У очень многих эта боль есть, но все о ней почему-то молчат.
Рассмотрим два наиболее часто используемых инструмента планирования, почему мы от них отказались и к чему пришли.
В целом, исходя из нашего опыта и опыта работы с нашими клиентами, коими являются студии, все можно разделить на три этапа.
Этап 1:
Вас мало и для планирования используется все, что угодно. В худшем случае мы сталкивались со следующим методом планирования: у нас всего в штате три разработчика, посему менеджер и так помнит, кто чем занят и когда конечный продукт будет готов. Поэтому систематическое планирование здесь фактически не требуется.
Но в итоге по мере роста все приходят к какому-то более гибкому с точки зрения возможностей инструменту планирования и переходят к этапу 2.
Этап 2:
Наиболее частый случай на начальном этапе развития - это когда для планирования используется Трелло (канбан доски).
Плюсы для нас на тот момент:
- Все онлайн;
- Бесплатно;
- Относительно безболезненное и быстрое внедрение для команды.
Мы на определенном этапе развития также использовали канбан в виде трелло. В начале использования все удобно и наглядно.
Но на определенном этапе у нас вылезла существенная проблема:
на разработчике есть задачи, есть поток; видим, в каких колонках работа застревает, но есть главный минус - это сроки, которых мы не видим.
При систематическом потоке старых задач - определенные задачи могут съезжать по срокам на фоне нового потока тасков. Добавляются новые разработчики, потом сверху падают PM’ы т.д. Горизонт планирования нельзя расширить за пределы 1-2 дней.
Ниже картинка из трелло. Почти все зарисовано, но общий смысл понятен.
Горизонт планирования необходимо расширять, ибо начинает маячить хаос в тайм-менеджменте. Пора переходить к следующему этапу.
Этап 3:
Следующий этап, когда для планирования выбирают что-то доступное прямо здесь и сейчас. В нашем случае, как и у многих других, выбор пал на Гугл Календарь.
Гугл Календарь.
Из начальных плюсов на тот момент:
- Дешево и работает "из коробки";
- Имелась интеграция, в том числе с Битрикс24 (в нем мы работаем).
Хотя, по факту как оказалось, большинство, и я в том числе, не использовали интеграцию, а держали отдельно открытой вкладку либо программу Гугл Календаря :)
По какому принципу это все работало: под каждого разработчика заводился свой календарь. Вернее директор (т.е. я) в своей гугловской учетке создавал дополнительный календарь, к которому давал доступ:
- Разработчику;
- Менеджерам;
- Тимлиду этого разработчика либо команде (если это тимлид).
Скрин ниже из архива наших регламентов:
- Слева: менеджеры, директор и тимлиды видели примерно такую картинку.
- Cправа: их персональная загрузка по дням (скрин ниже из архива наших регламентов)
Для планирования времени разработчика мы указывали номер задачи (брался из нашего Битрикс24), количество планируемых часов в день и опционально название проекта.
Стараемся более 7 часов не планировать и оставлять хотя бы 1час на всякие непредвиденные обстоятельства. Также были учтены случаи, когда разработчик опережает график и готов принять пару мелких задач.
Менеджер это делает и в этом случае в календаре разработчик получает 8+ часов.
На определенном этапе система стала достаточно громоздкой и неудобной:
- Постоянно требовался директор для добавления новых людей и предоставления доступов между командами, т.к все было завязано на главный аккаунт.
- При добавлении задач менеджерами, директору, который являлся изначальным создателем календарей, в 9 утра прилетали уведомления о списке задач на сегодня (что лично меня жутко бесило - я ведь уже не вел проекты, PM’ы полностью заменили меня).
В итоге с ростом количества людей, Гугл Календарь стал окончательно неудобен. Появились идеи и хотелки по интеграции, автоматизации, более глубокому планированию и прогнозированию. А также возможности по их реализации в полной мере.
Поэтому в нашем случае начался новый этап. На этом этапе все выбирают коробочные решения которые допиливают под себя или делают как мы.
Этап 4 или выбор настоящего хардкорного аутсорс-продакшена.
Следующее решение было выбрано по принципу: хочешь, чтобы было как нужно тебе - пили свое решение ( :
В результате на базе Dhtmlx написали свой планировщик по аналогии с календарем Гугла по функционалу, а также взяв, по нашему мнению, лучшие фишки из календаря Битрикс24.
Фишки, которых нам не хватало в обеих системах и которые в итоге реализовали у себя:
- Быстрое переключение отображений день-месяц-год.
- Удобная навигация.
- Возможность отключить отображение тех или иных сотрудников.
- Возможность видеть чужие календари загрузки.
- Просмотр задачи сразу на странице просмотра календаря.
Небольшая визуальная, но очень важная фишка:
Менеджер видит, когда освобождается конкретный разработчик и ставит в ближайшее окно новую задачу в план. Это позволяет иметь горизонт планирования дедлайнов не 1-2 недели, а на несколько месяцев вперед.
На скриншоте ниже пример как визуально выглядит распланированный месяц:
Да, есть некоторые риски, что сотрудник не уложится в оценку и/или прилетят asap правки по другим проектам/задачам. Для этого, как я выше и писал, у нас есть специальные «окна» для таких задач. Потому график если когда и съезжает, то не сильно.
Вариант что сотрудник заболеет - это форс-мажорный, спланировать такое нереально. Потому в планировании это обычно не учитываем.
Отпуска, кстати, тоже отмечаются в календаре. Да, вот так вот банально :)
Сейчас бывает поглядываю на диаграмму Ганта, которую используют для планирования некоторые студии, однако вид Таймлайн в нашем календаре позволяет фактически так и видеть график:
Вместо заключения.
Таким образом, от планирования в 1-2 дня канбана и гугл календаря, мы ушли в работу со своим решением . Это позволило нам максимально гибко строить долгосрочные планы, достаточно точно говорить клиентам, когда мы начнем делать и когда планируем сдать их проект. И, как правило, даже на достаточно больших проектах (для нас сейчас это 2-4 месяца) погрешность составляет максимум пару дней.
Мне будет очень интересно услышать, как вы у себя в компании наладили планирование, что используете и чем это лучше/хуже на ваш взгляд.
спасибо. инструментов много есть, но исторически сложилось, что мы в б24. сейчас по мере роста компании уже начинаем привлекать бОльше софта, но все же основной учет все еще там. в планах в ближайшее время на небольших внутренних командах пробовать другие системы
Хочешь сделать хорошо - сделай все сам. А сколько часов ушло на создание своего решения?
На данный момент около 100ч, но еще не все успели реализовать из задуманного. Сделана некая обязательная база, а уже улучшения/хотелки делаем по мере наличия свободного времени у разработчика, который отвечает именно за этот функционал нашей системы
ganttpro.com - довольно мощный инструмент для планирования
Дмитрий, спасибо, изучу!