Как мы превратили бухгалтерский аутсорсинг в конвейер с помощью автоматизации
У компаний, которые оказывают услуги бухгалтерского аутсорсинга, своя боль: учет клиентов должен быть выверен до мелочей, но на практике - ошибки, пропуски и куча ручных операций.
Наш клиент столкнулся именно с этим:
- новые сделки в CRM часто забывали создать;
- если и создавали - то с разнобоем в названиях, из-за чего искать потом было мучительно;
- тариф и стоимость клиента терялись между карточкой компании и сделкой;
- обязательные поля не заполнялись, учет буксовал.
Задача:
упростить жизнь бухгалтерам и менеджерам так, чтобы процесс «новый клиент → сделка в CRM» происходил автоматически и без ошибок.
Решение: бизнес-процесс на Битрикс24
Мы построили автоматизацию по простому принципу: клиент появился - система сама делает всё остальное.
Как это работает:
1. Триггер - создание компании
При добавлении новой компании бизнес-процесс автоматически стартует и проверяет, всё ли заполнено в карточке.
2. Проверка обязательных полей
- тип тарифа (базовый, расширенный или индивидуальный)
- стоимость (если тариф индивидуальный)
Если данные неполные, ответственному улетает задача с конкретным списком, что нужно дополнить.
3. Автоматическое создание сделки
- воронка «Бухгалтерский аутсорсинг»
- стадия «Новая»
- поля сделки подтягиваются из карточки компании: тариф, стоимость, ответственный
- автоматически проставляется месяц создания для контроля периодичности
4. Умное наименование
Формат:[Название компании] / [Тариф] / [Месяц]
Пример:ООО «Рога и копыта» / Базовый / Январь 2025
5. Уведомления и контроль
Если данных не хватает - сотрудник получает задачу «допиши вот это и вот это». После исправлений процесс перезапускается без вмешательства руками.
Дополнительно добавили:
- проверку корректности данных (например, сумма тарифа должна быть числом);
- аналитику: сколько новых клиентов по месяцам, как распределяются тарифы;
- интеграцию с другими процессами - после сделки сразу запускается подготовка документов, первая консультация и задачи на настройку учёта.
Что получили в итоге
Стандартизация: теперь 100% новых клиентов автоматически оказываются в CRM с единообразными названиями сделок.
Контроль качества: пропуски обязательных полей исключены, а задачи с «чек-листом ошибок» уходят конкретным ответственным.
Экономия времени: менеджеры больше не тратят часы на ручное создание сделок и копирование данных.
Прозрачность: каждый тариф привязан к сделке, периоды обслуживания отслеживаются автоматически.
Этот кейс показал: даже простая автоматизация в Bitrix24 способна полностью переломить рабочий процесс. Рутины меньше, контроля больше, а CRM начинает работать как отлаженный конвейер.
Хотите больше таких разборов и идей по автоматизации? Переходите в наш Telegram-канал и подписывайтесь — там делимся кейсами, лайфхаками и рабочими сценариями из практики.