Конвейер вместо хаоса: нефтетрейдинг, который «едет» сам

Договоры и ТТН рождаются сами, счета не теряются, а пакет для ФНС появляется раньше, чем кофе остынет.

Нефтетрейдинг — это не только поставки топлива, но и огромный документооборот: договора и приложения, заявки на отгрузку, товарно‑транспортные и железнодорожные накладные, счета, закрывающие документы.

До автоматизации всё это вели в разных местах: Excel, Word, почта, мессенджеры. Результат - хаос, потери времени, дублирование, человеческий фактор и риск налоговых претензий.

Наш вызов: превратить этот хаос в прозрачный, управляемый и автоматизированный процесс, встроенный в CRM.9

Мы сделали это в Битрикс24.

Компания: поставщик нефти и нефтепродуктов с собственным производством.

Проблемы:

документы разрозненные: юристы делают договоры, бухгалтерия ищет накладные, менеджеры догоняют заявки;
потеря времени на рутину - копипаст и ручное формирование документов;
риск для налогового учёта - бумаги можно потерять или оформить не так, как требует ФНС;
отсутствие «сквозной прозрачности» от заявки до закрывающих документов.

Цель: единая система, где весь процесс - от договора до отгрузки - живёт в CRM, автоматизирован и готов к налоговым проверкам.

Мы построили в Битрикс24 комплексную архитектуру:

основная воронка - «Заявки на поставку топлива»,
4 смарт‑процесса: договоры, приложения, ТТН, ЖД накладные,
карточка компании - единый центр, где видна вся документация, связанная с клиентом.

Новый клиент оставляет заявку → система автоматически создаёт шаблон договора.
Клиенту приходит персональная веб‑форма: загрузить документы, согласовать условия.
Юридический отдел подписывает договор → он уходит в «Реестр договоров».

Для действующего клиента всё быстрее: заявка сразу переходит на следующий этап.

Менеджер фиксирует объём и номенклатуру.
Система автоматически формирует приложение к договору.
Юристы подписывают приложение, бухгалтерия получает задачу выставить счёт.
После оплаты счёта процесс двигается дальше.

Клиент получает персонализированную форму (авто / ЖД).
После заполнения → автоматически формируется заявка на производство.
Менеджер проверяет корректность данных и подтверждает.

Ответственный менеджер подтверждает отгрузку.
Операционист вводит ТТН или ЖД накладные в CRM.
Документы автоматически связываются с заявкой и клиентом.

CRM назначает бухгалтерии задачу на закрывающие документы.
Отправка клиенту: в бумаге или через ЭДО.

Менеджер завершает заявку («Закрыть» или «Продолжить»).
Если объём ещё есть - цикл продолжается, не надо заново запускать процесс.

✨ Авто-документы - договоры, приложения, ТТН формируются из шаблонов на основе данных CRM.

✨ Персональные формы - клиенту уходит уникальная ссылка, форма адаптируется под тип перевозки.

✨ Авто‑задачи - юристам, бухгалтерам, менеджерам система создаёт задания с дедлайнами.

✨ Связывание документов - все накладные и договоры видны в карточке компании, без поиска.

✨ Гибкость каналов - документы могут уйти по ЭДО или бумажной почтой.

✨ Compliance‑ready - экспорт всех документов в PDF и история изменений - одной кнопкой.

📉 Скорость: время от заявки до отгрузки сократилось в 3 раза.

🧑💻 Минимум рутины: документы больше не пишутся вручную.

🔍 Прозрачность: менеджер видит статус любой заявки и все связанные документы в CRM.

✅ Снижение ошибок: обязательные поля и автозаполнение исключают «человеческий фактор».

📂 Готовность к налоговым проверкам: в один клик выгрузка документов в нужном формате.

📈 Масштабируемость: легко подключаются новые продукты и сценарии отгрузки.

4 взаимосвязанных смарт‑процесса с синхронизацией.
20+ автоматических роботов.
Интеграция с производственной системой через Webhooks.
Многоуровневая система прав доступа (юристы, бухгалтерия, продажи, операционисты).
Автоматическая генерация PDF‑отчётов для регулирующих органов.

Торговля нефтепродуктами — традиционно сложный и бюрократизированный бизнес.Мы показали, что даже такой тяжёлый документооборот можно превратить в понятный цифровой конвейер, где каждый шаг автоматизирован, а результат всегда прозрачен и готов к проверке.

Именно такие внедрения доказывают: CRM может быть не просто «базой клиентов», а полноценной операционной системой бизнеса.