Цифровизация рабочих мест: тенденции и IT-решения

Главный ресурс компании — ее сотрудники и их комфорт. Поэтому подходить к цифровизации рабочих мест нужно отталкиваясь именно от того, что нужно сотрудникам.

Общий тренд перехода в цифровое пространство появился задолго до пандемии. Бизнес все чаще прибегал к облачным сервисам, которые помогали масштабированию компании и оптимизации ее расходов. По данным IDC, в 2019 году объем рынка облачных сервисов составил целых $233,4 млрд — это на 26% больше, чем в 2018-м, когда он равнялся $185,2 млрд.

В 2020 году ситуация сильно поменялась. COVID-19 не просто ускорил уже существовавшие процессы, но и заставил самых упрямых скептиков присмотреться к новым технологиям из-за общего перехода компаний на удаленный формат работы.

Изменения в рабочем процессе заставили работодателей сократить рабочие пространства, чтобы уменьшить арендную плату. Рабочие места стали более универсальными. Вот несколько примеров:

• Управление отделом кадров, недвижимости и технологий Thomson Reuters, осознав, что важно заблаговременно планировать выход части сотрудников обратно в офис, внедрило грамотное комбинирование технологий онлайн- и офлайн-работы. Так, подключение оборудования видеоконференцсвязи во всех открытых пространствах офиса и переговорных комнатах помогло сотрудникам без проблем начать общаться с коллегами, которые сейчас работают из дома.
• В PayPal тоже обратили внимание на преимущества гибридного формата работы. Компания внедрила решения, позволяющие сотрудникам на удаленке встречаться с сотрудниками из офиса в виртуальном пространстве для обсуждения нерабочих вопросов - чаепития или ланча. Эти неформальные встречи помогают командам не терять контакт друг с другом, делая работу в новых распределенных условиях более комфортной.

Работодатели традиционно не признавали удаленную работу полноценной, считая, что работники на удаленке недостаточно эффективны. Пандемия вынудила бизнес пересмотреть свое отношение к альтернативным вариантам организации рабочего процесса. Кризис доказал, что эффективность зависит не от территориального распределения команды, а от самой организации взаимодействия ее членов и тех инструментов, которыми они пользуются.

Несмотря на изначальную неприветливость, в России становится все популярнее идея «гибкого офиса» — способа организации рабочего пространства, который объединяет преимущества коворкинга, сервисного центра и классического офиса. Это помогает работодателям оптимизировать расходы на аренду. По прогнозам экспертов, в 2021 году общая площадь гибких офисов в России может увеличиться со 182 до 350 тыс. кв. м.

Бронирование переговорных комнат

Такой пример модернизации офиса крайне популярен, так как повышает эффективность использования пространства. Благодаря синхронизации системы с корпоративным календарем, сотрудники могут удаленно бронировать необходимую для встречи переговорную комнату и приезжать к точному времени, не находясь в офисе целый рабочий день. Настенные сенсорные панели фиксируют и отражают занятость помещений, что также дублируется и в установленном ПО, и в корпоративных календарях.

Виртуальный офис

Относительно новое направление, которое вобрало в себя не только специальные ПО для удаленной работы, но и продукты, ранее немыслимые в онлайне. Компании, предлагающие решения для создания виртуального офиса, помогают заводить почтовые адреса, регистрировать телефонные номера и факсы, обрабатывают и хранят записи звонков и даже оказывают бухгалтерские услуги из любой точки мира. Иначе говоря, вы получаете полностью укомплектованный офис со всеми внутренними процессами, который может быть оформлен по всем бумагам, например, в Нью-Йорке, в то время как вы будете находиться и работать в Москве.

Автоматизация пространства: сокращение площадей, внедрение hot desking

Отличный пример автоматизации офиса — внедрение технологии hot desking (в переводе с англ. — «горячие столы»), которая позволяет оставить в офисе ровно столько мест, сколько необходимо для безопасной и комфортной работы, а также сэкономить на офисной недвижимости благодаря сокращению арендуемых площадей. Суть технологии — создать закрепленные места для тех, кто вынужден или хочет постоянно работать в офисе, и предоставлять остальным гибкие рабочие места с возможностью удаленного бронирования. Синхронизация с корпоративными календарями делает эту технологию универсальной для сотрудников, а возможность проанализировать посещаемость офиса особенно привлекает внимание менеджмента, который стремится сократить свои издержки в кризисный период.

Сегодня можно с уверенностью сказать, что в ближайшие несколько лет произойдет настоящая революция в организации офисного пространства и в тех инструментах, что составляют цифровое рабочее место сотрудника. Рост популярности гибридного формата работы закономерно приведет бизнес к созданию гибких рабочих мест, которые будут удобны членам распределенных команд и не вызовут сложностей в их коммуникации друг с другом.

Редакция IT-компании The MASCC - чешско-российского разработчика систем автоматизации (BPM/CRM) и мобильных приложений