Как сотрудники Leroy Merlin оформляют отпуска за 5 минут

Подробно рассказываем о том, как мы разработали централизованный сервис для планирования и согласования отпусков в электронном виде, чем облегчили жизнь десяткам тысяч сотрудникам известного ритейлера.

С Leroy Merlin мы сотрудничаем уже много лет. На момент начала разработки сервиса «График отпусков» какая-либо автоматизация процесса планирования отпусков у заказчика полностью отсутствовала. Огромная нагрузка по отпускному документообороту еще и в бумажном виде ложилась на кадровую службу компании.

Поэтому заказчик хотел, чтобы новый сервис автоматизировал организационные процессы, сократил вероятность путаницы при согласовании, упростил работу HR-специалистов и всех сотрудников компании и существенно уменьшил, а желательно вообще снизил до нуля процент бумажных документов, которые приносят в кадровую службу.

1. Сделали первую версию на SharePoint

База для сервиса уже была – корпоративный портал для сотрудников. Нужно было сделать сам модуль с отпусками и внедрить его в портал.

Разработка началась в далеком 2013 году, в продукте было мало функционала, но зато был самый-самый нужный – планирование отпуска сотрудника на следующий год.

2. Перевезли решение на микросервисы

Тренд микросервисов стал набирать обороты в мире enterprise-разработки, и «График отпусков» переехал на новую архитектуру.

Главный архитектор компании и продуктовая команда продумали, как правильно распилить этот монолит и как встроить отпуска в уже микросервисные портальные сервисы.

3. Разработали новый дизайн

Команда дизайнеров подробно проработала макеты по каждому пользовательскому сценарию, ориентируясь на общую концепцию, которую Leroy Merlin заказывала у «Студии Артемия Лебедева».

4. Полностью обновили продукт

Продуктовая команда проработала цели обновленного продукта и сформировала бизнес-требования, исходя из этих потребностей.

Уже с готовыми требованиями, продуманной архитектурой, свежими дизайнерскими макетами к 2019 году мы распилили большой «шарпоинтовый» монолит российской части «Графика отпусков» на микросервисы с сохранением функциональности и сделали новый интерфейс.

5. Подключили к сервису другую страну

В прошлом году мы подключили к обновленному решению Казахстан. Сервис получился универсальным – он понимает, когда нужно обращаться к «БОСС-Кадровику» (Россия), а когда к 1C (Казахстан).

6. Регулярно выпускаем для продукта новые полезные фичи

Недавно ушли от ограничения кратности отпуска 7 дням (раньше это было необходимо по внутренним причинам заказчика). А в данный момент добавляем возможность планирования накопленных остатков отпускных дней.

7. Выполнили все законодательные нормы

В продукте соблюдены и корректно обрабатываются все положенные по законодательству нормы – обязательный отпуск отрезком на 14 дней, правильные переносы отпуска с учетом праздничных дней, правильная обработка дополнительных отпусков (региональные, за ненормированный рабочий день, особые условия труда и т.д.).

8. Покрыли продукт автотестами

Еще один важный пункт – решение покрыто автотестами больше, чем на 70 %. В нем есть юнит-тесты, которые пишут разработчики в коде, интеграционные и сценарные тесты. Юнит-тесты – это стандарт нашей компании, все решения 100 % покрыты ими, поскольку мы не пропускаем код без них.

Благодаря нашему решению сотрудники быстро и удобно могут оформлять заявки на отпуска, а руководители согласовывать или отклонять эти заявки.

Процесс планирования отпусков происходит в ноябре. За этот месяц сотрудники должны запланировать весь свой отпуск на следующий год. Все несогласованные отпуска автоматически запланируются на декабрь следующего года.

Решение включает:

• формирование графика отпусков по всем сотрудникам в России и Казахстане;
• согласование отпуска и возможность его переноса в течение года;
• просмотр информации по доступности коллег;
• предоставление сотрудникам информации по доступным дням отпуска;
• самостоятельное оформление заявок на отпуск.

Чтобы развивать продукт нужно исследовать пользовательский опыт. Сделать это поможет проведение UX-исследований.

UX-аналитики общаются с пользователями и собирают обратную связь. Так продуктовая команда получает фидбэк на разных стадиях работы над продуктом, чтобы учитывать «боли» и удовлетворять потребности конечных пользователей, а также соответствовать современным стандартам разработки цифровых продуктов.

Что касается нашего продукта, он живет и постоянно апгрейдится. Компания Leroy Merlin растет с каждым годом, и наши показатели вместе с ней. Так, например, по итогам прошлого планирования отпусков в 2021 году свои заявки оставили уже 88 % сотрудников. Для сравнения, в 2019 было 70 %, а в 2020 – 85 %.

Весь процесс планирования отпуска занимает у большинства сотрудников менее 5 минут времени и столько же у руководителей, чтобы все согласовать. Пользователи справляются со своими задачами, высоко оценивают продукт и готовы им пользоваться в будущем. Подобную информацию как раз и можно собрать, проводя UX-исследования.