Как приложение ScanKass помогает сократить затраты на эксплуатацию рабочего места кассира
Рассматриваем 3 способа, как сократить затраты на обслуживание и потери от простоя рабочего места кассира.
Современное рабочее место кассира в любом магазине – от небольшой торговой точки «у дома» до магазина крупной торговой сети, представляет собой целый комплекс оборудования. В него входит персональный компьютер с кассовым программным обеспечением, фискальный регистратор, POS-терминал для безналичной оплаты, сканер штрих-кода и др.
Как и любая техника, кассовое оборудование в процессе ежедневной эксплуатации может быть подвержено различным программным и аппаратным сбоям. Самые критичные из них те, которые приводят к остановке работы кассы. Ее вынужденный простой – это всегда убытки для торговой точки, ведь получать деньги от покупателей «мимо кассы», без выдачи чека нельзя (такие операции незаконны и за них налоговая обязательно начислит серьезный штраф). Чем дольше не функционирует касса – тем больше убытки. Для небольшого магазина, в котором работают 2-3 кассира, простой кассы обычно провоцирует образование длинных очередей и недовольство покупателей.
Соответственно, каждый магазин должен следить за техническим состоянием кассового оборудования и регулярно проводить его профилактику силами внутренней сервисной службы (как вариант – сервисной службы производителя оборудования) или компании-подрядчика. К сожалению, зачастую руководители торговых точек пытаются сэкономить время и затраты именно на этом. И попадают в ситуацию, когда касса начинает работать некорректно или ее эксплуатация становится невозможной.
Даже малейший сбой может привести к убыткам. Так, из-за отставания часов в кассовом аппарате возникают расхождения между реальным временем и временем продажи, отображенном в чеке. Это может привести к блокировке фискального накопителя или, например, штрафу за продажу алкоголя в неположенное время.
Поскольку лишь в редких случаях кассир может сообщить техническому специалисту точную причину поломки, ему приходится выезжать на точку и разбираться с проблемой на месте (причем далеко не факт, что он сможет быстро ее устранить). Возникают незапланированные и двойные убытки – стоимость ремонта кассы (часто достаточно высокая) и убытки от ее простоя.
Реальное сокращение затрат на эксплуатацию рабочего места кассира может быть достигнуто тремя способами:
1 способ: самостоятельное планирование и организация диагностики и профилактического ремонта оборудования.
2 способ: постоянный программный мониторинг работы оборудования.
Для этого можно использовать новое IT-решение ScanKass. Приложение достаточно просто установить на ПК, к которому подключено кассовое оборудование. Программа будет осуществлять мониторинг параметров работы оборудования в фоновом режиме. Например, приложение может отследить сбой фискального накопителя и автоматически уведомить об этом сотрудника магазина и/или службы техподдержки, чтобы он оперативно принял необходимые меры (кроме того, в сообщении будет указана рекомендация по устранению проблемы). Кроме того, ScanKass может формировать статистику по ошибкам за любой выбранный период времени. Полезный эффект заключается в том, что, во-первых, магазин может заранее планировать профилактический ремонт оборудования (если какая-то деталь выходит из строя, ее можно найти и заменить в спокойном режиме) и соответствующий бюджет. А во-вторых, если поломка все-таки произошла, техническому специалисту уже не нужно тратить время на поиск причины – он может оперативно приступить к ремонту.
Таким образом, простой кассы либо вообще не возникает, либо его время сокращается до минимума.
3 способ: отслеживание и своевременное обновление программного обеспечения и драйверов по мере выхода их новых версий.
Для системного администратора небольшого магазина поддерживать программы в актуальном состоянии не составляет труда. Но в крупных сетевых магазинах, где рабочих мест кассира десятки (а если считать по всей торговой сети, то и сотни), требуется составление и постоянное ведение реестра всех версий программ и сроков их обновления. Это прямые затраты на создание такого реестра и зарплату его администраторам.
Здесь IT-решение ScanKass полезно тем, что оно делает эту работу автоматически, с отображением информации в личном кабинете пользователя. Соответственно, устраняется риск сбоя работы кассового оборудования из-за слетевшего драйвера или, например, несовместимости драйверов – приложение проведет анализ и оповестит об этом службу поддержки. Кроме того, функционал ScanKass позволяет вести реестр серийных номеров всех кассовых аппаратов, а также сроков действия фискального накопителя, электронных цифровых подписей, несоблюдение которых может препятствовать нормальной работе кассы.