Кейс: как не провалить корпоративное обучение на 400 человек

Почему массовое корпоративное обучение чаще всего бесполезно? Что отличает крутое обучение от простого тимбилдинга? Как сделать так, чтобы независимо от числа участников результаты обучения интегрировались в работу и стали лучшим вложением в профессиональное развитие ваших сотрудников? В этой статье рассказываю кейс, как за 1 год мы обучили 400 человек из крупнейшей российской благотворительной организации управлению проектами и из чего состоит действительно эффективное обучение.

Дано: полтора года назад к нам в PMLogix обратился представитель общественной организации “Российский Красный Крест” с запросом обучить 400 человек управлению проектами.

Несмотря на то, что в организации проектная деятельность уже велась и практически каждый месяц запускались новые масштабные проекты, у большинства сотрудников не было ясного понимания, как эффективно применять те или иные инструменты проектного управления. Например, были некоторые пробелы в области планирования: люди знали, как составлять план, для чего он нужен и прочее, но в 90% случае при планировании либо что-то упускали, либо планом никто не пользовался, либо же он жил своей жизнью. Из-за этого у руководителей не было понимания общей картины, а проекты часто не умещались по срокам или выходили за рамки бюджета.

Нам нужно было провести такую программу, в ходе которой бы участники отработали на практике и научились применять инструменты целеполагания, планирования, регулярного менеджмента, работы с рисками и пр. То есть нашей главной целью было не просто провести теоретическое корпоративное обучение, а дать людям понятные инструменты и научить их использовать, чтобы повысить эффективность проектного менеджмента в организации.

Однако это оказалось непростой задачей не только потому, что речь шла о 400 обучающихся. Мы столкнулись еще и с другими трудностями:

Очень часто эффект от корпоративного обучения отсутствует именно по причине разношерстности группы: у одних падает мотивация из-за того, что они не успевают за более продвинутыми коллегами, у других же теряется интерес к обучению из-за того, что приходится постоянно тормозить.

Мы понимали всю сложность стоящей перед нами задачи в части и организации, и контроля прохождения обучения всеми участниками, и усвоения материала разными группами обучающихся. Поэтому мы вывели следующую формулу, которая помогла сформировать качественное эффективное обучение для каждого участника: пилотная версия программы +гибридный формат + контроль допуска к практике + кастомизация.

Пилотная версия программы

Если речь о идем о масштабном и продолжительном обучении, цель которого освоение участниками конкретных навыков для применения в работе, составить идеальную программу трудно: слишком много рисков и обстоятельств, мешающих достижению нужного результата. Например, нужно было заранее определить, какие темы для участников наиболее проблемные, чтобы уделить им больше времени. Проводить интервью с каждым из 400 участников, конечно же, не вариант.

Поэтому перед стартом годового обучения мы решили провести сжатую версию программы, которую уместили в 4 онлайн-сессии по 4 часа, чтобы лучше понять, какие темы и кейсы нашим участникам будут наиболее релевантны, а также получить обратную связь. По результатам пилотной программы стало понятно, что есть проблема с планированием и на этой теме во время основного обучения нужно будет сделать особый акцент, также хорошо бы сильнее углубиться в тему оценки рисков. И, конечно, во время этих тестовых сессий нам удалось глубже понять специфику работы благотворительной организации, чтобы в дальнейшем скорректировать примеры, на которых будут разбираться конкретные инструменты (о кастомизации подробнее расскажу ниже).

Гибридный формат

Как мы уже писали выше, разношерстность группы может сильно повлиять на итоговый эффект от обучения. И чтобы привести всех участников к общему знаменателю в виде единого набора инструментов проектного управления, мы записали теоретический курс. Это было также необходимо, чтобы уже на практических занятиях обучающиеся были подготовленными.

Также мы отказались от идеи онлайн-уроков в прямом эфире еще и потому, что обычно такие занятия длятся 1,5-2 часа и участникам часто бывает тяжело сфокусироваться в реальном времени – их постоянно что-то отвлекает, какая-то информация упускается, а пересматривать потом все заново уже неинтересно. Мы разбили весь записанный теоретический курс на несколько частей, каждая из которых состояла из легкоусваиваемых мини-уроков длительностью не более 15 минут.

После успешного завершения теоретической части участникам предстояло перейти к живому обучению в формате тренинга, где они отрабатывали полученные инструменты из курса на практике.

Допуск к практике

Нам было важно, чтобы на практике собрались уже теоретически подготовленные участники, потому что без изучения основ отрабатывать какие-либо инструменты и методы бесполезно. Поэтому в сценарий прохождения курса мы заложили финальное тестирование, которое допускает участника к практике при получении минимального количества баллов. Конечно, это не гарантировало, что все будут идеально подготовлены, но являлось некоторым критерием необходимого уровня понимания.

Кастомизация обучения

У нас большой опыт в области обучения управлению проектами, поэтому мы понимали, что без включения контекста наша программа окажется бесполезной. Почему? Если инструменты проектного управления более или менее универсальны, то применение их на практике может сильно отличаться в зависимости от контекста, то есть специфики организации – вида деятельности или каких-либо внутренних правил. В итоге часто получается, что курс люди прошли, а как использовать инструменты – непонятно. Поэтому мы кастомизировали программу жизненными примерами, которые и вовлекают участников, и делают обучение максимально эффективным с точки зрения применимости различных инструментов. А именно: включили в обучение кейсы строительства больниц, создания социальных программ по оказанию помощи престарелым людям и других проектов, знакомых участникам.

В корпоративном мире часто эффективность обучения измеряется индексом NPS –насколько участникам все понравилось и будут ли они рекомендовать программу другим. Однако я считаю, что эффективность меряется не NPS-ом единым: часто этот показатель говорит только о том, что в целом обучение было комфортным, тренер классным, обучающиеся хорошо провели время и тимбилдинг удался.

Для меня главным показателем эффективности любого корпоративного обучения является применяемость изученных инструментов на практике в дальнейшем. А чтобы это действительно произошло, важно углубленно разбираться с “исходным материалом” и всеми рисками, которые могут возникнуть: сложность обучения из-за большого количества участников с разной степенью подготовки, низкая степень вовлеченности из-за универсальных примеров, невозможность сфокусироваться в реальном времени на онлайн-занятиях и т.д.

Часто все эти нюансы не учитываются и обучение строится на универсальных программах, прохождение которых зависит только от мотивации или силы воли каждого участника. Поэтому корпоративные тренинги превращаются в бесполезную трату времени, когда теоретически чему-то научились, а что делать дальше – разбирайтесь уже сами.

На мой взгляд, задача организатора обучения состоит не только в том, чтобы сделать программу максимально полезной, но и создать максимально идеальные условия для ее прохождения.

За год мы обучили 400 специалистов “Красного Креста” эффективным инструментам проектного менеджмента, которые они теперь ежедневно применяют в своей работе. А чтобы не быть голословным, поделюсь отрывком отзыва:

Подписывайтесь на мой телеграм канал, чтобы быть в курсе современных методов и инструментов в области управления проектами и изменениями.