Правильная постановка задач

Сначала поделюсь с вами историей из одной книги по командообразованию.

«Один чиновник был призван ко двору и жил в столице, ожидая назначения на должность.

Как-то, слоняясь без дела, он зашел на столичный рынок и в одной лавке увидел каменную тушечницу (поделюсь догадкой с читателем, если он этом нуждается: тушечница - чернильница, куда заливают тушь).

На поверхности эта тушечница имела выпуклость размером с горошину. В центре эта выпуклость была черна, как маленький уголек, а по окружности обрамлялась тончайшим бледно-желтым орнаментом. По внешнему виду она очень напоминала глаз птицы, которую люди называют хохлатой майной. Это была знаменитая тушечница «Глаз хохлатой майны».

Чиновник пришел от нее в восторг, но цена тушечницы оказалась чересчур высока. Сколько он ни торговался, купец никак не соглашался уступить. Ему ничего не оставалось, как с сожалением положить тушечницу на прилавок и, покачав головой от досады, уйти.

На обратном пути он снова и снова спрашивал себя, правильно ли он поступил, отказавшись от тушечницы. И когда он подошел к гостинице, решение его наконец созрело.

Войдя в свою комнату, он достал слиток серебра, отдал его своему помощнику и велел немедленно идти на рынок, чтобы выкупить тушечницу.

Прошло немного времени, и в дверях его комнаты показался довольный помощник с тушечницей в руках. Чиновник поспешил ему навстречу, глянул на тушечницу и... похолодел. Это была совсем не та тушечница, которую он только что торговал.

- Почему ты принес не ту тушечницу, о которой я тебе говорил? Ты что, ошибся? - вырвалось у чиновника.

— Нет, не ошибся, что вы! — убежденно сказал помощник. Это именно та тушечница.

Чиновник еще раз внимательно посмотрел на нее, пытаясь отыскать глаз хохлатой майны, но его не было.

— Нет, на той тушечнице я ясно видел глаз хохлатой майны, почему же здесь его нет?

— А-а, вы имеете в виду тот глаз, — протянул помощник. — Мне не понравилось, что на тушечнице был такой выступ. А тут как раз у каменщика выдалась свободная минутка. У меня оставалось еще немного денег, и я попросил его сточить этот выступ, похожий на глаз.

— Э-х-х! — в отчаянии воскликнул чиновник, но ничего уже нельзя было поделать.»

Здесь как раз и показывается проблема правильной постановки задач многих руководителей.

И давайте еще посмотрим один пример.

Этот интерактив (видео) я использую на выступлениях, чтобы наглядно показать, почему важно уметь правильно ставить задачи.

Такое происходит потому что мы разные, и каждый воспринимает информацию по-своему. Чтобы сотрудник выполнил конкретную задачу с конкретным желаемым результатом собственника, нужно правильно ставить задачу. 

Разбираем более подробно постановку задач, как и обещал.

1️⃣ Первое, что нужно сделать, — проверить текущее состояние сотрудника. 

Это поможет понять, какие проблемы и сложности сейчас есть у сотрудника. Если мы поставим перед ним ещё одну задачу, когда есть сложности с предыдущей, это может привести к тому, что задача будет выполнена не вовремя и некачественно. 

Поэтому важно задать вопрос о проекте или работе, а не о его домашних делах. Такой вопрос позволит сосредоточиться на рабочих моментах и избежать смешивания форматов работы и личной жизни.

2️⃣ Формируем задачу и объясняем её цель. 

Поскольку люди воспринимают информацию по-разному, важно объяснить им цель задачи. Когда вы объясняете сотруднику замысел, вы предоставляете ему возможность подумать и включить мозг.

Вы объясняете, зачем нужна задача, и даже если путь к её выполнению будет неправильным или некорректным, замысел будет выполнен. 

3️⃣ Ресурсы

Мы определяем ресурсы человека, например, такие как бюджет, время, чек-листы, связи и контакты. Можно узнать о сильных и слабых сторонах, поговорив с тем, кто уже выполнял аналогичную задачу в прошлом году.

4️⃣ Обозначаем критерии хорошего результата.

Выполнение задания - это путь из точки А в точку Б. И здесь мы описываем нашу точку Б критериями.

Ставим минимум 3 критерия. Это могут быть - бюджет, сроки и оценка, они должны быть разными.

5️⃣ Определяем контрольные точки. 

Это необходимо для проверки того, насколько успешно сотрудник выполняет задачу и правильно ли он двигается в её реализации.

В зависимости от опыта сотрудника и степени доверия к нему устанавливаются разные типы контроля. Они могут быть ежедневными, разбитыми на части или сотрудник может сразу сообщить о готовности проекта. Это зависит от уровня квалификации и эффективности работы всей команды.

6️⃣ Проверяем понимание задачи.

Для проверки понимания нужно внимательно выслушать человека и проследить за тем, как он будет выполнять задачу.

80% говорит сотрудник, 20% ваши комментарии и корректировки. Этот этап также важен для определения правильности выполнения задачи.

7️⃣ Личная мотивация.

Здесь все о чем писал выше, у каждого типажа своя мотивация. У бюджетника это может быть дополнительный выходной в пятницу.

И последнее - даем отмашку к выполнению.

Подпишитесь на мой телеграм-канал, там больше информации по работе с командой: https://t.me/sletchikomnawb