Почему онбординг новых сотрудников не работает и как это исправить

Если в компании плохо выстроена система онбординга, страдают все. Новичок чувствует себя потерянным, а бизнес рискует потерять специалиста. В результате — новый найм и расходы. А ещё из-за нехватки грамотных специалистов в компании просаживаются процессы, и бизнес теряет позиции на рынке.

Качественный онбординг решает сразу несколько задач. Новичку помогает быстрее влиться в работу, а компании — сократить текучесть персонала. В статье разберём, как выстроить грамотную систему адаптации и остановить отток кадров.

В 2019 году сотрудники Society of Human Resources Management провели исследование и выяснили, что найм одного работника взамен уволившегося оценивается примерно в треть его годового заработка.

Ещё с помощью грамотной системы адаптации получится:

Сократить время выхода на продуктивность. Правильно организованный онбординг включает пошаговое знакомство с рабочими процессами, инструментами и стандартами компании. Так новичку не приходится спрашивать коллег или самому добывать информацию о важных вещах. Сотрудник с первого дня чётко понимает свои задачи, зоны ответственности и критерии успеха. Это позволяет ему быстрее начать приносить реальную пользу компании.

Повысить лояльность с первых дней работы. По данным Society of Human Resources Management, 86% сотрудников принимают решение о том, остаться ли в компании, в течение нескольких месяцев после начала работы. Если новичок чувствует себя потерянным и не получает поддержки, вероятность ухода резко возрастает. Грамотно выстроенный онбординг показывает сотруднику, что компания его ценит и готова инвестировать в его развитие и комфорт.

Интегрировать сотрудника в команду и корпоративную культуру. Знакомства с коллегами, наставничество, совместные мероприятия, постоянная обратная связь помогают новичку быстрее стать полноценным членом команды. А ещё во время онбординга новичку проще понять неписаные правила компании, стиль коммуникации, ценности и принципы работы.

Онбординг — это процесс интеграции новых сотрудников в компанию. Но это не только вводный инструктаж, но и возможность для новичков больше узнать об организации, её ценностях и стандартах, познакомиться с корпоративной культурой. Обычно онбординг длится от нескольких дней до 2–3 месяцев — в зависимости от размера и сферы деятельности компании, должности сотрудника.

Адаптация — более широкое понятие. Оно включает не только знакомство с организационными моментами, но и постепенное «приспособление» новичка к своим обязанностям, коллективу, культуре компании. Процесс адаптации может идти и три месяца, и год — зависит от должности и выстроенных процессов. В таблице показали ключевые различия между понятиями:

Нет строгих правил, кто должен знакомить новичка с компанией, коллегами и обязанностями. Всё зависит от размера и структуры предприятия, должности сотрудника. Если это небольшой бизнес, онбординг может провести руководитель или самый опытный сотрудник.

В средних и крупных компаниях в процессе участвуют все ближайшие коллеги новичка. Так он быстрее погружается и в рабочие задачи, и в неформальные активности — значит, выше вероятность, что он останется в компании надолго.

Чаще всего в онбординге новичков участвует HR-специалист, наставник и непосредственный руководитель. Собрали в таблице ключевые задачи каждого:

Читайте также: «Наставничество в компании для обучения новых сотрудников»

Подходы к процессу адаптации различаются в зависимости от корпоративной культуры, сферы деятельности компании, возраста сотрудников. Вы можете использовать любой вид онбординга или смешивать разные:

Формальный и неформальный. В первом случае все процессы строго регламентированы, имеют чёткие сроки и ответственных. Например, в плане указано, что HR-специалист должен за три дня оформить все документы. Наставнику за неделю нужно познакомить новичка с командой и инструментами, а руководителю — через три месяца провести аттестацию. Формальный подход упрощает онбординг: все знают, что и когда нужно делать.

Неформальный подразумевает, что чётких стандартов нет, а новичка просто знакомят с коллегами и за кофе рассказывают о правилах компании. Такой подход часто используют в небольшом бизнесе с простой структурой.

Синхронный и асинхронный. Разновидности онбординга, которые различаются по вовлечённости участников в реальном времени. При синхронном в адаптации новичка участвуют другие сотрудники. Например, HR-специалист проводит экскурсию по офису, наставник знакомит с коллегами, а сам новичок обсуждает задачу с опытным сотрудником.

При асинхронном онбординге сотрудник проходит процесс самостоятельно, в удобном темпе. Например, изучает welcome-курс и базу знаний в LMS, выполняет задачи и меняет их статус в таск-трекере. Новичок тоже получает обратную связь, но с задержкой. Предположим, в начале недели наставник составил ему план задач, а в конце проводит встречу, на которой обсуждают успехи и впечатления сотрудника.

Активный и пассивный. Ключевое различие в том, кто инициирует и ведёт процесс онбординга. При активном ведущую роль берёт компания. Она вовлекает новичка, разрабатывает программу, обеспечивает ресурсами и постоянно с ним взаимодействует. Например, наставник сам знакомит сотрудника с командой, предлагает помощь и спрашивает, всё ли в порядке.

При пассивном компания даёт новичку доступ к информации и ресурсам, но ожидает, что он будет проявлять инициативу, изучать материалы и встраиваться в процессы. Например, сотрудник получает логин и пароль от CRM и должен сам разобраться в её функционале.

Персонализированный. Это подход к адаптации, при котором процесс не универсален для всех, а прописывается для каждой должности, роли и даже человека. Главная цель персонализированного онбординга — создать максимально вовлекающие и релевантные условия, чтобы новичок быстрее стал продуктивным и чувствовал свою ценность.

Например, при разработке плана адаптации учитывают опыт и загрузку новичка. Тогда для разработчика-джуна будет упор на обучение и встречи с наставником, а для руководителя — на стратегии компании и постановку целей.

С использованием buddy-программ. Бадди — это сотрудник, который давно работает в компании. Он выполняет роль наставника и друга одновременно. Бадди отвечает на вопросы новичка, рассказывает о неформальных правилах компании, помогает разобраться в рабочих инструментах и погрузиться в корпоративную культуру. При этом бадди не заменяет руководителя: он не ставит задач, не оценивает работу и не принимает кадровых решений.

Онбординг с геймификацией. Это процесс адаптации, при котором активно используют игровые элементы и механики. Геймификация помогает повысить вовлечённость новичков и их мотивацию к обучению, делает адаптацию увлекательной.

Например, новички изучают историю компании не в скучной презентации, а с помощью интерактивного welcome-курса. Или зарабатывают баллы, чтобы получить звание «Гуру корпоративной культуры».

Читайте также: «Инструкция по онбордингу: как сделать так, чтобы первый день новичка не стал последним»

Онбординг можно проводить «вручную»: лично рассказывать новичку о компании, показывать, как работать в CRM или таск-трекере. Такой подход используют в маленьких коллективах, где круг задач и инструментов ограничен, а новые сотрудники появляются редко.

В средних и крупных компаниях стремятся автоматизировать процесс. Чаще всего для этого используют:

Корпоративные порталы и базы знаний. Здесь хранится вся информация о компании и процессах: имена и должности коллег, внутренние правила, инструкции, ответы на частые вопросы. Например, новичок может посмотреть, к кому обратиться с вопросом о компенсации мобильной связи, или найти видеоуроки по работе с CRM. Плюс этого инструмента в том, что сотрудник может быстро узнать нужную информацию и не отвлекать коллег.

Чат-боты. Автоматические помощники, которые отвечают на самые популярные или простые вопросы новичков. Бот может сразу дать ссылку на нужный документ, напомнить о важных задачах или переадресовать вопрос определённому сотруднику. Например, если новичок спросит, где найти график отпусков, бот даст ссылку на нужный раздел на портале.

Таск-менеджеры. Помогают сделать процесс адаптации чётким, с конкретными задачами и сроками. В таск-трекере новичок видит все этапы: что нужно сделать сегодня, через неделю или к концу месяца работы. Наставнику и руководителю тоже удобно отслеживать процесс и контролировать результаты.

LMS — платформы для обучения сотрудников. В системе размещают учебные материалы, планируют мероприятия для новичков, собирают обратную связь, проводят встречи с участниками онбординга. Есть платформы, на которых реализованы механики геймификации, можно создать корпоративный портал или базу знаний.

Выбор LMS зависит от потребностей компании. Например, кому-то важны инструменты для оценки и тестирования сотрудников, а кто-то планирует полностью автоматизировать процесс адаптации. Какие бы задачи ни стояли перед вами, попробуйте их решить с помощью сервисов компании iSpring:

iSpring Learn — система управления обучением. Здесь можно создавать учебные материалы, загружать файлы всех популярных форматов, оценивать сотрудников и геймифицировать онбординг.

У платформы простой и понятный интерфейс, с которым быстро разберутся и авторы курсов, и пользователи. iSpring Learn работает в браузере и адаптируется к разным типам экранов. А ещё у платформы есть мобильное приложение — с ним проходить адаптацию можно в любое время, даже если нет интернета.

В iSpring Learn можно создавать пульс-опросы, чтобы быстро оценивать настроения в команде. Для глубокого анализа профессиональных и личностных качеств новичков можно использовать инструмент оценки «360 градусов».

Платформа собирает статистику по обучению и помогает оценить уровень подготовки сотрудников. Как только новичок окончит курс или пройдёт тестирование, вы получите уведомление. Данные статистики можно систематизировать: по пользователям, отделам или должностям. Так вы будете лучше понимать, как проходит адаптация в разных командах и на что стоит обратить внимание.

iSpring Suite — конструктор электронных курсов. Работает как надстройка над PowerPoint, поэтому с сервисом справится любой, кто делал презентации в редакторе. В iSpring Suite можно создавать слайдовые курсы и использовать интерактивные элементы. Например, разработать welcome-курс в виде виртуальной экскурсии по офису или сделать диалоговый тренажёр, чтобы проверить, как новички усвоили правила компании.

В коллекции конструктора — тысячи фонов, персонажей и шаблонов, так что вы сможете готовить материалы в соответствии с корпоративным стилем компании. Готовый курс, тест или тренажёр можно сразу добавить в iSpring Learn и назначить сотрудникам.

Чтобы онбординг был эффективным, важно грамотно его организовать. Обычно он включает пять этапов:

Пребординг. Это промежуток между днём, когда кандидат принял офер, и его первым выходом на работу. Длится от нескольких дней до нескольких недель — зависит от позиции и внутренних процессов компании. Главные цели пребординга — поддержать интерес к компании у пока ещё кандидата, создать положительное впечатление, снизить риск отказа. Обычно на этом этапе:

Первый рабочий день. Важно встретить новичка, показать ему офис, познакомить с командой и непосредственным руководителем. Если сотрудник работает удалённо, проведите онлайн-знакомство, чтобы он почувствовал себя членом коллектива.

Во многих компаниях новичкам дарят welcome box — набор офисных мелочей с фирменной символикой. Это может быть ручка, блокнот, сумка-шопер или чехол для бейджа. Чтобы подарок запомнился, заранее узнайте у сотрудника его любимую фразу или мем. Когда новичок пройдёт испытательный срок, можно добавить к набору кружку с надписью.

В первый день не перегружайте новичка рабочими задачами. Пусть он вместе с наставником или руководителем обсудит план на ближайшую неделю и результаты, которых ждёт после испытательного срока. Так сотрудник будет точно понимать, чего от него хотят, и не испугается объёма задач.

Первая неделя. Это время погружения в рабочий процесс. Сотрудник плотно знакомится с обязанностями, изучает продукты компании и решает простые задачи. Важно, чтобы в первую неделю новичок регулярно общался с наставником, в идеале каждый день. Так он сможет вовремя получать обратную связь и будет чувствовать поддержку.

Первые три месяца. Со второй недели в компании сотрудник постепенно погружается в работу и решает более сложные задачи. Встреч с наставником становится меньше — на них обсуждают прогресс и возможные трудности, корректируют план испытательного срока. В конце первого месяца новичок встречается с HR-менеджером, чтобы подвести промежуточные итоги.

Второй и третий месяцы — период полного включения в рабочий процесс. К этому времени сотрудник уже уверенно справляется с ключевыми задачами и иногда готов участвовать даже в сложных проектах. Наставник не направляет каждый шаг, а периодически сверяется с планом адаптации и следит, как сотрудник достигает целей. Это время, когда новый член команды может полноценно проявить свои навыки и самостоятельность.

Заключительный этап. Обычно он совпадает с завершением испытательного срока. Чтобы обсудить результаты адаптации, организуют общую встречу сотрудника с наставником, руководителем и HR-специалистом. Каждый делится своими наблюдениями и выводами. Получить полную картину можно с помощью оценки «360 градусов» — так компетенции стажёра смогут оценить все сотрудники, с которыми он взаимодействовал. Проводить её удобно в LMS — платформа автоматически создаёт шаблон опроса, отправляет сотрудникам и собирает результаты в наглядные отчёты.

По итогам встречи и оценки компания и сотрудник принимают окончательное решение о дальнейшем сотрудничестве.

Алгоритм можно использовать, чтобы создать эффективную систему онбординга и помочь новичкам быстрее вливаться в команду.

Прежде чем создавать программу адаптации, важно понять, какие проблемы она должна решить. Для этого проанализируйте текущую ситуацию в компании:

Изучите данные об увольнениях. Посмотрите статистику за последний год: сколько сотрудников уволилось во время или сразу после испытательного срока? На каких позициях это чаще всего происходило? Какие причины указывали люди?

Пообщайтесь с сотрудниками, которые работают недавно. Узнайте, с какими трудностями они столкнулись в первые месяцы, что им помогло адаптироваться, а что, наоборот, замедлило процесс.

Поговорите с руководителями и наставниками. Выясните, какие вопросы новички задают чаще всего, сколько времени уходит на обучение стажёров, в каких моментах возникают сложности.

На основе собранной информации сформулируйте конкретные цели онбординга, например:

Успешный онбординг — это всегда командная работа. Определите, кто в компании будет отвечать за процесс адаптации новичков:

Назначьте ответственного. Это может быть работник HR-службы, руководители отделов или специально выделенный сотрудник. Задача ответственного — координировать весь процесс, отслеживать прогресс и собирать обратную связь от всех участников онбординга.

Выберите наставников, если их нет. Обычно это опытные сотрудники, которые готовы делиться своими знаниями и вкладываться в обучение. Помните, что с 1 марта 2025 года нужно обязательно оплачивать работу наставников.

Он должен быть структурированным и учитывать специфику разных должностей:

Создайте универсальные блоки для всех сотрудников. Сюда войдёт информация о компании, её миссии и ценностях, ключевых продуктах, правила внутреннего распорядка, описание основных процессов.

Разработайте планы для разных ролей и должностей. Например, новичку-маркетологу нужно будет изучить брендбук, конкурентов и маркетинговую стратегию. А менеджеру по продажам предстоит познакомиться с CRM и принятыми правилами общения с клиентами, изучить шаблоны документов.

Определите задачи для каждого этапа. Например, в первый день провести экскурсию по офису, оформить документы и познакомить новичка с коллегами. В конце первого месяца — собрать обратную связь и устроить встречу.

Учитывайте поставленные цели, размер компании и технические возможности.

Небольшим компаниям подойдут простые решения:

Среднему и крупному бизнесу можно использовать специализированные платформы:

Не внедряйте новую систему сразу для всех стажёров. Сначала протестируйте её на небольшой группе.

Выберите участников. Лучше пригласить 5–10 новичков нескольких должностей. Это поможет понять, как программа работает для разных ролей.

Тщательно отслеживайте процесс. Фиксируйте, сколько времени уходит на каждый этап, какие вопросы возникают у новичков, с какими трудностями сталкиваются наставники.

Собирайте обратную связь от всех участников. Пусть новички расскажут, что было понятно, а что нет, какие этапы показались полезными, а какие — лишними. У наставников узнайте мнение об их нагрузке, эффективности методических материалов. Попросите руководителей оценить, как программа адаптации повлияла на то, как быстро новички включаются в работу.

Проанализируйте результаты и скорректируйте программу. Например, если новички отмечают, что слишком много информации в первый день, перенесите часть материалов на вторую неделю. Или подготовьте дополнительные инструкции и чек-листы, если наставники и руководители считают, что их недостаточно.

Подготовьтесь к масштабированию. После успешного запуска пилотного проекта адаптируйте программу для массового внедрения. Обучите всех наставников, подготовьте материалы и запустите платформы.

После запуска программы важно отслеживать её эффективность для всей компании. Это поможет понять, работает ли система и что нужно улучшить. Для анализа можно использовать несколько критериев и методов оценки.

Основные критерии оценки

Ключевые методы оценки

Читайте также: «Эффективный онбординг для IT-специалистов»

Эффективный онбординг требует продуманного подхода, но на практике компании часто сталкиваются с одними и теми же сложностями. Разбираем четыре основные проблемы и способы их решения:

Нет чёткого плана. Бывает, что компании подходят к адаптации хаотично. Новичок приходит в офис, получает доступ к системам, и дальше всё идёт как получится. В первый день сотрудник изучает корпоративный портал, через неделю участвует в созвоне, который ему не нужен, а через месяц руководитель вспоминает, что не познакомил новичка с ключевыми сотрудниками. Без структурированного плана онбординг растягивается на месяцы и не даёт нужного эффекта.

Как избежать. Создайте подробный план с чёткими этапами и сроками. Пропишите, что именно должен сделать сотрудник в первый день, неделю и месяц. Назначьте ответственных за каждый этап и создайте чек-листы, чтобы контролировать процесс.

Недостаточно коммуникации. Новый сотрудник часто остаётся один на один со своими вопросами. Коллеги заняты текущими делами и забывают, что новичку нужна помощь. А руководитель считает, что достаточно один раз всё объяснить. В итоге человек боится лишний раз беспокоить окружающих и пытается разбираться сам. В результате сотрудник не знает, правильно ли понял задачи, и чаще ошибается.

Как избежать. Организуйте регулярную коммуникацию на всех уровнях. Запланируйте систематические встречи новичка с наставником или руководителем. Обсуждайте прогресс, отвечайте на вопросы сотрудника и давайте обратную связь.

Неправильное распределение ресурсов. Часто компании либо экономят на адаптации, либо неэффективно расходуют бюджет. В результате новички разочаровываются, потому что понимают, что их не ценят.

Как избежать. Рассчитайте оптимальный бюджет на онбординг одного сотрудника. Включите в него технические ресурсы, оплату работы наставников, HR-специалистов и руководителей, разработку обучающих материалов. Постарайтесь автоматизировать рутинные процессы. Например, загружайте курсы и опросы в LMS, а система сама будет назначать их сотрудникам. Это сэкономит время HR-службе и сократит расходы.

Отсутствие поддержки руководителя. Бывает, что начальник перекладывает все задачи по адаптации на HR-менеджеров. Новичок знакомится с компанией, коллективом, но при этом не понимает конкретных задач и чего от него ожидает руководитель. Так сотрудник боится проявлять инициативу, и онбординг может оказаться неэффективным.

Как избежать. Объясняйте руководителям, что они участники процесса адаптации наравне с новичком. Запланируйте регулярные встречи 1:1 в первые месяцы работы нового специалиста. Пусть они обсуждают не только рабочие вопросы, но и общее состояние новичка, его настроение и переживания.

Внедрение программы онбординга — это длительный процесс, а первые результаты могут появиться через полгода и даже позже. Не останавливайтесь на полпути и используйте советы из нашей статьи. А чтобы внедрять систему адаптации было проще, используйте продукты iSpring.

Например, в конструкторе iSpring Suite можно создавать по готовым шаблонам курсы, анкеты и тесты. А потом сразу загружать их в LMS iSpring Learn и добавлять в календарь учебных мероприятий. Результаты обучения, опросов и обратной связи будут доступны в разделе «Статистика». Так вы сможете быстро оценить эффективность онбординга для каждого новичка или группы сотрудников.

Протестировать iSpring Learn можно бесплатно: пробный период доступен в течение 14 дней. За это время получится создать небольшой курс или провести опрос, чтобы узнать, как новички оценивают процесс адаптации.

А вы решаете проблему с текучестью? Если уже пробовали внедрять онбординг — какие успехи?