Эффективный онбординг для IT-специалистов

ATLAS рассказывает, как правильно адаптировать сотрудника на рабочем месте.

С трудностями адаптации новых сотрудников сталкивается любой бизнес, а IT-компании особенно. Проблемы с коммуникацией, непонимание задач, срыв дедлайнов, преждевременное увольнение — всего этого можно избежать, если грамотно организовать онбординг. Проще говоря, выделить средства на адаптацию специалистов на новом рабочем месте.

При успешном внедрении онбординга производительность сотрудников увеличивается на 82%. Мы постарались собрать базовые рекомендации для онбординга. Актуально для команд, которые работают на удаленке, и для тех, кто работает в офисе.

Процесс адаптации сотрудника к новому месту работы нужно начинать еще до его выхода — организовать пребординг.

Созвонитесь или обсудите лично с сотрудником его будущие задачи в общих чертах, расскажите о команде и рабочих инструментах. Если есть возможность выбора техники, на которой предстоит работать, учтите его пожелания. В некоторых компаниях сотрудники получают стартер-пак — хорошее средство, чтобы дать человеку понять, что он не безразличен руководству.

Если ресурсов достаточно, на этом этапе с новым сотрудником начинают работать ментор (помощь в освоении рабочих инструментов), онбординг-лид (контроль за всем процессом и отслеживание прогресса) и куратор из HR (общая координация). Нередко вторую и третью функции может совмещать один человек, в том числе гендиректор, в большинстве компаний и вовсе ограничиваются только ментором. Если у вас есть хотя бы он — вы на верном пути.

Важный момент: лучше не назначать ментором лида для нового сотрудника. У него и так немало задач, а постоянные ответы на вопросы новичка почти наверняка скажутся на эффективности их выполнения и демотивации. Ментором должен стать специалист, давно работающий в компании, погруженный в проект, над которым новоприбывшему предстоит работать, и подходящий ему по темпераменту.

В тех случаях, когда новый сотрудник не работает удаленно, а выходит в офис, не забудьте о подготовке для него рабочего места. Ничто так не демотивирует, как лихорадочно ищущий свободный стол тим-лид в первый день. Не забудьте показать, где кухня, переговорки и туалеты. А если офис большой — будет круто сделать интерактивную карту.

Одна из ключевых составляющих онбординга – понимание, сколько он займет времени. Этот показатель разнится в зависимости от объема задач специалиста и размера компании от двух недель до трех месяцев. Помните, что для тестировщика и DevOps-инженера план адаптации будет разным. Все нюансы их работы, а также оценка времени на онбординг, должны быть учтены заранее.

Вне зависимости от требуемого времени, разбейте процесс на этапы. По нашему опыту, для погружения новичка в работу нужно от трех до восьми этапов. В конце каждого из них HR-куратор (или гендиректор, если компания небольшая) общается с сотрудником для получения обратной связи, оценки работы ментора и советов по адаптации. С ментором он тоже должен быть всегда на связи — и оперативно реагировать на его запросы.

Первые пару недель, максимум месяц, должны включать в себя базовые задачи нового сотрудника. Переходить к следующим этапам онбординга следует только когда ментор абсолютно уверен в полном погружении новичка в работу на этом уровне. Затем будет ясно, что можно начинать углубление в проект — и поручать более узкие задачи.

Должно быть прописано, какого уровня hard- и soft-skills достиг сотрудник к концу каждого из этапов. Если этот уровень недостаточен — стоит задуматься о возможных инструментах для роста сотрудника (курсы, тренинги, наставничество).

Новичок может не сразу вписаться в устоявшуюся корпоративную культуру, темп работы и задачи. Это нормально — дайте немного времени осмотреться. А еще поделитесь контактами коллег, которые помогут в случае затруднений.

Ментор должен «‎страховать»‎ сотрудника, а также тщательно фиксировать, где ему нужна помощь. Особенно детально следует проработать работу с инструментами внутренней коммуникации, заострить внимание на обратной связи, рассказать, где можно знакомиться с технической документацией. Ментор должен быть спецом и в технической части, чтобы быстро ответить на любой возникший вопрос по сути работы.

Прогресс в выполнении первых задач удобно отслеживать через онлайн-доски. Там можно отмечать, где еще понадобится совет — и при необходимости привлечь для более детальных разъяснений профильных специалистов или смежные подразделения компании.

В течение первых двух-трех недель ментор должен регулярно приглашать новичка на встречи с руководствами подразделений, воркшопы и внутрикорпоративные мероприятия. Если компания большая, этот нетворкинг может сильно поспособствовать в процессе работы. Календари для напоминаний о встречах — в помощь.

Хорошим решением будет использовать чат-боты для решения рутинных вопросов. Если через них можно быстро узнать о том, как взять больничный, отгул, отпуск или оплатить участие в митапе. Кстати, доступ к технической документации тоже можно наладить через них.

Если вы решились организовать онбординг в своей компании — сверьтесь с нашим чек-листом для максимальной эффективности.

Онбординг сотрудников независимо от сферы бизнеса, но особенно в IT помогает формировать эффективные команды внутри компании. Правильно проведенный онбординг минимизирует увольнение кандидатов во время испытательного срока, сильно влияет на корпоративную культуру и мотивацию команды.