Инструкция по онбордингу: как сделать так, чтобы первый день новичка не стал последним

По статистике, в первые два года работы увольняется половина сотрудников. По другим данным, 30% уходят в первые 90 дней — в период адаптации. При этом, чтобы удержать новых работников не нужно ничего сверхъестественного. Даем пошаговый план, как помочь новичку влиться в коллектив, разобраться со всеми процессами и не стрессовать.

Команда StickPeek (корпоративная одежда со сменными стикерами) продолжает делиться полезными материалами и вдохновляющими историями из сферы маркетинга и HR. В этот раз мы разбираем вопрос грамотного и эффективного онбординга новых сотрудников.

Содержание

Все вливаются в коллектив по-разному. Но адаптация к новым условиям и людям — всегда стресс. Поэтому важно работать над удержанием новых сотрудников. Это подтверждает позитивная статистика: The Wynhurst Group выяснила, что при заботе о первых шагах новичка в компании до 58% человек остаются на работе больше чем на три года.

Адаптацию можно назвать успешной, когда сотрудник:

Как этого добиться?

Лучший способ завоевать расположение нового сотрудника — вовлечь его в процесс до начала работы. Все начинается с найма.

Затягивать процедуру не стоит: если нанимаете не директора филиала, а линейного сотрудника, весь процесс должен занимать дней пять-семь. Максимум — полторы недели. Хорошие специалисты на рынке не задерживаются. Если перегнуть со сроками, конкуренты могут вас опередить и наймут кандидата раньше.

План найма стоит структурировать. Расписать этапы и определить цели каждого.

Простой пример:

Соискатели охотнее отзываются на оплачиваемые тестовые задания. Среди них есть те, кто выполняет задачу не для результата, а ради вознаграждения. В таких случаях платить не нужно. Можно поставить условие: кандидат получит вознаграждение за тестовое, если выполнить его качественно и получит приглашение на следующий этап, например, собеседование. В самом задании полезно описать, чего именно вы ждете от будущего сотрудника: какие навыки вас интересуют, какой результат хотите получить.

Если переходите к собеседованию, то расскажите не только о рабочих задачах. Обсудите цели бизнеса, достижения компании, места на парковке, кафе и развлечения поблизости — все, что поможет соискателям получить общее впечатление.

Если нанимаете удаленщика, расскажите, как будет проходить его день на рабочем месте, как выстраивается общение с командой.

Уделите внимание офферу — от его формы и содержания зависит впечатление сотрудника. А значит, и его решение принять предложение о работе.

Текст оффера должен быть максимально информативным. Не ограничивайтесь формальными пунктами о зарплате, обязанностях, графике работы. Расскажите, как сотрудники компании уходят в отпуска, какие возможности и потенциальный рост даст эта работа и другие важные детали. Предложение стоит оформить на фирменном бланке или письмом. Кандидат почувствует, что о нем позаботились — красиво преподнесли, подробно проинформировали — и с наибольшей вероятностью согласится на работу.

Если кандидат принял оффер, вопросы с оформлением документов нужно закрыть в ближайшее время. Помните, сотрудники HR-отдела занимаются этим регулярно, а у соискателя навыков работы с документами может не быть. Внесите ясность: объясните, зачем нужен каждый документ, почему кроме отсканированных копий вам важно получить оригиналы с подписью. Предложите компенсировать доставку или отправку почтой, если сотрудник удаленный. Это еще раз покажет новичку, что он в хороших руках компании с отлаженными процессами.

Если сотрудник в первый рабочий день чувствует, что его тут ждали — это подкупает.

О чем стоит позаботиться:

Для подарка хорошо подойдет корпоративный мерч — ручки, блокноты, сувениры. Такие наборы часто выдают в крупных компаниях. Так, в Google дарят яркие кепки. Это знак для других сотрудников: «Перед вами новичок. Будьте отзывчивы и дружелюбны».

Корпоративный мерч, который дарят сотрудникам, не обязательно должен быть скучным и формальным. Можно подойти с юмором и фантазией. Например, в StikPeek мерч разрабатывается с помощью конструктора, в котором можно собрать собственную модель из составляющих «одежда + стикеры». На выбор — худи, свитшоты и футболки. Кроме одежды, есть аксессуары: кепки, шоперы, рюкзаки и поясные сумки.

Заказ мерча складывается в несколько шагов:

Такой мерч носят и в офисе, и за его пределами, и на конференциях — стикеры клеятся на липучки, их можно менять или снимать вообще. Не придется закупать множество футболок и худи с разными надписями — достаточно пары базовых вещей и комплекта стикеров по настроению.

Вот, например, подарочный комплект IT-компании Robusta, реализованный с использованием корпоративных шрифтов и айдентики. Они – дизайнерское воплощение ценностей компании: работать в удовольствие, ценить человеческие отношения, быть прогрессивным и развивать творческие способности.

Надписи на стикерах — это мини-конструктор из двух популярных в компании фраз: «Robusta – это не кофе» и «Нам нужен meet сегодня». Плюс логотип, который сотрудник может носить и без стикеров. А можно и подурачиться – налепить на себя всё сразу и весь день ходить с надписью «Это не лучший meet сегодня» или «Нам нужен кофе».

Компания Генотек разработала стартовый пакет, который вручается каждому новому сотруднику. Туда входит одно худи с тремя базовыми стикерами. Потом сотрудник периодически получает дополнительные тематические стикеры. По их количеству можно понять, как давно человек работает в компании и в каких мероприятиях участвовал.

Современный бизнес строится по-разному. Одни работают офлайн, другие — привлекают удаленных сотрудников или выстраивают онлайн-структуру целиком. Первые могут организовать знакомство очно — провести экскурсию по офису, представить сотрудника коллегам и руководству, рассказать, как работает кофемашина.

Но для онлайна такие методы не вполне актуальны. Можно позвать нового сотрудника в Телеграм-чаты, однако более современное и удобное решение — корпоративный мессенджер. Во-первых, он помогает фокусироваться на работе, не отвлекаясь на новости и сообщения от друзей. Во-вторых, в таких мессенджерах есть бизнес-функционал, который оптимизирует работу команды. В том числе, адаптацию новых сотрудников.

Рассмотрим, как интегрировать новичка, на примере корпоративного мессенджера Compass.

Отправьте сотруднику приватную ссылку-приглашение в мессенджер. Когда он попадет в Compass, добавьте его во все нужные чаты. Объясните, зачем нужен каждый из них. К примеру, вы взяли на работу менеджера в отдел маркетинга. Пригласите его в чаты:

Расскажите, как организована коммуникация по рабочим вопросам и какие функции приложения вы используете в работе.

Например:

После того, как сотрудник добавился в разные чаты, познакомьте его с коллективом. В главном чате компании объявите о том, что к команде присоединился новый сотрудник. Попросите коллег написать о себе пару слов в комментариях.

Если общение идет через корпоративный мессенджер, то наличие «профиля сотрудника» поможет новому человеку освоиться. Например, в Compass у каждого сотрудника есть такие профили — в них указаны должность, название отдела и статус — это поможет сориентироваться и быстрее всех запомнить. Вовлекаясь в диалог, новичок сразу почувствует себя частью команды.

Объясните сотруднику, для чего нужен каждый из чатов. Пришлите ему инструкцию-подсказку. Предложите задать вопросы, если что-то неясно. Это значительно ускорит период адаптации.

Наставником может быть руководитель отдела или опытный сотрудник, у которого есть время для обучения новичка. Важно, чтобы рядом с новым сотрудником был понимающий и открытый к вопросам человек, который поможет быстрее влиться в процессы, сосредоточиться на работе и правильно расставить приоритеты.

Даже если новичок — опытный специалист, специфики работы в новой компании он может не знать. Подробно расскажите о его правах, обязанностях, сложных вопросах, которые могут возникнуть. Познакомьте с рабочей инфраструктурой: научите пользоваться CRM-системой и корпоративным мессенджером, оставьте контакты технических специалистов на случай, если что-то сломается.

На этом этапе важно интересоваться успехами новичка. Не стоит спрашивать напрямую — многие боятся признаться, что им что-то непонятно или сложно на первых порах. Лучше спрашивать в обход, например «Какие задачи выполнять сложнее всего?», «С чем раньше приходилось сталкиваться, а с чем — нет?». Так легче понять, над чем стоит поработать.

Рекомендация следует из предыдущего пункта — проявляйте интерес к результатам новенького, разбирайте ошибки вместе. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новых обстоятельствах на произвол судьбы.

Запросите первый фидбек через неделю работы — что нравится, что нет, какие вопросы вызывают больше трудностей. Сделайте то же самое через месяц, потом — через два.

Оставляйте обратную связь сами: что у работника получается хорошо, каких навыков недостает, что нужно прокачать и как это сделать. Обсудить фидбек можно в мессенджере. На этом этапе новичок может задавать вопросы только наставнику в личных сообщениях. Но со временем приучите его обращаться за помощью к коллегам в общие чаты.

Прислушивайтесь к мнению нового сотрудника не для вида, а искренне вовлекаясь. В атмосфере взаимного уважения он быстрее вольется в работу. Кроме того, он может «подсветить» недоработки и слабые места компании, на которые коллектив по привычке не обращал внимания.

Неформальные мероприятия очень важны для корпоративного духа. Можно ходить в боулинг, играть в «Мафию», заниматься спортом. Для организационных вопросов и предложений заведите отдельный чат в мессенджере.

Многие компании заботятся о развитии корпоративной культуры. Например, компания Tutu.ru создала для организации досуга своих сотрудников целых десять корпоративных клубов: футбольный, беговой, кальянный, клуб настольных игр, скалолазания, йоги и рукоделия. Есть English Speaking Club и клуб ЧГК. Для сотрудников офиса в Питере есть «Питерский движ». В каждом из них достаточно много участников.

Любой новичок может зайти на корпоративный портал, почитать описания и подать заявку на вступление в интересный ему клуб. Это помогает лучше преодолеть стресс адаптации. Можно найти единомышленников и подружиться с кем-то на основе общих интересов.

Обеспечить сотруднику эффективную адаптацию — значит проявлять заботу и поддержку на каждом этапе.

Составьте грамотный план онбординга и учтите в нем важные детали:

Тогда вы сможете собрать команду, которая горит своим делом, заинтересована в успехе компании и меньше задумывается о смене работы.

А если вы хотите создать крутой мерч со сменными стикерами, то пишите нам в StickPeek. Для каждого проекта мы находим своё решение.