Внутри Туту. Как организовать 10 внутренних клубов по интересам и собрать 200 участников. HRу на заметку

Hr'ам и внутрикомам сервиса путешествий Туту (500+ человек в штате) удалось запустить процесс создания внутрикорпоративных клубов по интересам самими сотрудниками.

Рассказываем во всех деталях, как это удалось сделать и собрать 200 активных участников в 10 клубов: футбольный, беговой, скалолазания, йоги, рукоделия, настольных игр, кальянный, English Speaking Club, ЧГК, «Питерский движ».

Привет. Я Владимир Давыдов, со-основатель StickPeek — бренда корпоративной одежды со сменными стикерами. По работе я часто беседую с представителями заказчиков. Говорим мы не только о мерче, но и про особенности внутренних коммуникаций. И первая история посвящена сервису путешествий и поездок Туту. Мы делали для компании мерч, ставший элементом крупнейшего российского трэвэл-проекта. Сегодня расскажу, как в Туту помогают внутрикорпоративному общению сотрудников.

На фоне популяризации удалёнки в период пандемии многие компании столкнулись с проблемой коммуникации внутри коллектива. В Туту также многие сотрудники перешли на удалённый формат работы, что само собой повлияло на интенсивность общения. Оценив ситуацию, в компании решили, что нужна какая-то объединяющая история.

В Туту довольно много времени уделяют укреплению внутрикорпоративных связей. В этом мы в StickPeek убедились, когда делали мерч для сотрудников компании к Новому году.

В этот раз компания хотела объединить сотрудников так, чтобы они общались и знали друг друга не только по рабочим задачам, но стали единомышленниками и близкими по духу людьми. Это было необходимо для обеспечения качественного взаимодействия, для сокращения дистанции между людьми. Решили сделать это посредством организации корпоративных клубов.

В компании уже существовали различные сообщества по интересам. Но это были неформальные объединения, возникающие спонтанно по инициативе самих сотрудников. Люди просто самоорганизовывались и придумывали для себя совместные активности.

Например, достаточно давно существовали клуб ЧГК, клуб йоги. Были творческие объединения, где ребята вместе рисовали или занимались каким-то иным творчеством.

Однако все эти самоорганизованные сообщества никак не афишировали. Компания в этом не участвовала. Это были такие дружеские встречи для «своих». Соответственно, когда в компанию приходил новичок, то ему неоткуда было узнать о каких-то сообществах и уж тем более он не мог быстро попасть в них.

В общем, компания решила использовать эту идею с корпоративными клубами и распространить её на всех сотрудников. Дополнительной мотивацией стали примеры успешной организации подобных сообществ в других компаниях. Как показывает опыт, наличие корпоративных клубов даёт компании немало преимуществ. Например:

Глобальная цель состояла в поддержке сотрудников через стимулирование хобби, а также создание условий для неформального общения людей и совместного отдыха.

Чтобы запустить процесс создания клубов, компания подготовила для сотрудников специальную презентацию. На ней рассказали, какие клубы можно создавать и как это сделать. Представили возможные тематики. Например, иностранные языки, рисование, вязание, танцы и прочее.

Также рассказали про условия, выполнение которых позволит признать сообщество клубом:

После презентации от компании инициатива перешла уже к самим сотрудникам. Люди стали предлагать самые разные идеи, исходя из своих увлечений.

Ну конечно нужно было не просто предложить тему. Сам процесс создания клуба, планирование его деятельности и последующее развитие — всё это входило в компетенции организатора.

На данный момент в компании существует десять клубов. Это футбольный, беговой и кальянный клубы. Есть клубы настольных игр, скалолазания, йоги, рукоделия. Есть English Speaking Club и клуб ЧГК. Для сотрудников офиса в Питере есть «Питерский движ».

Какие-то из клубов развились из ранее существовавших сообществ. Например, самые старые увлечения — это футбол, йога и ЧГК.

Так совместные занятий йогой в компании начали практиковать ещё в 2019 году. Тогда сотрудники обсудили, что неплохо бы немного размяться после целого дня за компьютером. Решили заняться йогой. Люди быстро самоорганизовались, по рекомендациям коллег нашли тренера и собрали группу участников. Желающих оказалось немало, стабильно собиралась группа из 8-15 человек. Для проведения занятий использовали стендапную, как самое большое помещение.

История с йогой оказалась настолько интересной, что уже на протяжении трёх лет дважды в неделю сотрудники собираются на занятия после работы. Во время пандемии из-за удалёнки занятия перенесли в онлайн, а после возвращения в офис снова стали собираться в офлайне.

После запуска корпоративных клубов в компании для занятий йогой докупили аксессуаров — ремешки, блоки. Посещают клуб люди самые разные: разработчики, эйчары, аккаунт-менеджеры, руководители. Но все они отмечают, что йога значительно улучшила качество жизни, да и просто заниматься вместе — это интересно.

Некоторые клубы выросли из увлечения кого-то из сотрудников. К примеру, одна из коллег поделилась тем, что любит настольные игры и предложила собрать сообщество. Так появился клуб настолок. Его участники собираются регулярно, примерно раз в две недели, и играют в различные игры.

В Туту всегда были ребята, которым было интересно играть в КВИЗы и периодически стихийно собиралась команда для игры в Корпоративной лиге "Клуба 60 секунд". Главной целью было получить удовольствие, а не победить любой ценой. Клуб ЧГК это классный способ пообщаться с ребятами из разных команд и попрактиковать модерацию в сложных условиях. В месяц команды играют 2-3 раза, в этом году уже сыграна 21 игра.

Организуемые клубы могут быть и не ограничены одной тематикой. Например, «Питерский движ» основан для совместного досуга. Его участники просто собираются и придумывают разные активности — на сапах вместе покататься или устроить вечеринку.

Создание клуба начинается с того, что организатор подаёт заявку. На внутрикорпоративном портале есть специальный лендинг для клубов, где перечислены все существующие сообщества. Организатор заходит на лендинг и оформляет заявку: указывает название клуба, его описание, примерное содержание и условия участия. Например, организуем футбольный клуб, собираемся дважды в неделю по такому-то адресу, совместно оплачиваем аренду поля и услуги тренера.

Также организатор создаёт чат клуба на внутрикорпоративном портале или в любом удобном мессенджере и ссылку на чат крепит в описании.

Получив заявку, ответственная команда уточняет недостающие сведения и затем размещает информацию на лендинге. У каждого клуба есть свой логотип и подробная информация.

Следующим шагом организатора становится привлечение участников. Для этого он должен провести презентацию своего клуба. Организатор публикует приглашение на презентацию во внутренних каналах. Также он сообщает о новом клубе на стендапе — общем собрании.

В компании есть такая практика, что каждый понедельник в 10.00 сотрудники собираются в Zoom на общий Стендап компании. Как правило, посещают стендап еженедельно около 300 человек из 500+ сотрудников компании. На общем собрании люди делятся новостями, обсуждают какие-то события и достижения. Здесь же представляют новичков и здесь можно сделать анонс о новом клубе.

Далее происходит набор участников. Заявку можно подать через лендинг клубов. Компания помогает с информационной поддержкой. Ответственные специалисты актуализируют данные на лендинге при необходимости, публикуют информацию о клубе на портале, делают анонсы и рассылки.

Также компания может помочь с организационными моментами — договориться с кем-то, изготовить сувенирную продукцию для клуба и прочее.

В самом начале проекта с организацией клубов у компании не было грандиозных планов. Рассчитывали, что будет несколько клубов и в каждом примерно по 10 участников. Однако реальность оказалась иной. В каждом клубе достаточно большое число участников. Например, в футбольном клубе — 36, в беговом — 40, в клубе рукоделия — 16, в ЧГК — 63, в клубе йоги — 32, в клубе скалолазания — 12. Конечно, состав участников отдельных мероприятий может меняться, но так или иначе все участвуют в деятельности клубов.

Дополнительным плюсом клубов стало то, что они оказались отличным инструментом для адаптации новичков. Совместные интересы помогают быстрее влиться в новый коллектив.

Для компании, заинтересованной в своем развитии, всегда самым ценным ресурсом остаются сотрудники. И чем выше уровень знаний специалистов, тем больше пользы. Поэтому многие компании создают какие-либо обучающие проекты. А вот в Туту сделали ставку на саморазвитие. Для мотивации людей придумали систему поощрения.

В компании есть собственная библиотека. Причём здесь необязательно профессиональная литература строго по тематике. Например, для разработчика только про программирование. Нет. Книги могут быть разными. Главное условие — чтобы это было полезно в работе.

Любой сотрудник может почитать про коммуникации, менеджмент или какие-то штуки, которые упрощают взаимодействие или улучшают рабочие процессы.

У компании также есть офисная библиотека, где можно взять книгу и почитать.

После того как человек прочитал книгу, он может разместить обзор на книгу в блоге.

Примечательно, что обзор прочитанной книги может быть как общедоступным, так и приватным. Например, хочешь поделиться своими мыслями со всеми — пишешь открытый отчёт. Все общедоступные обзоры можно найти в комментариях к соответствующей книге. То есть при выборе литературы можно сначала почитать отзывы коллег.

Роль внутренних коммуникаций в жизни компании огромна. Они способствуют эффективному взаимодействию сотрудников, поддерживают корпоративную культуру и повышают лояльность к компании. И самый лучший способ поддержать общение между людьми — объединить их по интересам. Именно это и сделали в Туту

Такой вот интересный кейс по развитию внутрикорпоративных коммуникаций. Но мои истории на этом не заканчиваются. В портфеле StickPeek уже более 80 проектов с самыми разными компаниями. Мне ещё есть что вам рассказать…

Пишите в комментариях, о каких клубах знаете вы?