Как создать эффективную программу адаптации сотрудников и избежать ошибок

Чтобы нанять сотрудника с зарплатой 100 тысяч рублей, компании нужно потратить примерно 240 тысяч. В эту сумму входит публикация и реклама вакансии, зарплата HR-специалиста и новичка, налоги и взносы. Но если у вас нет продуманной адаптации, сотрудники будут долго втягиваться в процессы или вообще увольняться в первые месяцы работы. В итоге вы просто сольёте сотни тысяч рублей.

В статье рассказываем, как организовать процесс адаптации, чтобы компания не тратилась на повторный найм, пока бизнес-процессы простаивают в ожидании специалиста.

Привет! Это команда iSpring. Мы создаём платформу для организации корпоративного обучения iSpring Learn и конструктор электронных курсов iSpring Suite. В блоге делимся практическими решениями для HR- и L&D-специалистов, которые хотят повышать эффективность команд и достигать бизнес-результатов.

Если в компании нет системной адаптации новичков, вы рискуете не достичь поставленных целей. Всё из-за того, что «на балансе» слишком много неподготовленных сотрудников, которые долго вливаются в команду и тормозят развитие компании. В зависимости от ситуации в организации, программа адаптации новых сотрудников поможет:

Быстро интегрировать новичков в коллектив и корпоративную культуру. Новый сотрудник должен не просто освоить рабочие задачи, но и со всеми познакомиться, стать частью команды. Когда человек чувствует себя «своим», он работает продуктивнее и дольше остаётся в компании.

Формировать эффективную коммуникацию. Когда сотрудник знает, к кому с каким вопросом подойти или где найти ответы, он занимается рабочими задачами и не тратит время на поиск информации. В результате повышается продуктивность всей команды, а ошибок становится меньше.

Чётко понять свои обязанности и KPI. Когда есть такая определённость, сотрудник фокусируется на действительно важных задачах и выполняет их качественно. А руководителю не приходится заниматься микроменеджментом, и он может сконцентрироваться на стратегических вопросах.

Повышать мотивацию и снижать стресс у новых сотрудников. Тревожность в первые дни на работе — это нормальное состояние и в то же время одна из частых причин увольнений. Чтобы снизить этот риск, в компании нужно создать поддерживающую среду. Например, внедрить бадди-программу, вовлекать новичка в общение и корпоративные мероприятия. Так сотрудник поймёт, что компания о нём заботится. В результате он будет стремиться работать с полной отдачей и остаться надолго.

Чтобы новый сотрудник с самого начала чувствовал поддержку, эффективная программа адаптации должна стать системным процессом. Обычно она состоит из четырёх этапов:

Пребординг — подготовка к выходу сотрудника на работу. Этот этап начинается после того, как сотрудник принял офер. Главная задача — поддержать интерес новичка к компании и показать, что его ждут. На этапе пребординга:

Онбординг. Начинается в первый рабочий день и длится до недели — зависит от должности, размера компании и бизнес-процессов. Задача — лично познакомить сотрудника с компанией, коллегами и сделать так, чтобы он почувствовал себя комфортно в новой среде. На этапе онбординга:

Обучение и погружение в обязанности. На этом этапе сотрудник переходит от знакомства с компанией к конкретным рабочим задачам. Здесь важно дать необходимые знания и инструменты, чтобы он мог самостоятельно и эффективно работать. Сочетайте разные форматы обучения: онлайн-курсы по продукту или техникам общения, наставничество, практические задания. Контролируйте, чтобы стажёр применял теорию на практике, в реальных задачах.

Например, для нового менеджера по продажам этот этап адаптации может выглядеть так:

Не забывайте регулярно проводить встречи новичка с руководителем или HR-менеджером. В первый месяц это можно делать раз в неделю, во второй и третий — каждые две недели. Интересуйтесь не только рабочими делами, но и эмоциональным состоянием сотрудника, подчёркивайте его успехи.

В конце второго месяца подведите предварительные итоги. Для этого организуйте встречу новичка с наставником, руководителем и HR-менеджером. Если сотрудник справляется с задачами и готов брать на себя больше, адаптацию можно завершить раньше. Так новичок не устанет от слишком простых задач, а компания досрочно получит сотрудника, который готов работать в полную силу.

Финальная оценка адаптации. Чтобы она была объективной, соберите обратную связь от всех участников процесса: новичка, наставника, руководителя, HR-специалистов, сотрудников, с которыми взаимодействовал стажёр. Результаты обсудите во время встречи. Обычно к этому моменту и новичок, и компания уже понимают, стоит ли продолжать сотрудничество.

Читайте также: «Система адаптации персонала: кейс консалтинговой компании „РК“»

Рассказываем об основных методах и инструментах, которые можно использовать:

Welcome-тренинг. Это вводное мероприятие, которое знакомит новичков с компанией. Обычно его проводят на этапе онбординга. Welcome-тренинг можно провести в офлайн- или онлайн-формате:

Если новички в компании появляются редко, знакомство с офисом, коллегами и процессами обычно поручают непосредственному руководителю или HR-менеджеру компании.

Чтобы познакомить новичков с компанией и заранее ответить на популярные вопросы, включите в тренинг такие разделы:

Наставничество и баддинг. Обычно наставник — это опытный сотрудник, который давно работает в компании. Он рассказывает о компании, правилах, знакомит с обязанностями и оборудованием, делится профессиональным опытом. Наставник помогает в трудных ситуациях, отвечает на вопросы, связанные с рабочими задачами, даёт обратную связь. При таком подходе стажёр чувствует поддержку и быстрее осваивается в коллективе.

В дополнение к наставничеству можно запустить бадди-программу (англ. buddy — «приятель»). На роль бадди подбирают сотрудника из того же отдела, который сам недавно прошёл адаптацию и понимает чувства и состояние новичка. Бадди не учит и не оценивает профессиональные навыки стажёра. Он занимается организационными моментами: знакомит с сотрудниками, рассказывает, где самый вкусный бизнес-ланч, к кому можно обратиться, если забыл пароль от CRM.

Читайте также: «Наставничество в компании для обучения новых сотрудников»

Интерактивное обучение. Это обучение через действие и диалог. Сотрудник не просто смотрит видео или наблюдает за работой наставника, а активно участвует в процессе. Например, выбирает оптимальный вариант ответа в диалоговом тренажёре или играет роль продавца, к которому пришёл клиент с претензией. Интерактивное обучение помогает там, где классических методов недостаточно:

Интерактивные материалы можно создавать в конструкторе iSpring Suite. Он работает как надстройка над PowerPoint, поэтому собрать курс получится у любого, кто хоть раз делал презентации в редакторе от Microsoft. С помощью конструктора получится:

База знаний и корпоративный портал. Здесь обычно хранят шаблоны документов, памятки, инструкции, обучающие видео, welcome-курсы. Если материалов немного, базу знаний можно создать в облачном сервисе. Но в ней сотрудникам будет сложно искать файлы, а вы не сможете контролировать, как новички усваивают материал.

Если нужна платформа, где материалы будут систематизированы, а ещё можно публиковать новости, анализировать результаты обучения и общаться на форуме, рассмотрите специализированные сервисы, например iSpring Learn. С помощью этой LMS получится:

Данные по всем сотрудникам доступны в разделе «Статистика». Можно в любой момент проверить, как новички справляются с адаптацией, и при необходимости скорректировать программу. Например, если по результатам тестирования видно, что сотрудник пока плохо разбирается в ассортименте, назначьте ему дополнительный курс или договоритесь о внеплановой встрече с наставником.

Читайте также: «6 платформ для адаптации персонала»

Эффективность программы адаптации зависит не только от её содержания, но и от того, как она внедряется. Нередко компании сталкиваются с типичными проблемами, из-за которых сотрудники медленно включаются в работу, а отдача от программы снижается. Чаще всего допускают такие ошибки:

Запускают неструктурированную программу. Выдать новичку папку с документами и добавить в общий чат — это ещё не адаптация. При таком подходе человек чувствует себя ненужным, поэтому растёт риск увольнения. Ещё бывает, что мероприятия по адаптации сотрудников проводятся нерегулярно, без системы и конкретного плана на первые дни, недели и месяцы.

Как избежать. Создайте структурированную программу: пропишите этапы, ключевые активности и контрольные точки. Так вы, новичок и его руководитель будете чётко понимать, чего и в какие сроки ждать друг от друга.

Не дают обратную связь и не фиксируют результаты. Новичок в растерянности: он не понимает, справляется ли с задачами. В результате уровень тревоги растёт, а мотивация снижается.

Как избежать. Фиксируйте результаты каждого этапа адаптации, регулярно собирайте обратную связь от сотрудника и наставника.

Перегружают информацией в первые дни. Новичку кажется, что он ничего не успевает и не умеет. В результате снижается продуктивность и доверие к компании.

Как избежать. Не игнорировать этапы пребординга и онбординга, первый день посвятить знакомству с коллегами и рабочим местом, а не изучению документов.

Не связывают адаптацию с бизнес-целями компании. Если при внедрении плана адаптации новых сотрудников не учитывать потребности команды и стратегию компании, новички будут дольше погружаться в процессы, а выход на нужный уровень продуктивности затянется.

Как избежать. На старте чётко формулируйте, как работа новичка может повлиять на бизнес-цели. Например, не просто «изучить скрипты продаж», а «проанализировать 10 сделок за прошлый месяц и предложить, что в них можно было бы улучшить». Для этого уже на этапе испытательного срока ставьте новичку KPI и отслеживайте их выполнение.

iSpring Learn и iSpring Suite можно протестировать — на 14 дней доступна бесплатная пробная версия. За это время получится поработать над этапом онбординга: например, разработать welcome-тренинг, тестирование и получить первые результаты.

А вы сталкивались с тем, что новички уходят во время испытательного срока? Как решали эту проблему?