Бережливое производство как вечный двигатель прогресса

Постоянное самосовершенствование, борьба с издержками и исключение из производственного процесса любых потерь – эти базовые принципы бережливого производства создают мощную противокризисную повестку. Многие из элементов этой системы организации труда уже стали частью нашей корпоративной реальности. Кажется удивительным, что придумана она была после Второй мировой войны в проигравшей Японии на заводе Toyota. Десятилетия спустя этот свод правил стал известен во всем мире как lean production. В России он внедрен во многих отраслях – от государственного Сбербанка, крупной корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ до частного «Базового элемента». На примере коворкингов мы рассказываем о том, как запустить процесс и почему это может быть особенно полезно сейчас.

Все за одного

Бережливое производство невозможно внедрять в компании по частям: сначала на складе, потом в бухгалтерии. На результат должны быть нацелены все сотрудники, и очень важно, чтобы они говорили на одном языке и понимали, что означают понятия «муда», «андон» и что происходит, когда предлагается всем вместе пойти в «гембу». Еще важнее, что они должны принимать происходящее, и по-настоящему работать на результат.

Библия lean production – книга «Дао Toyota». В SOK ее получают в подарок все новые сотрудники вместе с пожеланием – изучить за полгода, после чего подтвердить знание матчасти на обязательном экзамене. Больших проблем здесь нет: все билеты с вопросами и ответами выложены на внутреннем сайте, 14 базовых принципов вывешены в центральном офисе и на флагманской площадке SOK. Даже наши партнеры проявляют к ним интерес, что ценно и правильно.

Избежать потерь

Один из базовых принципов бережливого производства – нейтрализация любых источников помех, промедления и, в конечном итоге, потерь (той самой «муды»). Чем меньше издержки, тем выше прибыль. Время и силы сотрудников должны экономиться максимально.

Совсем не сложно, установив в кухне дорогую кофеварку, прикрепить рядом краткую инструкцию по использованию девайсом. Это значительно повышает шансы сотрудника самостоятельно сварить и выпить кофе в течение 10 минут вместо того, чтобы полчаса бегать по этажам в поисках мастера, если вместо зеленой вдруг загорелась красная лампочка.

Вместо бумажной инструкции можно использовать QR-коды. У нас они установлены, например, в зоне принтеров. Одно движение рукой и у резидентов уже есть информация о том, как всем этим пользоваться. На получение информации должны уходить секунды.

Перемещения, которых можно избежать, в системе бережливого производства приравниваются к потерям. Их можно избежать, если по максимуму использовать возможности общения в мессенджерах или в личном кабинете. В этом случае ни опрокинутая чашка кофе в рабочей зоне, ни разбитый цветочный горшок не создадут проблем. Любой оказавшийся рядом сотрудник сфотографирует место происшествия (визуализация важна для понимания) и отправит снимок дежурному менеджеру, а тот – старшему клинеру. В результате к месту происшествия бегут только исполнители, рабочий процесс восстанавливается в считанные минуты, а проблемы решаются в два клика.

Еще один вид потерь связан с неэффективным использованием пространства, например, затоваривание склада или, напротив, неверный расчет, в результате которого без кофе и молока может остаться целый офис. Здесь действует принцип супермаркета: избежать издержек помогает правильная расстановка продуктов. Они должны храниться так, чтобы было видно, всего ли достаточно. Менеджеры понимают, что на неделю офису необходимо две полки сахара, освобождение одной из них становится сигналом к новой закупке.

Защита от дурака

То, что японцы назвали «пока-ёкэ», весь мир теперь знает как принцип «защиты от дурака». Это набор решений, благодаря которым возможность возникновения дефекта просто исключена. Это как разные гнезда для разных проводов в компьютерном подключении.

В офисе защита от случайных ошибок важна не меньше, чем на производстве. Предположим, кому-то нужно распечатать конфиденциальный документ, а компьютер подключен к общему принтеру. В этом случае стоит установить устройство, распечатывающее документы по предъявлению персональной карты, вне зависимости от времени отправления его на печать.

От ошибок может уберечь и создание базы знаний, накапливающей опыт решения специфических вопросов. Например, какие закупки, в каком количестве и у каких поставщиков мы делаем в случае ремонта. Это и гарантирует качество, и позволяет экономить на материалах, и избегать покупки лишнего.

Бывает так, что проблема требует вмешательства руководства. Для топ-менеджеров прибытие на место происшествия и разбор проблемы без посредников – это поход в «гембу». Не стоит путать это с ручным управлением. Отлаженная система редко дает сбои, но уж если это произошло, решать ее надо непосредственно и как можно быстрее.

Обратная связь

Бережливое производство требует постоянной обратной связи. Только знание негативной информации прокладывает путь к постоянному самосовершенствованию – кайдзен. Для сбора такой информации у нас есть специальная платформа – «Zendesk», куда резиденты могут писать любые пожелания или информировать о сложностях.

Проект не имеет ни малейшего смысла без уважения к собеседнику – еще одного главного компонента lean production. Каждый резидент, который решил рассказать о проблеме, доверяет нам, и это важно ценить и беречь. Любая проблема должна подхватываться быстро: ответ на любую реплику не предполагает ожидания свыше 10 минут, а на исправление ситуации мы отводим себе два часа. Если времени по каким-то причинам нужно больше, резидент также должен об этом знать.

Этот подход дает возможность замерить индекс удовлетворенности резидентов. Ничего подобного для коворкингов раньше не создавалось, поэтому пришлось адаптировать под свои запросы гостиничный индекс, раз уж мы позиционируем себя как гостиницу для бизнеса. И чем выше индекс удовлетворенности наших резидентов, тем каждая наша последующая площадка ярче предыдущей.

Игра вдолую

Любая компания, практикующая lean production, стремится к выращиванию экспертов и лидеров в своей собственной среде. Это правильнее и перспективнее, чем искать на рынке готовых дорогих менеджеров, а потом еще какое-то время адаптировать их к работе в своей компании. Гораздо важнее верить в своих людей, давать им шансы брать на себя ответственность, мотивировать и очерчивать горизонт развития.

SOK поставил перед собой задачу выращивать новых руководителей подразделений своими силами. Для этого сейчас мы работаем над созданием школы кадрового резерва, которая будет включать систему отбора и дополнительного обучения перспективного персонала.

Выход из вирусного кризиса вряд ли будет быстрым. Сейчас все компании, банки и заводы работают над оптимизацией своего производства, стараются избавиться от лишнего, ищут экономичные решения для своих бизнесов. Это хорошее время обратить внимание на принципы lean production, внедрение которых не требует затрат. Бережливость едва ли может стать единственным средством решения финансовых проблем, но совершенно точно поможет наладить производство так, чтобы максимально избежать кризисных ловушек.

#бережливоепроизводство #leanproduction #lean #оптимизация #бережливость #коворкинги #sok #офис #смартофис #технологии