Ежедневный контроль основных показателей своего бизнеса

Что для вас самое важное в бизнесе? Рост показателей? Четкая реакция всего бизнеса на ваши управленческие решения? Понимание, что все происходит именно так, как задумали вы - архитектор бизнеса? Каждый выберет несколько своих пунктов!

А для чего вы проводите свой день в офисе? Я много общаюсь с предпринимателями по автоматизации учета их компаний и пришел к выводу, что большинство собственников и руководителей хочет иметь достоверную картину бизнеса в различных измеримых показателях и быть уверенным, что все сделают всё именно так, как задумал руководитель. Это и есть контроль и управление ресурсами компании. А теперь представьте, что всего этого можно достичь - то есть детально (!) контролировать свой бизнес прямо с пляжа… Как вам понравится такая идея?

Сегодня разберу мощный инструмент, который значительно приближает эту картинку к реальной жизни.

У каждого руководителя, для каждого бизнеса в арсенале есть набор показателей, которые он использует ежедневно, а иногда и чаще, для определения картины. Капиталисты их называют иностранным словом KPI - key performance indicators. Иногда, для этих целей используется доклад зама (Игорь Тимофеевич, сообщите мне результаты…), а иногда секретаря (Зиночка, мне отчет за неделю на стол!). Не вдаваясь в особенности автоматизации управленческого учета, могу заметить, что даже компании, не имеющие учета вовсе, (а таких еще полно) и компании, имеющие тетрадный учет и учет в голове руководителей, тем не менее, однозначно имеют ключевые показатели деятельности (ну, или эффективности деятельности, выражаясь научным языком).

С вашего позволения, я буду пользоваться простыми и понятными предпринимателю терминами, т.к. наши Заказчики - деловые люди из малого и среднего бизнеса, которые безусловные профессионалы своего дела, но иногда не владеют “умной” MBA терминологией. Для меня важно оставаться для вас полезным в вашем созидательном деле!

Более современные руководители используют свод управленческих отчетов в 1C. Чаще всего мы дорабатываем для руководителей отчеты:

ВЕДОМОСТЬ ПО КОНТРАГЕНТАМ

ОСТАТКИ ТМЦ

На картинках отчеты выглядят ужасающе содержательными - много позиций и цифр, из которых опытному менеджеру для понимания достаточно 1-2 из каждого отчета. Так зачем морочат голову все остальные цифры? Представляете, если в вашей машине будут приборы показывающие скорость каждого колеса или давление антифриза в системе? Бесспорно важные параметры, но нужны ли они ежедневно Вам?..

На самом деле, руководитель наиболее часто обращается к 3-5 значениям (по которым для него складывается обобщенная картина его бизнеса), а остальные показатели и отчеты требуются, только если ситуация привлекла внимание или показалась непонятной. В типовых решениях 1С-менеджер вынужден каждый раз открывать их заново. Самые продвинутые собирают данные на панели инструментов в десктопе.

Мозг человека так устроен, что не может одновременно держать в памяти, а тем более анализировать более 5 показателей. Это получается уже не общая картина, а детали изучения конкретного значения. То есть, как ни старайся менеджер, а мозг все равно в конечном счете сам выберет некоторые основные показатели и далее интуитивно будет командовать что еще посмотреть, если картина основных значений покажется подозрительной.

Коллега руководитель, постарайтесь вспомнить, какие показатели (самые основные 3-5) вы контролируете ежедневно, а какие только для более детального изучения в случае неясности?

Разберем примеры из жизни - благо за 12 лет автоматизации учета компаний их накопилось…:

СРЕДНИЙ БИЗНЕС

Высшее руководство компаний покрупнее предпочитает сводную аналитику по предприятию в целом. Если это производство, то руководители запрашивают динамику изменения складских запасов сырья, готовой продукции, объем отгрузок за период, объем кредиторской (от поставщиков) и дебиторской (от покупателей) задолженности. Иногда проводят анализ себестоимости.

В средних предприятиях момент выручки и фактической задолженности покупателей разнесен во времени. Руководители обычно акцентируются именно на реализованных объемах, а бухгалтеры и юристы на дебиторке. Цикл оборачиваемости в таком бизнесе около месяца или даже квартала, однако мудрый руководитель ежедневно мониторит значимые для него показатели.

МАЛЫЙ БИЗНЕС

Цикл оборачиваемости ресурсов в таком предприятии короче - как правило это день, неделя или декада. Поэтому руководителю важно получать показатели наиболее оперативно. В торговом бизнесе (2-3 торговые точки, интернет-магазин), как правило изучают: выручку за день (иногда в разрезе каждой торговой точки), ежедневный отчет по продажам (как правило он и показывает выручку), остатки ТМЦ на точках, точнее остатки которые превысили время нахождения на складах и остатки, которые требуется оперативно пополнить. Нет никакого смысла анализировать все остатки ежедневно, для этого достаточно установить лимиты в программе (например 1С:Управление торговлей 8) и смотреть в отчетах за нарушением этих лимитов.

Время реакции на управленческое решение в малом бизнесе очень быстрое - исполнители под рукой и всегда на связи. Можно позвонить любому сотруднику и сказать: “Ну вы чего там делаете ...???”:).

САМОЗАНЯТЫЕ И МАЛЫШИ

Тут предприниматель сам себе хозяин! Сам постановщик задач, сам исполнитель, сам директор и сам продавец торгового зала. Управленческие решения воплощаются в жизнь моментально, однако показатели эффективности все же контролировать нужно. Иначе можно за деревьями леса не разглядеть.

Обычно показатели такого бизнеса контролируются ежевечерне, чтобы утром можно было на них повлиять. Естественно, анализируется выручка за день, остатки ТМЦ, которые нужно заказать завтра и кредиторская задолженность (заплатить за аренду, поставщикам и тп). Часто - в тетради, у продвинутых - в электронных таблицах.

Показатели, измеряемые на каждом уровне менеджмента, начиная от самих работников и исполнителей, заканчивая гендиректором и собственниками отличаются. Ведь парящий орел видит картину в общем и не замечает деталей, а муравей не видит дальше 10 см, зато полностью погружен в бизнес-процессы. Обе картины мира, и общая и частная, важны для принятия управленческих решений. Сбор их в единую картину предприятия регулируется управленческим учетом.

Каждый менеджер достигает на своем уровне своего уровня некомпетентности. (с)

Для правильного понимания картины бизнеса, необходимо, чтобы цифровая информация ваших учетных программ (например 1С:Предприятие) отражала ее своевременно и корректно. То же самое касается и тетрадного и учета в голове, но говорить о его своевременности и корректности как-то не хочется :)) Для этого скажу несколько слов об управленческом учете, его значимости и разделах. (“несколько” - так как напишу в ближайшее время развернутый материал про него).

РАЗЛИЧИЕ МЕЖДУ БУХГАЛТЕРСКИМ И УПРАВЛЕНЧЕСКИМ УЧЕТОМ

В наших кругах бухгалтерский учет называют словом “посмертный” - это связано с его особенностями. Ни для кого не секрет, что в нашей стране для любого руководителя стоит важнейшая задача оптимизация налоговой нагрузки на предприятии. Самое простое решение, которое приходит в голову финансовому руководству компаний - это ведение бухгалтерского учета “для налоговой”. Например, из последних случаев автоматизации строительной отрасли: бухгалтерия просто списывает стройматериал в расходы сразу после поступления на объект. С точки зрения бухгалтерских процессов - они абсолютно правы! Списанные материалы увеличивают расходы и сокращают налоговую базу (НДС, налог на прибыль). А с точки зрения управления компании - возникает “учетная шизофрения” - раздвоение картины наличия ТМЦ (фактически материал еще на объекте, а в бухучете - уже отсутствует), либо вообще отсутствие реальной картины остатков по объектам.

Управленческий учет в компании призван сконцентрировать в себе все необходимые для управления данные о ресурсах предприятия (товарно-материальные запасы, активы и пассивы, поступления и платежи, данные о продажах, людских ресурсах, использовании техники и т.п.), предоставить по требованию управленцев данные об использовании ресурсов, помогать в управленческой аналитике деятельности предприятия (в необходимых руководителям показателях эффективности и ключевых факторах успеха). То есть предоставить полный разрез деятельности предприятия во всех направлениях. Как раз этот полный разрез деятельности организован в учетных системах (например, 1С:Управление торговлей или 1С:Комплексная) типовыми отчетами. На основании данных о ресурсах компании, консолидированных в упр.учете руководители компании принимают самые разнообразные оперативные решения.

Возвращаясь к теме панелей индикаторов, получается, что такая обширная информация, как типовые управленческие отчеты не только не полезна для менеджера, но и вредна, т.к. создает “деревья” за которыми становится не видно “леса”... Если каждый день перелопачивать кучу неинформативных данных, то стратегическая картина ускользает, оперативность и качество управленческих решений снижается.

Я часто сталкивался с ситуацией, когда высшие руководители отказывались иметь дело с информационно-аналитической системой непосредственно и просили младших руководителей предоставлять укрупненную управленческую аналитику на бумаге или в экселе. Такой подход возможен, но эта статья про современные инструменты. Обобщая факты о вашей системе управленческого учета, можно с высокой долей вероятности предположить, что все данные, необходимые для получения вами укрупненной картины бизнеса и принятия управленческих решений уже есть в ней. Остается только запрограммировать некоторую аналитику и разработать для вас информативные панели показателей.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ИДЕЯ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Представьте себе, что вы получаете ключевые показатели вашего бизнеса так же комфортно, как работают приборы в вашей машине. Ничего лишнего, достаточно взглянуть в телефон или компьютер и перед Вами основные данные вашего предприятия. Если данные показались вам необычными - моментально можно набрать номер ответственных сотрудников и задать интересующие вопросы. Именно такую технологию мы внедряем сейчас для себя в компании Интерлогика. Идея заключается именно в оперативности и регулярности получения руководителем информации. Ведь самое главное для предпринимателей и руководителей - контроль и управление ресурсами компании.

Я предпочитаю получать сводную информацию, состоящую из 10 актуальных цифр каждое утро, до начала рабочего дня по электронной почте. Обратите внимание - не 10 отчетов, а только 10 основных цифр, которые показывают мне наглядную картину по: Выручке, выработке, ситуации с дебиторской задолженностью и т.п. Если меня не устраивает то, что я вижу, я открываю отчеты, звоню помощникам или оперативно реагирую как-то иначе.

Более эффективным механизмом управления является постановка целей для бизнеса и ключевых сотрудников. Именно этими категориями управляет предприниматель. Цели предпринимателя отражаются в целях его бизнеса, а цели бизнеса декомпозируются на ключевые показатели каждого уровня организационно-штатной структуры. Все это сделано, чтобы компания непрерывно стремилась к целям, определенным стратегическим руководством. В статье мы разбираемся с панелями индикаторов и ключевых показателей компании, так давайте обсудим, насколько эффективно это будет налагаться на задачу достижения компанией определенных целей.

Простой психологический прием, знакомый многим менеджерам - это ежедневное (а может и чаще) согласование своих целей и измерение их достижения. Суть приема, чтобы регулярно напоминать себе о предстоящих задачах и позволять мозгу генерировать креативные идеи реализации задуманного. Так руководители начинают свои планерки - с согласования целей компании с целями сотрудников, так каждое утро начинают руководители отделов продаж - с обсуждения планов продаж на год, квартал и день, так каждый спортсмен, пришедший на тренировку, определяет результаты, которые необходимо достичь сегодня. Получается, что наиболее эффективно будет на панели показателей эффективности привязать настоящие показатели к целям этих показателей, чтобы была видна не только динамика и актуальное значение, а также коэффициент достижения плана.

Панели индикаторов можно развернуть на любом уровне. У каждого сотрудника существуют ключевые показатели эффективности. Как правило, эти данные хранятся или могут быть занесены в систему управленческого учета предприятия. В большинстве случаев эти данные могут появляться там автоматически, то есть не создавая дополнительных трудозатрат для пользователей. Мы стараемся развертывать информационно-аналитические системы для Заказчиков именно так, чтобы эффективность от работы с данными многократно перекрывала возникающие в процессе эксплуатации издержки, уверен, что большинство коллег поступает так же. Таким образом, перед глазами большинства сотрудников возникают цифры личных ключевых показателей на текущий момент времени, а еще лучше, в сравнении с теми, которые надо достичь.

В своем бизнесе я четко определил, когда у сотрудников целый день перед глазами маячит план личной эффективности и текущие показатели - большинство людей начинает работать с повышенной отдачей. Это простой психологический механизм, определяющий “точку на чистом листе бумаги”.

Пока все хотят работать просто хорошо - все работают просто хорошо, как только Вы определяете людям конкретные цели - они начинают стремиться к ним, а как только перед их глазами появляется динамическая оценка движения к цели - работа становится наиболее эффективной!

Очень подробно этот подход описан в книге Уейна Эккерсона “Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your Business“ (Кому будет лень разбираться - обращайтесь, подскажу).

В начале статьи я задавал вопрос: Зачем вы каждый день находитесь в своем офисе? Помимо прочих ответов, за годы интервьюирования руководителей компаний, я пришел к выводу, что основная масса ответов крутится вокруг лучшего понимания “что происходит с моим бизнесом и ресурсами предприятия”. Но ведь грамотно выстроенный управленческий учет позволит вам также наглядно контролировать ключевые для вас показатели! Вам уже не надо будет лично присутствовать, чтобы быть уверенным, что каждый на своем месте делает то, что задумал бизнес-архитектор. Тем более, что правильно настроенная Информационная система компании совершает на порядок меньше ошибок чем самый ответственный сотрудник! Ей не свойственно уставать, забывать, ошибаться и тп.

Мы говорили про панели индикаторов, отражающие ключевые узлы вашего бизнеса.В настоящий момент, мы разрабатываем и внедряем такие инструменты нашим заказчикам и спрос на них, среди руководителей растет с каждым днем. Представьте, что ваша система управленческого учета отправляет Вам каждое утро отчет по основным показателям в сравнении с поставленными Вами целями. Вы анализируете ситуацию и оперативно принимаете управленческое решение - можете созвониться или встретиться с одним из менеджеров, сотрудников, поставщиков или покупателей, повлиять на развитие событий.

В качестве послесловия, получается, что для достижения целей предпринимателя или руководителя необходим постоянный учет и контроль ключевых показателей компании. Наиболее эффективно, когда каждый сотрудник на своем месте имеет доступ к текущему положению своих дел в компании, получая таким образом мотивацию к достижению целей (конечно, если это подкреплено соответствующими системами стимулирования и корпоративной культурой). Управленческий учет компании помогает выстроить и учитывать показатели бизнеса, а правильно построенный бизнес процесс и информационная система не создают для этого лишних трудозатрат. Вишенкой на торте остается регулярная (в зависимости от необходимого периода) автоматическая отчетность такой системы (например, на электропочту) по укрупненным ключевым показателям. А в случае сомнительной картины по ключевым показателям, руководитель всегда знает где посмотреть или спросить уточненные данные!

В настоящее время, мы внедрили несколько таких систем своим Заказчикам и себе.