Оцифровка адаптации персонала: как упростить работу новичку и всему коллективу

По статистике 80–90% сотрудников, которые увольнялись в первые 6 месяцев после трудоустройства, приняли решение об уходе во время первых недель работы. То есть во время адаптации. Однако онбординг касается не только новичков, которых нанимают извне, но и сотрудников, переведённых на другую должность внутри организации.

Не приспособленный к трудовым процессам работник, будь то новичок или коллега, из соседнего отдела, пока трудится менее эффективно. Ему сложно вникнуть сразу во все тонкости работы, он боится совершить ошибку, ему трудно ориентироваться во внутренних взаимосвязях компании, он боится спрашивать. У других сотрудников свои задачи и дедлайны, а приходится уделять внимание новому человеку, контролировать его действия, и отвечать за промахи, если что-то пойдёт не так.

Это стресс и для новичка, и для специалистов, которые участвуют в его онбординге. А в условиях кризиса компании необходимо «выжать» максимум продуктивности из каждого члена коллектива и сократить все возможные расходы.

• Подготовительный — этапы адаптации описывают, составляют регламенты по онбордингу.

• Информационный — сотруднику рассказывают о внутренних правилах, официальных и негласных нормах.

• Ознакомительный — работника представляют коллективу и знакомят с кругом обязанностей.

• Адаптационный — за ходом работы новичка наблюдает наставник, помогает решить текущие проблемы, советует и направляет.

Все эти шаги можно автоматизировать. Ранее мы показывали, как это работает на этапе найма. В этой статье расскажем об оцифровке адаптации персонала в системе Битрикс24. И поделимся примером одного из наших клиентов, — небольшой компании, которой автоматизация онбординга помогла упростить многие процессы.

Заведите сотруднику учётную запись в Битрикс24. В общем чате появится уведомление о появлении в коллективе нового специалиста. Так команда узнает, кто пришёл работать в компанию и какую должность займёт.

Настройте постановку автоматических задач другим подразделениям, связанным с трудоустройством новичка. Например, поручите офис-менеджеру выдать набор канцелярии и оформить пропуск, IT-шникам — завести корпоративную почту сотруднику, предоставить нужные логины и пароли, охране - выписать разрешение на парковку.

В системе новичок видит, что сделать для адаптации, какие тесты пройти, какие документы изучить, какие задачи выполнить в первую очередь. Например, в Вебфлай после регистрации в системе сотруднику автоматически ставится задача «старт работ»: заполнить профиль в Битрикс24, предоставить документы в отдел кадров, изучить регламенты компании и правила работы с системой.

Это единое хранилище данных компании внутри Битрикс24 для регламентов, презентаций, видео, чек-листов и иной документации. База знаний незаменима для адаптации персонала: структура предприятия, номера телефонов и почтовые адреса коллег, шаблоны документов. Это пригодится и действующим сотрудникам. Поиск нужной информации в системе занимает считаные секунды.

Обучение и регламенты дают новичкам понимание, где получить нужные сведения, с кем согласовать документ, как оформлять отчёты, что заносить в Битрикс24, к кому обращаться для решения проблемы.

С помощью базы знаний знакомьте новых сотрудников с компанией и её структурой, проведите приветственную видеоэкскурсию, расскажите о корпоративных ценностях, работе других отделов и посвятите в неформальные правила.

Базу знаний легко дополнять и редактировать всем сотрудниками компании. Это важно, если изменилось законодательство и надо перестраивать отдельные процессы, или на предприятии внедрили новые принципы работы и надо описать их для коллектива.

Систематизируйте данные в базе по разделам в зависимости от глубины адаптации. Ведите вводное обучение персонала при поступлении на работу, программу стажировки по каждой должности или инструктаж с демонстрацией практических примеров.

Например, Вебфлай записывает для клиентов видеоинструкцию по работе с Битрикс24 на примере бизнес-процессов компании. Такое наглядное пособие хранится в базе знаний и любой сотрудник сможет пересмотреть файл и найти нужное решение, не отвлекая коллег и руководителя.

Для онбординга также используйте тесты, записи лекций, семинаров, программы стажировки, тренинги. Это пригодится и для внутренней ротации персонала. Например, накануне перевода на другую должность, сотрудник изучит рабочие документы другого подразделения и быстро войдёт в курс дела. Обучение полезно и в случае с совмещением обязанностей отсутствующего сотрудника, когда речь идёт о замене на несколько дней или недель.

Создайте базу знаний с важной информацией и документами внутри рабочей группы. Доступ к ней получат все участники проекта, будут вместе создавать и редактировать файлы, и обсуждать совместную деятельность. Это удобно, когда специалистов из разных подразделений привлекают к работе над новым проектом.

Создавайте в Битрикс 24 курсы, делите их на уроки, проверяйте знания сотрудников с помощью тестов и начисляйте баллы за прохождение обучения. Это важно для адаптации новичков и для должностей, которым нужна переаттестация. С помощью специального приложения настраивайте свои системы обучения и тестирования.

Система отобразит, сколько попыток сотрудник делал, чтобы пройти тест, как он его выполнил, насколько быстро ознакомился с материалами и как ответил на самые важные вопросы. Текущие данные по обучению сотрудника видны его руководителю, наставнику и ему самому.

Автоматизированная система определяет насколько успешно проходит адаптация и на каких этапах возникают сложности. С помощью Битрикс24 можно измерить результаты онбординга:

1. Результативность работы в KPI. Этот показатель будет расти по мере «вливания» сотрудника в рабочие процессы.

2. Знания и навыки по должности можно измерить с помощью оценочных листов, тестов на знание регламентов и работы в программах.

3. Отношение к работе. Для этого в Битрикс24 используют опросники и метрику «Пульс компании».

4. Дисциплинированность. В Битрикс24 видно, когда сотрудник начал рабочий день, насколько вовремя сдавал задачи и как распределял рабочее время между проектами.

Одному из наших клиентов — чайно-кофейной компании «Легенда чая» (Montis), мы внедрили пакет интернет-магазин + CRM на Битрикс24, систему они использовали для розничных продаж. Всё работало и приносило пользу. Но была другая проблема — текучка персонала в условиях роста компании. Новых сотрудников было сложно обучить.

Как это часто бывает в малом бизнесе, знаниями во всех сферах деятельности обладал именно руководитель или собственник. Получается, что предприниматель вместо стратегических дел тратил время на то, чтобы обучить пятого за полгода бухгалтера.

Вебфлай предложили «Легенде чая» внедрить систему адаптации и оцифровать должностные инструкции, чтобы новички обучались автоматически, а руководитель занимался развитием бизнеса, а не онбордингом. На тот момент компания росла, обновляла регламенты, бизнес-модели и перестраивала штат. Внутренние процессы необходимо было оцифровать.

Начали с должностных инструкций логиста и бухгалтера. Для этих позиций в базе данных описали, какие документы выставлять, как их проводить и отправлять, как взаимодействовать с клиентом, как производить расчёт логистики, отправку товара и так далее. В системе отобразили все важные нюансы, приложили скриншоты и пояснения, добавили тестирование. Ранее эти процессы каждому новичку приходилось показывать лично и повторять не один раз, чтобы знания закрепились. Теперь сотрудники справляются с обучением самостоятельно.

Уже через полтора месяца система адаптации «Легенды чая» переросла в «Академию». Компания решила вносить в базу знаний все должностные инструкции, теперь их в системе более 10 .

• Обучение большого числа сотрудников одновременно: не одного, а 10/ 50/ 100/ 1000.

• Уменьшение стартовых издержек, связанных с низкой эффективностью новичка.

• Снижение стресса у новых сотрудников.

• Сокращение текучести персонала на испытательном сроке.

• Уменьшение времени испытательного срока.
• Экономия времени руководителя и сотрудников, связанного с обучением новичка.
• Повышение лояльности нового сотрудника к компании.

Оцифровка адаптации приносит пользу даже маленьким фирмам. Чем больше штат — тем ощутимее выгода от автоматизации. Лучше один раз потратить время на создание базы знаний, вместо того, чтобы каждый раз обучать отдельно взятого сотрудника, которых могут быть десятки.

Команда Вебфлай подскажет, как лучше выстроить систему адаптации в вашей компании, посчитает сколько времени и средств на это потребуется. А вы уже сами оцените экономическую эффективность такого решения. Обращайтесь за консультацией!