Контроль расходных материалов: почему необходим, кто несёт ответственность, и как это работает

Сколько миллилитров краски мастер потратил на клиентов в свою смену? Сколько за день потрачено одноразовых салфеток, полотенец, ватных дисков?

Все расходники периодически заканчиваются, на них постоянно требуются средства, и от них зависит рентабельность каждой услуги.

Поэтому на предприятии услуг обязательно должен быть ответственный сотрудник, который следит за правильным расходом материалов, за их наличием и своевременным пополнением.

В салоне красоты вести учёт остатков, заранее заказывать все необходимое для работы и контролировать расходники может администратор.

Для этого он должен понимать среднюю статистику расходов и проходимость гостей. В этом случае он сможет сформировать заказ заранее, а не когда расходники закончились.

Для учёта остатков очень удобно работать по чек-листу, в котором перечислено всё, что необходимо для работы:

одноразка / расходники (салфетки / полотенца / ватные диски, и т.д.)
всё для напитков (кофе / чай / сиропы / конфеты)
для туалета (бумага / полотенца и т.д.)
материалы (рекомендуем завести отдельный чек-лист по каждому направлению: бровист, парикмахерский зал, nail-зал, ресницы, депиляция, косметология и т.д.)

Для формирования заказа по материалам администратор выдаёт чек-лист мастерам, а они отмечают наличие: что есть в достаточном количестве, а что – в критическом остатке. По итогам администратор самостоятельно заказывает всё, что необходимо. Это может делать и другой сотрудник, у которого в должностной инструкции прописан данный функционал.

Ответственный сотрудник обязательно должен придерживаться определенного лимита (плана расходов), утверждённого руководителем. Разработать и утвердить нормы расхода – это важный шаг к учету материалов. Нормы должны быть просчитаны и прописаны для каждого расходного материала по каждой процедуре или услуге.

Что касается заявки на наполнение витрины: формируйте её так, чтобы ходовые товары всегда были в наличии.

Даже если заявками занимается отдельный человек, администратор несёт ответственность за своевременный сбор информации, подачу заявки и достаточное количество расходных материалов.

Исходя из опыта, рекомендуем в первой половине дня в четверг проанализировать остатки и сформировать заявку, чтобы в пятницу её исполнили и привезли необходимые материалы, потому что не все службы доставки работают в субботу и в воскресенье.

При получении заказа, перед тем как поставить печать и подпись, важно сверить его содержимое с накладной и сформированной заявкой! Необходимо убедиться, что получено именно то, что заказано. Тут не нужно торопиться.

Все, что поступило, необходимо сразу же поставить на приход в CRM, на соответствующий склад (зал / витрина/ склад запаса).

НЕДОПУСТИМО отказывать гостю салона в услуге или в комплименте (напиток / угощения) из-за того, что чего-то нет в наличии – это просто потеря гостя!

В салоне всегда должно быть всё необходимое для предоставления услуг и комплиментов. И это – ответственность администратора.

Правильный учет расходных материалов в салоне красоты поможет снизить затраты и повысить прибыльность beauty-бизнеса!