Кто виноват в недостачах, или инвентаризация как индикатор проблем в ресторане

Программа показывает, что на складе еще 5 кг креветок, но в реальности из холодильника на вас смотрит полдюжины ракообразных доходяг? Конечно, можно вычесть недостачу из зарплаты поваров. Наверняка они согласятся, что это справедливо, и будут работать с двойным усердием. Или в один прекрасный день вы просто обнаружите себя на пустой кухне — без креветок и без поваров.

Воровство — серьезная, но далеко не главная причина недостач в ресторане. Гораздо чаще они возникают из-за неправильного ведения учета. Чтобы выяснить реальные причины проблем, нужна грамотная инвентаризация. Рассказываем, как ее провести, вместе с руководителем консалтинга в «Лемме», CEO RESTO TRACKER Татьяной Савельевой.

Во-первых, чтобы увидеть сформированный показатель фудкоста.

Себестоимость бывает двух видов. Теоретическая (расчетная) себестоимость формируется на основе стоимости товара и рецептуры блюда. На фактическую себестоимость влияют также потери: удаления (когда гость отказался от заказа, а продукты уже израсходованы), списания (порчи, проработки), недостачи (должно было остаться, но куда-то делось).

А еще посчитать фактическую себестоимость невозможно без учета реальных продаж: блюда, которые больше продаются, в итоге больше всего влияют на итоговую себестоимость реализации.

Во-вторых, чтобы видеть реальный товарный остаток.

Т.е. сколько денег у вас прямо сейчас лежит в еде (хотя, возможно, за часть продуктов вы пока не заплатили). Это ваши активы, но деньги уже виртуальные — они превратились в лосося, муку, текилу.

Важно вычислить вашу личную норму товарного запаса — общих правил тут нет, для каждой концепции она своя. А затем — регулярно ее контролировать.

Программа показывает товарные остатки, рассчитанные автоматически. Расчетный (книжный) остаток высчитывается по формуле:

• Когда ресторан покупает товары, их заносят на приход. Но если что-то на приход не поставили (или поставили с ошибкой), программа не узнает, что товар нужно приплюсовать к расчетным остаткам (или сделает это некорректно).
• Когда блюдо продается гостю, товары списываются в том количестве, которое заложено в тех. картах. Если ТК составлена с ошибками, списания будут некорректными.
• Минусуются также списания, которые вы провели как акты — порчи, сроки годности и т.д. Здесь тоже часто вкрадываются ошибки.

Как видите, рассчитанный программой товарный остаток может быть очень далек от реальности. Поэтому, чтобы увидеть разницу между расчетным и фактическим товарным остатком и выявить недостачи и излишки по каждой позиции, нужна инвентаризация

Во время инвентаризации мы считаем все продукты, взвешиваем их и вносим результат в программу. Сличительная инвентаризационная ведомость сравнивает реальный остаток с расчетным и показывает: где излишки, а где недостачи. Ниже мы расписали этот процесс пошагово и указали ответственных лиц на каждом из этапов.

Шаг 1. Проверка приходов и всех актов. Это делает бухгалтер-калькулятор (если он у вас есть) или тот, кто ведет ТСУ у вас в ресторане.

Шаг 2. Создание сличительной ведомости в программе и распечатка пустографа для кухни и бара (это бланк с перечнем товаров, которые нужно пересчитать, и пустыми графами, куда можно вписывать количество от руки).

Шаг 3. Снятие фактических остатков. Это могут делать менеджер или управляющий, старший бармен, шеф, су-шеф. В перевесе могут участвовать бармены и повара — но обязательно под присмотром шефа/су-шефа.

Шаг 4. Заполнение пустографа (это делает шеф су-шеф, старший бармен/менеджер).

Шаг 5. Передача заполненного пустографа бухгалтеру-калькулятору (обычно этим занимается менеджер или управляющий).

Шаг 6. Внесение фактических остатков в сличительную ведомость (бухгалтер-калькулятор).

Шаг 7. Анализ результатов: этим занимается бухгалтер-калькулятор или другой сотрудник, ответственный за ТСУ. Также может подключаться шеф или старший бармен, и обязательно — управляющий: он обязан разбирать результаты инвентаризации.

После инвентаризации обязательно нужно разобраться с каждой строчкой — откуда взялись излишки или недостачи.

Например: почему креветки в минусе? Не задвоена ли номенклатура? Правильно ли оформлены все приходы и акты списания? Не приходила ли креветка от нового поставщика с другим процентом отхода? А если приходила, сделали ли по ней акт проработки и внесли ли изменения в тех. карту? И так далее.

Вот главные шаги, которые нужно последовательно пройти, анализируя результаты инвентаризации:

• Задвоение номенклатур. Например, у вас в системе есть Помидор, помидор и томат, и они хаотично списываются в разных блюдах.
• Ошибки в приходах и актах, в результате чего программа доплюсовывает некорректное количество товара.
• Некорректный склад/тип списания: товар приходуется на один склад, а блюда списываются с другого.
• Неактуальные нормы отходов/закладок в ТК.
• Несоблюдение норм закладки на кухне.
• Ошибки при пересчете/заполнении ведомости/внесении в учетное ПО. Вероятность ошибки есть, даже если вы используете сканер штрих-кодов. Например, отсканировали морковь, а взвесили картофель.
• Воровство. Последний пункт, к которому можно переходить только после того, как все остальные исключены.

Норма расхождения очень индивидуальна, но если результаты полностью совпали — тут точно что-то не так.

Ну или хотя бы не вгоняли в уныние.

• Проанализируйте структуру складов, созданную в вашей учетной программе. Обозначьте ответственных за товары на разных складах. Вот пример организации складов для классического ресторана с кухней, баром и залом.

• Проанализируйте структуру складов, созданную в вашей учетной программе. Обозначьте ответственных за товары на разных складах. Вот пример организации складов для классического ресторана с кухней, баром и залом.
• Введите регламент ведения ТСУ: как приходуем продукцию, как списываем, как перемещаем, как прорабатываем новый товар, какие акты пишем и как они попадают к бухгалтеру-калькулятору.
• Проводите инвентаризацию сырьевых складов не реже раза в месяц. Иначе вы не будете знать реального товарного остатка, а, значит, у вас не будет полной информации по показателю фудкоста.
• Детально анализируйте результаты инвентаризации.
• Выявляйте причину излишков/недостатков и устраняйте ее.